采购质量控制要点与方法

2015-01-01周南

市场周刊 2015年1期

关键词：信誉供应商检验

周南

采购质量控制要点与方法

周南

产品的研制生产离不开采购，采购的质量与研制生产出的产品质量密切相关，本文重点就采购定义、采购与外包的区别、采购风险，采购质量控制要点等几方面进行了探讨。

产品；采购；质量控制；要点；方法

采购质量控制是指为达到质量要求所采取的作业技术和活动，是采购管理最重要的内容之一。企业在产品研制生产过程中，物资采购质量的管理贯穿于物资采购的全过程。加强采购过程的管理和控制，是提高物资质量的关键。在物资采购过程中，重点是对采购人员的素质控制、采购信息的控制、供应商的控制和进货检验控制。

一、采购的内涵

（一）采购的定义

至今为止，没有一个定义能把对采购团队的一整套技能的要求完全包含进去，采购随情景而言是多样性的。狭义的采购是买东西，就是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格和交货条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程[1]。简而言之，采购，是企业在一定条件下，从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

（二）采购与外包的区别

采购和外包，都是从外部获取资源，为自身服务；为了确保自身利益，都要对采购和外包进行控制，这是两者的共同点。但两者控制的区别在于：（1）采购的对象是经权威机构审定、有产品标准号的批量生产的成熟产品（也称货架产品）；外包的对象是新开发的尚未成熟的产品或产品形成的全过程或某一中间过程。（2）采购质量控制是指为达到质量要求所采取的作业技术和活动。（3）采购控制的重点是控制供应商和进货检验。

二、采购的风险识别

风险管理是通过风险的识别、预测和衡量，选择有效手段，尽可能降低成本，有计划的处理风险，以获得企业安全生产的经济保障。

随着现代化专业生产的发展，一般企业常用集成的方法组合成自身出品的新产品，因此，产品组成中多达的60%～70%的组件（包括零、部、整件、标准件、原材料等）是通过采购获取的。所以，产品的质量更多地体现在控制供应商提供的组件质量中。其次，产品质量直接影响销售业绩和企业效益。同时，与企业的信誉也密切相关。这三者均是采购带来的风险，为了企业的生存和良性发展，规避这些风险不得不引起企业家的高度重视。

（一）采购组件质量风险

在采购组件过程中，由于采购的物资质量不符合要求，而导致加工产品的性能达不到顾客需要的质量标准，从而给采购方的生产带来严重损失，并给用户造成经济、技术乃至人身安全等方面损害的可能性，这就是采购质量风险。

采购质量风险主要来源于供应商。目前，社会上存在不少假冒伪劣产品，一些不法商贩者以次充好，提供不合质量标准的组件。如果企业内部管理不严，不能及时识破，或放松警惕，或违反检验程序验收，就很可能被蒙混过关，造成质量风险。

（二）企业效益风险

企业以效益而生存，以效益而发展。这是人们都能理解的，也是企业家们通晓的道理。但企业在运行过程中，因采购失误给企业造成巨大经济损失的教训并非鲜见，因此规避效益风险，必须引起企业家的重视。

随着我国加入世界贸易组织，市场竞争从国内延伸到国际，更加如火如荼。这就要求企业在规定的时间之内（或最短时间），以最佳的质量来完成项目，节省运营成本。同时，要求企业从源头上控制采购成本，不断创新，增添企业活力，增加企业效益。采购成本的管理已提高到至关重要的位置。因此，利用现代管理方式来进行采购成本的控制与规划，不仅可以提升管理效率，最大化地保留经济实力，还可以降低采购成本为企业留存更多的资金。只有这样，才能克服效益风险，使企业在市场经济的大潮中，乘风破浪，永往直前。

（三）企业信誉风险

企业信誉是企业取得社会认可，从而取得资源、机会和支持，去完成价值创造的能力的总和。1996年斯特恩商学院的名誉教授查尔斯·韦布兰（Charles Fombrun）给出的企业信誉定义是：“企业信誉是一个企业过去一切行为及结果的合成表现，这些行为及结果描述了企业向各类利益相关者提供有价值的产出的能力。”企业信誉包含了企业的产品质量、服务、竞争、财务、商业、银行等信誉。其中，产品质量信誉无疑是各种信誉中最重要的一项，而采购质量又直接与产品质量有关。因此，要克服企业信誉风险，必须重视采购质量。

三、采购质量控制要点

（一）提高采购人员的素质

以人为本的科学发展观告诉我们，任何时候，做任何事，都要依靠人。因此，人的素质高低与他从事的工作质量的好坏密不可分。采购工作的质量高低也一定符合这条规律。

责任心和事业心是采购人员首先要具备的基本素质。责任心源自于对事业的热爱和忠诚。但凡成功人士，必定是高度负责的人；负责是一种职业精神，缺乏这种精神的人，即便是从事自己最擅长的工作，也会做得一塌糊涂。选拔的采购员必须有强的责任心和事业心，绝不能让损害集体的利益的“蛀虫”进入采购员的队伍。

