HIS环境下医院会计信息系统存在的风险及防范

○葛长君

（浙江省台州市椒江区卫生局 浙江 台州 318000）

一、HIS系统和医院会计信息系统的特点

HIS系统是利用计算机软硬件技术，网络通讯技术等现代化手段，对医院及其所属各部的人流、物流、财流进行综合管理的一款软件。对在医疗活动各阶段中产生的数据进行采集、存贮、处理、提取、传输、汇总、加工生产各种信息，从而为医院的整体运行提供全面的、自动化的管理及各类服务的信息系统。一般包括挂号收费、医生护士工作站、住院结算、电子病历、药房药库管理、财务统计等模块。

会计信息从某种意义上来说是医院最重要的信息，它连续、系统、全面、综合地反映和监督医院现在的经营情况，并且为医院决策者提供了非常重要的科学依据。计算机会计信息系统把计算机作为主要的工具，对各种会计数据进行收集、记录、存储、处理与输出，并完成对会计信息的分析，向使用者提供所需会计信息，辅助他们管理、预测和决策，提高医院管理水平与工作效率。

二、HIS系统与会计信息系统的主要区别

HIS系统所运用的集成管理技术，超出了会计信息系统的范畴，它是作用于整个价值链的管理。HIS系统是以医疗活动作为核心的，财务和成本是这个大系统里面的一个子系统。虽然财务子系统占整个系统的比例并不是特别的大，但它与其他子系统却是高度紧密联合的。HIS系统里面的数据都从挂号收费等业务开始，财务与收费、药品采购、销售、库存等各个环节是紧紧相连的，真正实现了无缝对接。就拿HIS系统财务的那一部分来说，药品采购这一环节是从下采购订单的时候开始的，走库单和送药品进仓库时，系统都会自动的处理财务部分，直接生成了记账凭证传送到财务部门，由此财务人员可以直接审核、记账，也可以通过人工进行干预和调整。这些订单的种类、数量就不得不与仓库和采购部门一致，这就间接的与账务处理保持了一致，财务数据随医疗活动实时录入系统进行统计分析，通过一种动态的形式形象地反映了医院的经济活动，非常全面地反映、控制和优化医院的资源。

三、HIS环境下会计信息系统的变化

面临着管理要求的提高和科技发展赋予的新的意义，传统会计信息系统具有十分明显的局限性，这就促使我们从传统会计业务过程的特点出发，结合HIS环境的新特性，开发出全新的会计信息系统，相对于传统会计信息系统有着一些明显的不同。

1、数据采集不同

从数据信息采集方式上来看，以前的会计业务流程是根据需求从各个部门一一采集来完成的，很容易出现数据的冗余和重复，数据产生的不相同等情况，不利于进行准确的分析。但是HIS的环境状况下会计业务过程中的数据采集则是按产生的地方一次完成采集完成的，采集完成后将其存储在数据服务器上，各个医疗业务部门都能共同分享。这样一来可以消除数据的重复和冗余这些毛病。从数据采集范围上看，以往的传统会计业务流程是根据是否会对财务报表产生影响和会计实物的定义来整合会计信息的。而HIS最大的特性是业务信息和财务信息的生成。所以，HIS环境下的会计业务过程处理和采集的数据范畴，可以说是包括了一个医院绝大部分业务活动的所有数据的集合，这就比以往的会计业务过程更加的全面。从数据的时间效果来看，以往会计业务过程的时间效果差，没有办法完成信息的时间的支持。HIS环境下会计业务过程能很好地实现数据的实时采集，及时处理、存储和传输，大大的提高了工作的效率和流畅性。

2、会计凭证的生成方法不同

由会计凭证的生成方法上看，传统会计信息系统的会计凭证全部是由会计人员填制的，但是HIS环境下会计信息系统的会计凭证并不完全是由会计人员填制的。HIS环境下，业务部所产生的经济业务方面的会计凭证由HIS系统自动生成，并且自动快速地传送到总账这一部分上，各个款项的收付等其他业务的会计凭证则还是会由会计工作人员填写制作。此项做法，保证了会计数据的一致性和财务处理的及时性，避免了数据过多时容易产生混乱或者不一致。

3、药品成本核算的体系不一致

从药品成本核算体制上看，以往的会计信息系统所采用的是实际的成本核算的体系。药品按计划的成本计价，最后仍然需要将计划成本调整为实际成本，从而计算出做好药品的实际成本，这就不得不让成本计算人员需要去花大量的时间来计算。但是HIS系统是根据标准的成本去组织核算成本的。最后才由财务人员将实际成本与标准成本之间存在的不同之处在销货之间与存货进行调配。这种根据标准成本完成产品成本核算的方法，对医院生产经营的实际情况进行实时监控是非常具有有利性的，从而整个核算也会比较流畅。

