浅析电子档案管理中存在的问题及解决对策

王颖

[摘 要]随着计算机技术和信息技术的快速发展，我国各行各业都加快了信息化建设的进程。档案作为记录人民生产生活的重要信息资料，也从传统的档案管理模式向电子档案管理模式进行转变，电子档案应运而生。电子档案管理完全改变了传统档案管理的模式，其以数字化作为其核心，而存储介质也发生了根本性改变，整个管理工作过程中都是通过计算机来进行操作完成的，不仅工作标准化水平较高，而且工作效率提高。由于电子档案具有较好的开放性，为公众在浏览时提供了较大的便利。文中分析了电子档案管理工作中面临的问题，并进一步对加强电子档案管理的具体对策进行了阐述。

[关键词]电子档案；管理；问题；对策

电子档案管理作为现代化的档案管理模式，通过计算机来进行电子档案的管理工作，同时电子档案的生成也是利用计算机设备来完成的，档案信息的存储也以数码的形式存储于设备载体中，并能够在计算机上进行阅读和处理信息。电子档案管理模式在企事业中不断应用的过程中，其存在的问题也不断体现出来，这些问题的存在在很大程度上制约了档案管理现代化发展的进程，因此作为档案工作人员，需要在工作中及时发现问题，并采取科学有效的措施进行解决，确保电子档案能够健康的发展。

一、电子档案管理工作中面临的问题

（一）电子文件容易被删改

电子文件在生成过程中，由于是在计算机上进行完成的，这样就无法在形成过程中留下笔迹，而且也不需要单位负责人进一步对材料进行签发，这就导致材料的真实性和权威性难以确定。部分操作人员如果出于自身或是其他的目的，对电子文件在计算机上进行删改，也很难发现。

（二）电子档案内容的保密性具有较大的威胁

目前网络具有开放性，因此存储在网络某一设备上的电子文件可以利用任何终端设备都能索取到，同时，存储于一个终端的电子文件可以利用网络同时发给若干个终端，这对部分具有保密性的电子文件的安全性带来较大的威胁。

（三）电子档案保管的长久性有等改善

目前很大一部分企事业单位在办公过程中都实现了无纸化，计算机和网络已成为工作中重要的工具，这样就会将工作中所有的信息、决策等都会在网络上进行存储，而且在获取信息时只需轻轻移动一下鼠标就能够获取到自己所需要的信息，这样不仅有利于工作效率的提升，而且档案管理工作归档和存储的程度也得以进一步简化，更便于信息的利用。但由于所有信息都需要借助网络，一旦网络系统瘫痪或是受到病毒、黑客等入侵，则会导致电子文件信息丢失、损毁等情况发生，从而导致不可估量的损失发生。

（四）档案管理软件缺乏统一性

长期以来我国的计算机软件在研制方面，就远远滞后于计算机硬件的发展，这就导致电子档案管理工作中，软件无法更好满足于档案存储的需要。特别是在档案的共享问题上，由于各地区之间、单位之间在档案管理工作中使用不同的软件，这样就导致在利用或是共享问题上存在较大的矛盾，不利于电子档案的发展。

二、加强电子档案管理的具体对策

（一）建立健全维护电子文件真实和安全的法规

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施采保证其得以实施。因此建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

（二）制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

（三）研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件

建议由国家档案局牵头，研制开发适应档案管理现代化的软件，并在全国档案系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点，以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。办公自动化的厂泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。

（四）培养精通计算机技术的档案专业人才

培养一批既幢档案业务又精通计算机专业知识的人才已是各级档案管理部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训I的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。

三、结束语

相对于传统档案管理来讲，电子档案管理工作具有非常明显的优势。但由于电子档案的安全性和权威性问题，则需要档案管理人员要充分的认识到电子档案管理的重要性，及时对电子档案管理工作中存在的问题进行解决。同时还要注重电子档案管理专业人才的培养，努力提高档案管理人员的综合技能和素质，制定统一的电子档案工作规范和标准，加快软件的开发和研制，对电子档案数据格式进行统一，加快推进档案共享性的实现，这对于有利于电子档案管理工作的顺利开展，而且对进一步加强电子档案的安全性和可靠性具有极为重要的意义。

参考文献：

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