基于作业成本理论的图书馆管理方法初探

关键词：作业成本法；图书馆；成本管理

摘要：文章分析了作业成本法在图书馆适用的可能性与必要性，探讨了这种理论在图书馆适用的程序模型，就其优热、局限性以及图书馆的应用策略进行了初步探讨。

中图分类号：G251文献标识码：A文章编号：1003-1588（2014）11-0083-02

收稿日期：2014-09-21

作者简介：朱雪清（1966-），川汇区图书馆馆员。1作业成本理论与图书馆成本管理

1.1作业成本理论的缘起

早在20世纪40年代，美国著名会计学家Eric Kohler就提出了“作业”和“作业会计”的概念，但是受制于当时理论的局限性和社会经济条件，没有得到深入研究。至20世纪80年代，现代科学技术的应用导致生产方式的重大变革，使得传统成本会计系统的弱点凸显，学术界对成本理论的思考进入反省期。20世纪80年代末，Robin Cooper与Robert S Kaplan等学者连续发表有关作业成本法的论述，在西方国家掀起研究与实践作业成本法的热潮。作业成本法的基本原理是将生产过程中的资源消耗通过对资源动因的分析追踪到具体的作业当中去，又根据作业动因把成本追踪到最终的产品，形成产品成本。

1.2作业成本理论在图书馆的适用性

作业成本法在图书馆的应用机理可以表述为：图书馆服务（即企业的“产品”）消耗作业、作业消耗资源、资源产生成本。图书馆还具备作业成本法的其他适用条件：其一，图书馆有明显的多项作业的特征。比如仅图书流通就包括图书验收、入藏、排架、外借、催还、归架、清点、剔除等业务环节。其二，图书馆的每项业务都由成本动因来驱动，而且可以计量。比如，验收、排架、外借、清点、剔除的成本驱动因素是图书册数。通过建立作业和成本动因之间的联系，可以核算每项作业的成本。其三，图书馆的作业有明显的周期性和重复性，这也符合作业成本法的适用特点。

1.3图书馆应用作业成本法的必要性

作业成本法在图书馆应用的意义包括：其一，增强图书馆的成本管理意识，减少成本消耗，提高办馆效益，为用户提供更多更好的服务。其二，有利于政府部门对图书馆的管理绩效评价，为政府部门向图书馆投资提供决策依据。其三，揭示图书馆业务活动和成本动因、成本消耗之间的联系性，发现改进成本管理的薄弱环节。其四，挖掘图书馆闲置资源的价值，盘活闲置资本。其五，杜绝图书馆在资源使用中存在的“跑、冒、滴、漏”等浪费现象。

2作业成本法在图书馆应用的程序模型

2.1确认资源项目

资源项目划分的意义在于确定资源消耗的去向，以作为成本控制的观测点。对于图书馆的成本构成，学术界存在不同的理论与表述。有学者认为，图书馆的成本包括人员成本、管理成本、流通成本、采购成本。而另有学者认为，图书馆成本主要涉及人力成本、购书成本、消耗成本等三个方面。从作业成本法管理的要求来讲，一方面资源项目的划分不能太细，以免不适当地增加成本核算工作量，造成信息收集和分析的困难。另一方面，资源项目的划分不能过于笼统，以免影响成本核算的准确性。图书馆的资源项目可以在人力成本、管理成本、采购成本等框架划分的基础上，再细化为职工薪金、办公费、差旅费、设备购置费、技术建设费、学术研究和交流费、辅助材料费（书标、磁条等）等。