4、会计信息输出形式不同

从会计信息的输出形式上看，传统会计信息系统的信息输出形式相对来说固定死板，HIS环境下的会计信息系统所输出的会计信息却是形式变化多样，HIS系统下大部分业务数据都以原始的、未经处理的方式存放，只需要保证数据被及时完整、准确地记录在正确的文件中，那么就可按照用户的信息需求来进行参数的任意组合，准确地报告数据。

四、HIS环境下会计信息系统存在的风险

1、管理部门内的控制风险

职责分离是医院内部控制比较常见的手段，它的主要目标是预防由于内部人员的不诚实行为而使医院蒙受损失。在HIS环境下，如果一个医院不对各个职位的职责进行有效的分离，那么各个职位的工作人员就有可能对系统不重视，会随便查看甚至盗用一些数据，这会对医院造成很大的损失，这也是医院在使用HIS时应该注意的问题。

2、控制信息传递的风险

信息传递，医院HIS系统与财务会计系统以及药品网上采购系统等进行协调。工作人员通过药品网上竞标得到的供应商信息记录到HIS系统中进行药品、卫生材料采购的管理。所有财务数据信息也通过工作人员导入到HIS系统中，系统处理后，形成可识别文件类型。整个过程都是要在确保正确输入的条件下进行的。在这一整个过程中，风险存在于各个环节，比如在输入的这一环节中，可能会发生输入数据的错误，有的时候一个数据的错误就会引起蝴蝶效应，导致整个系统的数据无法对上，如果再次去录入或者检查又会浪费大量的时间，大大降低了工作效率。各个系统的连接方面，也有可能会出现问题，导致HIS系统的运用出现一系列差错等等。

3、安全风险

HIS系统是一个面向医院行政管理和医疗活动管理等信息系统集成，其系统高度集成性的一个显著特点就是使用唯一一个的数据库，而且都是单点输入数据的，虽然这样一来保证了数据的共享性和一致性，减少了不必要的重复劳动，但从另一方面来说，维护数据和数据所有权等的安全倒成为了值得重视的问题。假如有不合适的访问权限的定义存在，缺乏有效法规控制系统使用，系统中存在的重要的数据特别是财务数据会透露出去，给医院造成了很大的损失。所以，系统的安全问题会比传统会计软件系统更加的复杂，当然，财务数据由此被篡改和截取的风险也会大得多。

五、HIS环境下会计信息系统存在风险防范对策

1、对HIS系统正确的认知

HIS系统是医院的灵魂，无论是在医院内部还是医院外部，从内部财务信息和医疗业务数据的整合，到未来的延伸型医院和协同医疗业务平台，这些是医院长远发展的基础。医院不但需要去了解HIS系统究竟是有什么作用的，还要了解HIS系统实施会给医院带来什么样的改变或者风险，怎样才会真正运用好HIS系统的作用，这样HIS系统才会真正的成功。要做好医院高级管理人员的观念转变，主要还是医院决策者的观念的转变。

2、保证合适的制度

需要有使HIS系统实施成功的制度保证机制。比如设计好的绩效考核机制，调适各部门利益，调动职工积极性，加强管理等等。医院内部人员不公平的利益分配，是医院中经常出现的问题，所以就要在利益点上找到一个平衡的位置，加强绩效的考核，最好是用制度来管人而不是“人管人”，这样才能消除职工内心的不公平的感觉，提高职工工作的积极性和忠诚度。不管是HIS系统也好，还是其它的一些系统软件也罢，只有更高效和有力度的实施，才能得到职工的理解与支持，所以这些制度都是需要医院决策者们去思考的。

3、培养一支高素质的会计团队

会计人员作为会计工作的主体，培养一支政治素质好、业务素质硬、管理水平高的会计团队就尤为重要。首先要明确规定的会计入岗的资格，其次定期对会计人员进行培训并考试，对成绩排名较后的按百分比执行待岗处理，以增强职工的紧迫感和危机感。再者全面实行会计主管轮岗制，可以使会计核查具有相对的可控制性，相对较容易发现各种不合规业务、违规违纪行为。此外，会计人员必须具有良好的职业道德，这就要求会计人员具有较高的政治思想素质。职业道德教育可以培养责任感，对自身业务产生警醒作用，对于他人违规违纪进行监督。一有异常变化，及时反映情况并报告，使管理人员采取相应的措施，防止出现内部风险。

HIS系统被一个医院主要用于内部控制，这是由于当今网络信息的发达，可以通过网络功能进行内部控制。而会计信息系统已经成为成为了HIS系统中的一部分，会计信息系统是HIS管理系统的重要一环，虽然这一系统存在着一定的风险，但是只要我们严格执行前面所提建议，相信是可以大大降低这些风险发生的概率的。

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[3]张瑞君、孙玥璠：会计信息系统国际研究回眸与思考[J].财务与会计，2007（5）.

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