建立年鉴质量保证体系的思考

徐艳

[摘 要]质量保证体系是一套行之有效的质量管理手段。年鉴作为一项复杂的社会化工程，运用质量保证体系管理年鉴的编纂工作将会事半功倍。本文从外部和内部两方面浅谈如何建立年鉴质量保证体系。

[关键词]年鉴质量保证体系；外部；内部

年鉴质量保证体系就是史志部门以提高和保证年鉴质量为目标，运用系统方法，依靠必要的组织结构，把各部门、各环节的质量管理活动严密组织起来，将整个编纂过程中影响年鉴质量的一切因素控制起来，形成一个有明确任务、职责、权限，相互协调、相互促进的质量管理有机整体。笔者从外部和内部两方面浅谈如何建立年鉴质量保证体系。

一、构筑三个保障，为年鉴编纂提供外部质量保证

良好的外部质量保证体系是做好年鉴工作的外部基础条件。下面，从法律保障、组织保障和供稿网络保障三个方面来阐述外部质量保证体系的建立。

（一）形成依法编鉴格局。《地方志工作条例》（以下简称《条例》）和《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》（以下简称《规定》）的制定和实施，为各级政府依法、规范、科学编鉴提供了强有力的保证。《条例》和《规定》从宏观角度对全国地方志及年鉴工作相对原则性地作出了规定，但各地的修志编鉴环境不一致，我们必须要结合各自实际，研究制定具体的实施意见，指导各地开展编鉴工作。同时，要通过行之有效的方式，大力宣传《条例》《规定》等，努力营造全社会各界关心年鉴、支持年鉴的良好氛围。

（二）建立完善组织保障。所谓完善组织保障，就是切实落实好“一纳入五到位”。1、落实法律规定。《条例》第四条明确规定：县级及以上人民政府应当加强对本行政区域地方志工作的领导，地方志工作所需经费列入本级财政预算。这为各地年鉴工作落实“一纳入五到位”提供了法律依据。2、争取领导支持。首先，把握住有利时机，比如在召开史志工作会议或是上级领导来指导督查工作、外地史志机构来交流考察等，及时向相关领导汇报年鉴工作情况，争取领导的关注。其次要以优异的成绩赢得领导的信任和重视，史志部门要紧紧围绕各级党委、政府的中心工作，充分发挥史志业务优势，提升史志服务效能，助力经济社会发展。3、凝聚工作合力。在赢得上级领导支持的同时，我们要主动加强与区域内重要部门的沟通联系，寻求工作支持和帮助。如党委政府在推动年鉴工作方面给予指导、帮助和督查，发改部门可将年鉴工纳作入经济社会发展计划，人事部门可在人员配备上给予支持，财政部门可在经费上给予倾斜，党史、新闻、文化等部门可以在宣传年鉴方面给予帮助。

（三）健全供稿网络保障。要充分利用网站、报纸、电视等有效载体，广泛宣传编纂年鉴的重要性和深远意义，使各供稿单位领导及具体撰稿人从思想上重视年鉴工作。结合年鉴的编纂周期特点，注重引导供稿单位健全内部供稿机制，明确分管领导，安排熟悉单位业务、热爱年鉴工作、事业心强、文字水平高的人员连续担任具体撰稿人。要畅通政府行政发文、部门供稿的主渠道，明确供稿单位职责，引导各单位树立“一盘棋”思想，站在讲政治、讲大局的高度上审视年鉴编纂工作，并根据职责分工统筹安排撰稿任务。同时，要加大监督检查力度，及时调度单位组稿情况，表扬先进，鞭策落后。

二、依托三个平台，为年鉴提供内部质量保证

内部年鉴质量保证体系是整个体系建设中的核心部分，需从规范化、责任分工、人员培训三个方面来构建。

（一）编纂规范化。中国年鉴编纂的规范化问题，是中国年鉴事业能否健康发展的根本性问题之一，是提高年鉴质量和使用价值，增强年鉴功能的基本问题之一。年鉴编纂实行规范化，是势在必行不容置疑的。（1）2012年7月出台的《规定》，着力解决了年鉴编纂中的基本问题，并对指导思想、总体原则和成书标准等内容作了明确规定。工作中，我们要认真研读并严格执行《规定》要求，对年鉴的编辑内容进行规范，包括总体设计、选题选材、条目编写、成书加工制作等，着力提升年鉴的编纂质量。在年鉴编纂工作流程上，要结合地方特色，制定出切实可行的制度，包括组稿制度、编辑加工制度、审稿制度、校对制度、出版发行制度等，使每一个环节、每一道工序都有章可循。

（二）责任分工制。年鉴工作涉及到多方面、多领域、多环节，质量问题是一个贯穿于年鉴编辑各个环节的普遍性问题，每一个环节都有各自的质量要求。因此，职责分明、层次简化、分工合理、运转协调、高效灵活的分工负责制就显得尤为重要。主编要站位准确，树立严格的质量观，切实当好年鉴工作的总设计师、总指挥，全力做好年鉴的策划设计、环境营造、总纂把关、流程控制。编辑分工要定责、定时、定质、定量，从初期组稿到中期编纂、后期校对排版都要自行负责、全程参与、一抓到底。要加强过程管理，使每个环节的责任人，既是监督者又是被监督者，其编纂质量和工作效率随之而处于有效的监控之下，提高编辑的责任心。同时，要建立激励机制，奖先罚后，既进行书面表扬，又把编辑的工作情况与评先树优、职称评定等紧密结合，以调动编纂人员的积极性，确保编纂的质量和进度。

（三）培训常态化。一支优秀的人才队伍对编纂出高质量的精品年鉴起着决定性的作用，而人才队伍的塑造则依赖于有一套高效务实、系统完善、持续长久的培训机制。史志部门要根据整体编纂人员的思想状态、政治理论素养、业务水平等实际情况，有针对性地、分期分层次制定长期培训规划。培训方式上，可以通过定期组织学习、理论研讨、参加上级史志系统业务培训、到先进地区的史志部门交流学习、开展优秀年鉴读稿评稿活动等方式提高编纂人员的业务素质。培训内容上，无论是供稿单位的编写人员还是内部编辑，都要系统掌握年鉴的基本知识、体例、写作要求等基础性内容。同时，要多涉猎专业以外的政治、经济、法律等方面知识，多与外界交流，要走出去，沉下来，到基层，入企业，下农村，要全面搜集素材，增长见识，积累信息，成为具备广博知识的“杂家”。

注释：

（1）杨隽：《略谈年鉴编纂规范化》，《上海地方志》2000年第3期。