高校实践网上财务办公平台的思考

2015-01-02张芬

中国管理信息化 2015年23期

张芬

（华中科技大学机械科学与工程学院，武汉 430074）

我国高等教育事业的蓬勃发展对高校的管理水平提出了更高的要求，高校财务管理作为高校管理的核心部分，必须适应时代变化的要求。如何做好网络环境下的高校财务信息管理，也是大家当前关心的热点之一［1］。

传统报账流程繁琐，且多为手工作业，无法满足教职工的需要。国库集中支付在高校普遍实施后，更是加重了财务人员报账的工作量，每到国库经费要用完和放寒暑假的时候，一方面财务人员埋头苦干，另一方面报账人却在长时间耐心等待。遇到报账排队的高峰期，很多项目组派学生一清早就去财务排队。此外，随着国家对高校教育经费的不断投入，高校科研项目经费节节攀升。这些经费的使用票据繁杂，这无形中也加重了财务核算人员工作量。

当前，高校财务正经历从核算处理型向核算与管理并重型，从事后控制向事前和事中控制，从会计点算化到会计信息化的转变，这种转变对财务管理的手段和水平也提出了越来越高的要求。因此，作为高校财务管理重要支撑手段的网上财务办公平台成为高校财务管理应用的必然趋势。笔者所在高校从2014年开始全面实施网上财务办公平台，平台的上线实施运行以财务处牵头，各院系中心全面协同推进，目前系统已平稳运行，取得预期目标。

1 网上财务办公平台简介

网上财务办公平台涵盖财务核算、财务票据、财务信息查询八大系统，实现从日常管理到信息发布的整体解决方案。系统以“财务核算、预算控制”为核心，通过“预算”指导“核算”可对学校财务管理活动进行预测、控制、分析并辅助决策。学生收费、工资、固定资产、票据、网上查询等子系统与财务系统的无缝联接，实现业务流、资金流、信息流一体化的良好财务管理模式。

2 网上财务办公平台实施方法

高校教职工人数众多，以笔者所在学院为例，在职及离退休教职工400多人。财务工作量大，牵涉面广，涉及每个人的切身利益。绝大部分教职工并不具备专业财务知识，他们可能开始对网上财务办公平台持不太欢迎态度。笔者所在院系实施网上财务办公平台的过程中，建立了基于“财务助理”制度的一套实施方法，此方法统一部署、分布实施，环环相扣，从而平缓有序推进系统全面上线运行。

2.1 一把手工程，领导高度重视

为了更快让系统上线运行，笔者所在学院领导班子高度重视，细致安排部署各项准备工作。在教职工代表大会、党政联系会等多种场合，强调推广网上财务办公平台，建立数字化校园的意义。并建立学院负责此项工作的团队，团队主要为机关行政人员，这样可以减少教师的先期投入，降低其排斥程度。

2.2 做好宣贯，统一思想

对于广大的普通教师，他们是系统的主要用户。在系统推广初期，他们认识不到这个系统能为他们带来什么，看到的却是需要他们做什么。针对这些问题，笔者所在学院做了大量的宣贯工作。举例子，摆事实，说明网上财务办公平台在校园信息收集、处理、整合、存储、传输、应用方面带来的好处。这样，统一思想，坚定大家应用此系统的决心。

2.3 全面培训，熟悉操作

在使用培训方面，“以点带面，全面覆盖”。首先学校制定了操作的全套视频和文字资料，然后安排财务助理统一参加财务处的培训会，学院还自行组织了专职财务助理开展了系列培训，保证了新的财务报账系统的使用方法被全体老师所熟悉。在试运行初期，学院认真做好师生的认证工作。在发送电子邮件和电话通知后，每位教师及时领取了认证密码袋，第一时间网上进行认证。

2.4 财务助理，沟通桥梁

在试运行初期，学院设立财务助理，他们一般是机关职员兼职或课题组秘书兼职，财务助理视为网上财务报账系统的关键用户。他们经过重点培训，具备基本的财务知识。老师们在使用初期遇到的各种问题，财务助理负责讲解和协助解决。对于一些实在使用有困难的老教师，财务助理协助网上办理。

财务助理还负责收集系统使用过程中存在的问题，将改进建议和财务处积极沟通。如系统之初打印的财务单为一维码的，一维条码识别困难，对打印机要求高，很多老师反映现在的打印机不能适应。问题向财务处反映后，财务单的条码全部改为二维码。

3 网上财务办公平台应用效果分析

随着网上财务办公系统的推广应用，老师们逐步认识到数字平台带来的好处，有效提高财务办公效率、为师生带来便利。

3.1 个人财务信息便捷查询，信息可视透明

以前老师们的报销流程到哪里了、账上到了一笔钱，却不知道明细是什么？财务数据仅仅是供财务处人员使用的内部数据。发放人员为了让每位老师知道详情，需要一个个打电话、发送邮件，费时费力。现在，老师只要登录网上财务办公系统，个人财务信息一目了然，什么时候报销了多少、报销了什么，收入了哪一笔酬金、年收入多少都清晰可视，提高了财务管理的透明度。

3.2 减少了现场排队等候，改善财务服务质量

网上财务办公平台建设有利于提高财务管理的工作效率，以前大量的财务数据需要人工记录和整理［3］。每到国库经费要用完和放寒暑假的时候，都是报账排队的高峰期。一些学生花费很多时间在排队上面，甚至一清早就要去排队。现在实行网上报账后，再不用去排队了。以前发放酬金需要到银行排队办理进账，现在财务直接网银进账，不需要跑银行了。这都解决了最大的问题，提高了大家的办事效率。

高校财务人员从海量的日常票据处理中解放出来，完善了高校财务人员执业环境，他们可以开展更精细的财务管理和学习，提升财务人员专业水平［2］。

3.3 根据预算，合理开支

高校的财务收费与支出必须符合国家的法律法规，因此如何加强高校的财务预算管理，规范学校财务秩序，是高校财务管理的重要内容。以前每一笔经费在进帐之初，负责人制定纸质预算［4］。后期在使用过程中，由于没有日常数据的支撑，到底各个预算项目总支出了多少，只能是“大概，可能，差不多”。如要详细数据，就需要去财务翻单据。现在各个项目负责人在财务办公平台上就可以实时统计分析各项预算和支出，为合理开支奠定基础。