对学校档案管理工作的几点认识

步娟

[摘 要]学校档案管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。因此，加强档案管理工作显得尤为重要。

[关键词]学校；档案；管理

学校档案管理是学校常规管理的一个重要组成部分。学校档案资料包括：各种会议记录、文书档案、人事档案、学生学籍档案、教师业务档案、教育教学档案、体育卫生档案、校舍校产档案、财务档案、校园建设档案、基建档案等。它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。因此，加强档案管理工作显得尤为重要。结合实际工作，就如何加强学校档案工作谈几点粗浅的认识。

首先，要提高领导对学校档案管理工作的重视程度。

一些学校领导对档案工作不够重视，对档案资料保存意识薄弱。此项工作被“边缘化”，甚至“无人问津”。造成很多珍贵的资料流失，给学校造成很大程度的损失。因此，提高领导对档案工作的重要性的认识是学校档案工作的前提。档案工作是一项综合工作，不是依靠档案室的人员就能够完成的。它需要学校各个部门共同完成。如学生学籍档案、教师业务档案、教育教学档案等需要教导处协助收集整理；校舍校产档案、财务档案、校园建设档案等需要总务处收集整理；各种会议记录、文书档案、人事档案等需要办公室收集整理。因此，学校应该成立一个档案资料工作领导小组，由一名校领导分管，以便协调各个处室共同做好档案资料工作。

其次，要完善制度建设，规范档案工作，确保学校档案保管和利用的规范化和制度化。

依据《档案法》及相关制度规定，建立和健全学校档案管理和利用的相关规章制度，规范学校档案归档和借阅行为，确保档案资料的安全。在档案的收集、整理、保存、借阅、销毁的全过程都要建立完善的操作规程及管理制度，确保档案在整个过程中，始终处于可控状态。仅仅做到这样还不够，因为这样的制度也不能避免档案的损毁和丢失等意外的发生。所以，有必要制订相关预案，出现档案资料不规范、损坏、丢失等情况时，迅速确定责任人并采取补救措施，保证档案资料完整、安全。

第三，提高档案工作人员的综合素质，建立一支合格的档案管理队伍。

再好的制度也需要人来执行，如果执行的人对档案工作不了解，不能按照规定操作，必然使得管理制度变成“一纸空文”。因此，档案工作人员的素质直接决定了档案工作的管理水平。而现在学校的档案管理人员多数是兼职，档案工作只是他们的一项，还不是最重要的一项工作。面对这样的情况，学校应当加强档案管理队伍的建设，应当安排专职的档案管理人员，并定期对其进行业务培训，从根本上提高档案工作人员的综合素质，从而提高学校档案管理的水平。

第四，充分利用现有设备的情况下，适度改善档案保存条件，为档案工作提供必要的物质保障。

学校要设立专门的档案室来保管档案资料，并划分出档案陈列保管区，档案阅览区，借阅登记区，办公区等功能区，确保档案工作有序、安全。学校与企业不同，对档案工作的投入是有保障的。但学校存在的问题是购置了相关的设备后，往往没有充分利用，或没有做好维护工作，造成设备大量闲置。对于这种情况应当加强管理，对已经落后淘汰的设备及时更换升级，对能够继续使用的进行维护。改善现有的保管条件，提高档案的管理水平。逐步实现档案管理工作的现代化。

第五，加强档案开发利用工作，使档案为学校各项工作提供强有力的支持。

档案是学校过去工作的完整记录，是学校各项成绩的历史见证。如果仅仅是留存资料，还有必要投入这么多人力、物力来做这项工作么。实际上，收集、整理、保存档案资料只是一种手段，档案工作的最终目的是利用。而就档案工作本身来说，只有将档案资料利用好才能体现档案工作的重要性。如，在教育教学和科研工作中，应当发挥档案的作用。要发挥这样的作用，就应当在平时注意教学教案和教学科研成果的搜集和整理，使得档案资料齐备，便于查找，为教学及科研工作提供珍贵的基础资料，提高教学及科研工作的质量。新成果又可以作为档案资料保存，留待后续教学研究工作使用。这样档案资料就“活”起来了，形成良性循环。在完善档案工作的同时，促进学校各方面工作的开展。

以上是本人对学校档案工作的一些粗浅的认识，由于能力所限和客观的局限性，还有不当的地方。在今后的工作实践中会不断总结经验，增强对档案管理工作的认识，开拓思路，创新方法，为不断提高学校档案管理水平作出自己的贡献。