其次，要对采购人员加强培养。要创造条件和机会让他们学法、知法、懂法。重点是学好产品质量法、合同法等相关法律，充分发挥法律法规的约束作用。按照《产品质量法》《合同法》诚实信用的基本原则，要求供应商必须按照合同规定，提供合格的产品，若违背合同规定，就必须承担违约责任。采购人员要懂得合理合法、有利有节地维护企业的合法权益。

第三，采购人员要掌握与本企业相关的基础技术，这对采购工作顺利开展会大有帮助。如：电子整机行业的采购人员，除了知道本行业整机的基本性能外，还应熟悉本企业常用电子元器件的品种、等级；熟悉本企业常用金属材料、绝缘材料的性能、规格；熟悉本企业常用电线、电缆的性能、规格等。

第四，采购人员要掌握与本企业相关的关键和重要件的采购聚道。首选信誉好的大品牌的厂家，与他们建立良好的供求关系，以便采购的产品质量、供货进度有相对可靠的保证。采购人员还要学会谈判技巧，如进货量大，应降低价格；进货量少，应提前供货等。

（二）控制采购信息

采购质量源自于准确的采购信息。采购任何一件物品，都必须明确它的唯一性采购信息，否则都有可能出现误购。唯一性信息，一般不可能简明表示，而往往由各种复杂因素组成。以螺丝钉为例：有螺纹形式（三角形螺纹、梯形螺纹），螺距大小（单头还是多头，普通、粗牙、细牙），螺头形式（圆柱头、半圆头、沉头），材料（不锈钢、普通钢、铜），表面镀复（镀铬、镀镍、镀锌）…如再细分，不锈钢、普通钢、铜材因成分不同又有好多种。如果表述不准，很容易购错，造成不能使用或库存积压。

某企业曾出现购错氧气瓶的典型事例：采购表中的采购信息只写了“40L氧气瓶”几个字，没注明标准号，结果采购回来的氧气瓶装车时才发现放不下，经检查，外型尺寸不对。再查阅氧气瓶标准，即GB5099-94《钢质无缝气瓶》。而该标准规定：40立升的气瓶，外径有三种尺寸：219mm、229mm、 232mm；而瓶底型式有5种（a、b、c、d、e）型式，瓶体材料又有三种（碳锰钢、铬钼钢或其他合金钢）。这样三个要素组合，40立升气瓶共有45种，所以只写“40L氧气瓶”（40L是指容量为40立升），只有1/45购对的可能，而44/45会购错。

控制采购信息，一是要求设计师在原始设计文件中就要写全；二是采购员对采购信息不全或有疑问，一定要反馈到设计部门追根查底；三是从设计文件转化至采购文件时，一定要仔细核对，避免转化错误。

（三）完善采购制度

选拔高素质的采购人员和完善采购制度是相辅相成的两个方面。制度应具有规范性、可操作性和指导性。例如：“采购管理制度”，规定了采购申报审批流程，防止个人说了算。“合格供方名录”，限定了采购厂家，防止随意选择供应商的行为。“进货检验制度”，规定了检验不合格的物品不准入库、不得报销等。

一项好的制度，能够对人们的行为作出具体、明确、可供操作的规定，指导人们做什么、不做什么。加强制度建设，是逐步实现采购工作科学化、规范化、制度化和法制化管理的重要方面。同时还要注意那些“增删制度，随心所欲；藐视制度，执行不力；执行制度，网开一面；会议决定，绕开制度；各搞一套，常换制度”的错误倾向，把建立起来的制度真正落到实处，确保企业在采购工作中不受损失。

（四）供应商的控制

控制供应商是采购控制的又一重点之一。采购是以购买的方式获取产品的行为过程，这些活动包括购买、接收、进货检验等。控制供应商：主要是在采购前，对供应商进行调查评价，可以从网上了解，从同行了解，从试用其供货产品的质量、周期、经费、售后服务态度和能力等方面了解。对经过考查评价符合要求的供应商，才能初步列入合格供应商名录。对初步列入合格供应商名录中的供应商，还应进行周期性考评，实施动态管理（主要考评产品合格率、供货周期、价格的合理性等），以确保具有持续质量保证能力。在采购后，应对供应商提供的产品进行质量跟踪，随着使用年限做跟踪记录，可以更深层次了解该产品的质量情况，为企业提供进一步合作的可行性。

根据外购器材质量特性的重要程度，应对供应商质量保证能力分三类进行控制：一类是提供合格证明；二类是提供具有合格的检验系统证明；三类是应对其进行质量体系考察、监督。如果该供应商己通过国际或国内有认证权的机构认证，则可免去对其考察。

（五）进货质量控制

进货检验是检查供应商提供的货物是否符合相应的标准（国标、行标、企标）等技术文件的要求。是把好采购产品入厂的重要环节，但如何把好这一关口，却大有文章可做。除大型或特大型企业有较全的检测手段外，一般企业，特别是中小企业，不具备进货检验手段，只能信任供应商，检查其提供合格证书或合格检验记录，观察型号、名称、规格的正确性及外观、外形、尺寸的符合性。

对于关键件、重要件，为了防止无法进行进货检验而带来隐患，可以采取到制造方或第三方进行检验，但应在合同条款中予以注明。对电子元器件都应进行二次筛选来进行入厂验证。