浅谈数字时代高校教学档案原始性的重要角色

2015-01-01刘晓静北华大学档案馆

大陆桥视野 2015年24期

刘晓静/北华大学档案馆

刘晓静/北华大学档案馆

数字时代，档案学理论研究领域与实践工作领域都在采取行动应对时代的发展变化。高校档案馆等实践部门顺应时代要求，主动地进行建设、变革发展，开展档案数字化扫描，建立档案数据库，开发或购买各类管理系统，采取种种举措力求更好地服务于社会需求。与此同时，我们在工作实践中体会到很多数字时代中档案原始记录性的重要。

数字时代；档案；教学

一、高校教学档案原始记录性在数字时代的“适用性”

教学档案是高校档案的重要组成部分，如今高校教学管理已普遍实现了电子化教学。从现有的科技手段来看：磁盘阵列、光盘库等都已作为电子档案存贮的设备，在高校档案信息存储中广泛应用。在这种趋势下档案的“原件”重要性是否下降了呢？答案是否定的。

原始记录性在纸质文件时代最直接、最直观的表现形式就是“原件”，纸张和内容信息不可分割，固化为一体，通过形式特征很容易辨别是否“原件”。但在数字化时代逐渐应用后，“原件”的概念也不那么明显。取而代之的是用“真实性、可靠性、完整性、可用性”判断和保证电子文件的档案属性。通过分析，我们会发现这不是对原始记录性的淡化，而是对原始记录性的继承和发展，是原始记录性在电子文件时代的变现形式。

二、“原始记录性”与“数字化”的关联

“原件”的原始记录性与其“数字化”后，存在一定的共同性。一份真实的教学档案（电子教学档案），应符合下列条件：一是文件与其制文目的相符；二是文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；三是文件的形成或发送与其既定时间一致。这是中华人民共和国国家标准《信息与文献文件管理第1部分：通则》在认定一份电子文件具有真实性时所必备的条件。实质上，对电子文件真实性的要求也是原始记录性的主要内容之一，两者在根本上是一致的。

教学档案管理电子化的目的，是实现教学成果、教案、教材、优秀论文、学籍、毕业生名册等一系列教学信息资源的电子化管理。教学档案信息的网络化是保证教学信息资源共享，以方便档案利用者的使用。由于教学档案涉密范围较小，教学信息资源的共享部分不会涉密，于是教学档案在其性质上便有了“数字化”的优势，所以，实现进一步的教学档案数字化可为广大师生和社会利用者提供一个良好的档案信息服务园地。借助教学档案这一信息宝库，及时了解高校教学改革的最新成果和动态，形成一个紧密的教育教学信息网络。

三、原始记录性与数字化档案可靠性的关联

关于电子文件可靠性的解释是：一份可靠的文件是指文件的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过程中以其为依据。关于档案可靠性的理解，无论是纸质档案还是电子档案都是基本一致的，都是指内容真实可信。也就是说，档案的内容既可以成为人们开展内容所对应的业务活动的依据，又可以在后续的事务活动过程中以其为依据。电子教学档案的可靠性主要侧重于强调档案的形成活动能够成为真实的历史记录，即教学档案内容所对应的是确确实实于原件一致的，通过内容可以反映当时教学内容、成果的原貌，并可以成为我们日后查考的依据。电子教学档案的可靠性要求符合绝大多数档案的原始记录性标准，都能成为其形成活动的原始记录。如此一来，就充分保证了电子教学档案文件中不允许档案赝品的存在。

目前各大院校的校园网都已建成，在教学档案管理电子化的基础上，利用校园网络实现教学档案信息的网络化管理，使广大师生可以充分利用现有的教学和科研成果，进行教学改革和创新研究，提高自身业务素质，少走弯路或不走弯路，提高科研工作的效率，多出科研成果，使高校成为推动社会科技进步的发动机。在教学档案的利用上，如毕业生名册和学籍等网上查询，不但可以大大提高教学档案的利用率，同时也可以减少档案利用者往来学校的时间和费用的支出，并能有效制止假文凭的泛滥，为净化社会学风起到良好的作用，从而使教学档案信息资源得到充分的利用，提高教学档案的管理水平。

四、原始记录性与电子文件完整性的关系

一份档案的完整是指档案是齐全的，并且未加改动的。其实，电子档案的完整性体现了其制作活动与形成活动的一致性，要使电子档案具有完整性，就必须要求其制作活动与形成活动相一致。档案的制作活动必须忠于文件制作形成者的思想意志，忠于文件的形成活动。不管是纸质档案还是电子档案，我们都要求完整地保存档案制作形成过程中产生的各种稿本及其各种改动记录，尤其是具有原始记录性的教学档案。就电子档案而言，应该防止档案内容未经授权而改动，即便是经授权的合法改动，也应把这些改动记录完完整整地保存下来。档案形成之后可对文件进行哪些添加或注释，在何种条件下可授权添加或注释，及授权由谁来负责添加或注释。任何授权的对文件的注释、增或删都应明确标明并可跟踪。这个过程其实就是对电子档案制作活动的实时监控，确保电子档案能够成为其制作活动的真实的历史记录，这也是电子档案能够成为其形成活动的真实的历史记录的必要前提。

电子教学档案不同于纸质档案，由于它对计算机系统的严重依赖性，使得它能否为人们所识读、所理解不是完全取决于自身的因素，还涉及到生成、识读它的系统环境的影响。如果抛开电子档案系统环境等技术条件的因素，保证电子档案的可用性与维护档案的原始记录性在根本上是一致的。要使电子档案能够被定位查找、检索、呈现或理解，就必须从电子档案的产生形成、办理运转到归档的整个文件生命周期中将所有的档案制作活动完整地记录并保存下来，这些辅助性的制作活动记录有助于我们对电子档案内容的理解。同时，确保原始档案与电子档案一致的情况下，也要确保原始档案的妥善保存。便于应对各种尚且不能预测的情况下的原始档案的真实可查。