浅谈水文科技档案资料的分类和管理

[摘 要]本文主要介绍了水文单位结合自身特点，对水文科技档案资料进行分类、归档。并在管理手段、方式、制度等方面进一步强化管理，使水文科技档案真正发挥作用，为经济社会建设做好服务。

[关键词]水文；档案；分类；管理

一、引言

科学技术档案是指在生产、科学研究、基本建设等活动中形成的按有关规定应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始记录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等。它是广大科技工作者劳动和智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是社会主义现代化建设事业重要基础资源，是国家档案事业的重要组成部分。就水文而言，各项工作形成的科技档案主要有：测绘、水文业务成果、水文技术咨询成果等。

二、水文科技档案的建立

要建立和利用好本单位的水文科技档案，首先各级领导应提高认识，高度重视。建立好科学技术档案是单位信息资源规范化管理的需要，是为了更好的开发利用水文信息资源以服务社会主义经济建设的需要，也是开展本行业工作不可或缺的一项重要内容。其次，要把水文科技档案建立与开发并举。水文科技档案开发是按照一定的原则和要求，通过科学的方法，研究开发科技档案中存贮的科技信息，实现科技档案的有效利用的一项工作[1]。其实质是把科学技术档案事业服务于国家和社会的需求。第三，按法规、规范建立科学技术档案。关键是对科学技术档案进行科学的分类归档，建立适合本单位的档案管理方式。

（一）加工、存贮水文科学技术档案资料信息，组织编制各种目录和建立数据库

在科学技术档案实体整理的基础上，对科学技术档案存贮资料中的各种科技信息作进一步的加工和存贮，以便组织编制各种科学技术档案目录和建立数据库，使本单位人员和其他利用者准确地检索出所需要的信息，从而达到有效地开发利用科学技术档案资料的目的。这样为科学技术档案资料的开发利用准备好必要的条件，这也是一项档案业务基础建设工作。同时运用现代化的科技手段，建立数字化成果图、光盘、电子存档，并实现单位局域网的科学管理。

（二）水文科学技术档案资料的加工分类

从水文科学技术生产和经营的实际情况出发，按科学技术档案资料的形成，将相对分散的不系统的科学技术档案资料信息，通过加工分类，形成相对集中的、系统的各种专题和各种形式的科学技术档案资料。本单位的科学技术资料分为三大类若干项：如6.1业务档案（分二类科目若干项：6.1.1水文整编底稿，6.1.2地下水资料…），6.2报告类（分二类科目若干项：6.2.1防洪影响评价报告，6.2.2入河排污口设置论证报告，6.2.3水资源调查评价论证报告，6.2.4水功能区调整方案论证报告，6.2.5水土保持方案论证报告，6.2.6水文分析计算论证报告，6.2.7水文测验技术论证报告，6.2.8水平衡测试论证报告，6.2.9河势分折论证报告，6.2.10水土保持监测论证报告，6.2.11采砂可行性论证报告…等）。6.3测绘类（分二类科目若干项：6.3.1陆上地形测量，6.3.2水下地形测量，6.3.3河道地形测量，6.3.4地籍测量，6.3.5放样测量等）。分类方式编制是从本单位的实际出发，满足利用者的需要。

三、建立水文科学技术档案新型管理模式

测绘资料、水文业务成果资料是生产过程的直接记录，水文科研成果是水文为国民经济建设提供的技术咨询服务。它们都是具有使用价值的成果。这些记录、成果是进行规划和经济建设决策的重要依据，结合水文资料特点，按照测绘、国家及省水文法规（公开使用、公开出版）和不公开（内部使用、保密）的性质、和档案法的有关规定进行管理。

首先在管理手段、管理方式上下功夫。各个部门都承担了不少测绘、水文业务任务，积累了大量测绘、水文资料、水文科技咨询成果。随着社会对水文需求和资金投入、仪器设备的更新，水文各类档案资料都发生了很大的变化，水文档案管理方式和手段也发生了很大的变化，从以前的纸质图形资料存档转变为计算机管理的电子存档[2]，在纸质存档的同时，运用现代化的科技管理手段，全面实现数字化成果管理，建立数字化测绘成果、水文成果、水文科研档案资料管理制度，实现单位局域网的科学管理，及时、准确、安全、方便地提供档案资源，从而使管理方式和管理手段发生质的飞跃。其次，在思想观念上适时转变。树立以服务水利、社会经济建设、民生为中心的思想，管理好测绘、水文业务、水文科技咨询档案，强化资料信息的服务功能，从过去的只注重资料接收、存档向现在的物理存档和开发利用并举，把测绘、水文业务、水文科研成果面向社会，更好地为经济建设服务。再次是在管理制度上下功夫。各部门要按照统一管理科学技术档案的基本要求，建立、健全有关工作制度，保证测绘、水文业务、水文科技咨询成果档案的完整、准确、系统、安全和有效的利用。单位负责人和职能科室要督促各有关部门做好测绘、水文业务、水文科技咨询科技档案资料的形成、积累、整理和归档工作，按时向职能部门报送测绘、水文业务、水文科技咨询档案资料的有关统计报表，按规定向市政府和有关部门提供优质的水文服务，形成“强化收集、深化整理、细化检索、拓展利用”的共识，达到简便、高效、科学地建立和使用测绘、水文业务、水文科技咨询等科技档案的目的。此外，要组织档案资料管理人员参加业务培训，提高他们的业务知识和管理水平，制定科学技术档案的保密、外借、查询、销毁等制度，使科学技术档案的管理工作制度化、标准化、现代化。

四、结束语

只有科学合理的分类归档和现代化管理手段，建立满足实际生产需要的水文科技档案检索，满足档案资源的行业和社会需求，促进档案的建立和开发利用有机结合，才能充分发挥档案工作的核心作用，使水文档案的价值切实转化为社会财富。

参考文献：

[1]刘东斌.档案利用和档案价值的反思[J].档案管理.2004（01）

[2]苗李蒙，梁娟娟，惠存，张力.电子档案在档案管理中的重要性[J].电子技术与软件工程.2014（09）

作者简介：姜春芳（1961-），女，江苏镇江人，江苏省水文水资源勘测局镇江分局馆员。主要从事水文档案管理、档案信息开发利用等方面的研究工作。