探究办公室主任的沟通协调艺术

2015-01-03吴春强

中国管理信息化 2015年20期

关键词：系主任沟通交流院系

吴春强

（琼台师范高等专科学校，海口 571127）

探究办公室主任的沟通协调艺术

吴春强

（琼台师范高等专科学校，海口 571127）

办公室主任的沟通协调能力在高校的管理中发挥着重要作用，不仅能承上启下，还能协调左右。办公室主任沟通协调艺术的掌握在实际工作中应用非常广泛，不仅是个人沟通能力的一种体现，一定程度上还能提高工作效率。作为高校院系的办公室主任，结合办公室主任沟通协调艺术在实际工作中的运用展开探讨。

办公室；主任；沟通协调；艺术

良好的沟通对于协调办公室工作具有促进作用，有效的沟通交流是开展各项办公室活动的基础。如果办公室主任的沟通协调能力出现问题，很可能在学校出现紧急情况时，无从下手。沟通协调艺术的使用不仅能处理人际关系，还能缓解矛盾。因此，办公室主任要掌握这项艺术，在面对高校领导、高校各系主任和办公室内部工作人员时，采用不同的沟通协调手段。

1　面对高校领导时的沟通协调艺术

高校院系的办公室主任需要协调好和高校领导间的关系，对于高校领导的指示和意图，要懂得分析和领会。结合不同高校领导的处事风格、处事能力、处事习惯等，分析高校领导的个性特点，懂得利用沟通协调艺术，明确领导意图，并积极配合领导完成任务。实际工作中，高校领导之间难免出现分歧和矛盾，此时，作为院系的办公室主任经常要扮演“灭火器”的角色，针对问题的矛盾进行沟通协调。如果领导间的矛盾非常严重，且不断加剧，系办公室主任一定要在了解清楚原因的情况下，进行劝导，避免妄下评论，导致矛盾恶化。当领导间的矛盾没有出现好转时，办公室主任一定要发挥“灭火器”的功能和作用，竭尽所能地帮助领导化解矛盾。作为领导的得力下属，办公室主任在履行职责时，一定要客观真实地传达大家的要求，并提出自己的看法等，做到“动之以情，晓之以理”，有效发挥沟通协调艺术的作用，使领导能欣然接受。系办公室主任一定要善解人意，及时了解领导心中所想，并要懂得顾全大局，将维护领导间的团结作为首要任务。如果因为工作失误，导致领导间的矛盾，一定要勇于承担责任。如果不是自己的原因，也一定要首先考虑领导之间的团结，适当转移话题；或劝导情绪不是太激动的一方先行离开，稍后再议，避免领导的形象受损，有失身份。采用有效的方式进行沟通协调，帮助领导解决实际问题。

2　面对高校各系主任时的沟通协调艺术

系办公室主任应把握好与高校各系主任之间的关系，做到谦虚，彼此尊重。正所谓“尊重别人，就是尊重自己”，进行沟通交流时，要懂得倾听他人的意见，尊重他人看法，避免独断独行。良好沟通的基础就是彼此尊重，开展各项活动时，一定要发挥积极合作、互相配合、互相支持的精神，一旦出现自己能力范围内无法解决的问题，系办公室主任应主动协调沟通，寻求各系主任支持和配合，并向高校的领导及时反映，寻求领导的帮助，在领导和各系主任的共同配合下，使活动能顺利开展。遇到问题时，办公室主任应主动沟通，沟通时一定要把握好时间和地点，尽量选择在各系主任的办公室进行商讨，尽量选择各系主任不忙时，避免在各系主任上课前或较忙时，仓促地进行沟通协调，因为此时的协调通常无法得到满意的效果。选择好时机进行沟通协调时，需要注意对方的态度，一旦各系主任态度强硬，需要办公室主任充分发挥沟通协调艺术，巧用幽默的方式调节气氛，冲淡他们的消极情绪，积极化解矛盾，灵活运用规劝疏导式协调、命令式协调、建议式协调、会议式协调、商榷式协调、随机式协调和沟通式协调等协调方法，解决实际问题。

3　面对办公室工作人员时的沟通协调艺术

院系的办公室主任与办公室的工作人员的关系，关系到办公室气氛的和谐友好，同样有助于办公室各项活动和工作的顺利开展。行为的引导有时比语言的引导更具有实际效用，系办公室主任作为办公室工作人员的领导者，一定要以身作则，树立好榜样的作用，积极遵守高校的各项规章制度，带领办公室工作人员积极努力工作。系办公室主任在日常生活中，应多与办公室工作人员进行沟通交流，了解他们的工作进度和工作中遇到的困难，懂得做一个“聆听者”，耐心听取工作人员的想法和看法，并及时给予正确的意见或引导。合理运用沟通协调的方式，有助于系办公室主任解决工作人员间的矛盾。例如，办公室工作人员之间产生矛盾，系办公室主任进行沟通协调时，需要结合实际情况选择合适的沟通方式。如果因为私人原因产生矛盾，需要通过“交叉沟通”的方式，分别与矛盾双方进行沟通，了解事情的具体情况，帮助矛盾双方分析引起矛盾的原因，并积极寻求解决方法；如果不是私人原因产生的矛盾，而是因为公事，就需要系办公室主任选择恰当的时机做“和事佬”，让矛盾双方当面沟通交换意见，并且共同协商。此时，系办公室主任需要积极地进行劝导，协调矛盾双方，最终达到解决矛盾的目的。