2.2定义主要作业

定义主要作业就是对图书馆的业务活动进行分类，这对作业成本法的应用至关重要。因为，图书馆的全部成本就是所有作业的成本之和。定义主要作业应该由有经验的图书馆管理者与一线职工配合进行，防止“长官意志”。为了使对作业的选择、描述合理准确，可以对图书馆的业务作出流程图，把业务活动直观化。比如，流通部的工作就可以划分成图书验收、排架、借阅、归还上架、清点、剔除、业务统计等。作业的划分不一定非要与图书馆设置的采编部、流通部、阅览部、技术部、辅导部、办公室等职能部门一致。有的业务由多个职能部门共同完成（比如：图书采访、验收等），而每一个职能部门又从事着多项业务。要注意图书馆不同业务之间的联系性，尽量做到环环相扣和衔接，对一些小的作业可以合并。

2.3建立作业中心

在微观上，图书馆各职能部门内部的业务体现出流程性。从宏观看，图书馆职能部门设置采取的是一种平行结构。主要作业确定后，就需要以职能为依据，把各职能部门中的具体业务归集到作业中心，形成相关作业的集合。这样，图书馆的作业中心就包括采编业务中心、流通业务中心、阅览业务中心、技术支持业务中心、辅导业务中心等。通常，一个职能部门设立一个业务中心，但是对于规模较大、业务种类较多的图书馆，可以在一个职能部门设立多个业务中心，或者一个业务中心包含的业务涉及若干个职能部门。业务中心建成后，同性质的业务就组成作业成本库。比如，技术维护是一项业务，那么所有与技术维护有关的成本都归集到“技术维护”这个成本库中。将资源耗费分配到成本库中的每项作业，就得到每项作业的总成本，即每项作业的资源耗费情况，以此决定资源的调整与配置。

2.4分析成本动因

成本动因是引发成本费用的原因，是确定某项作业工作量的变量，又称成本驱动因素。确定成本动因是应用作业成本法的关键，因为成本动因影响着作业行为，决定着成本的大小，而作业成本法就是要找到成本动因这个资源消耗的量化标准。比如，对图书采购而言，采购的订单数量就是图书采购的成本动因。因为，订单的数量制约着图书采购的工作量和资源耗费。又比如，可以把查新报告的份数确定为科技查新的成本动因，因为查新报告份数影响工资总额、设备折旧、数据库使用费等资源消耗，最终决定科技查新的总成本。还比如，图书编目的成本动因是需要分类编目的图书册数，而图书外借的成本动因则是读者人数等。图书馆成本动因的多少与作业的复杂程度和作业中心的数量有关，选择成本成本动因应遵循下列原则：一是重点性原则，即把对成本变动影响最大的因素确定为成本动因。二是关联性原则，即选择与资源消耗和成本分配呈最明显线性关系的因素为成本动因。endprint

2.5计算成本分配率

将图书馆某项作业的总成本除以成本动因数就得到成本分配率，即每单位成本动因的资源耗费标准。总本成可以从图书馆的各种会计报表统计得出，而随着图书馆自动化水平的提高，对成本动因数量（比如查新人次、借阅人数、上机人次等）的获得变得越来越容易和准确。在图书馆的不同职能部门之间，总成本往往缺乏可比性。但是，成本分配率却具有可比的特性，代表着效率和绩效。从作业成本法在图书馆的应用过程可以得出如下结论：作业成本法既可以横向比较图书馆不同职能部门在同一作业中耗费的成本差异，还可以在某一个职能部门内部从纵向的业务流程着手，判断成本管理存在的问题，找出对策。

3作业成本法在图书馆的应用评价

3.1作业成本理论的相对优势

朱雪清：基于作业成本理论的图书馆管理方法初探朱雪清：基于作业成本理论的图书馆管理方法初探图书馆管理的本质是成本管理。但是，传统的成本管理无法揭示资源消耗与成本动因之间的关系，不能提供准确的、跟踪性的成本信息。作业成本法与此不同，一方面把图书馆成本核算的关注点从最终的“服务”（“产品”）转移到“作业”上来，围绕作业对资源的消耗来分析成本状况，由于作业和资源消耗的直接关联性，使得成本信息能够更准确地反映实际情况。另一方面，作业成本法强调研究资源消耗和成本动因之间的内在制约性，将成本核算与成本控制有机结合起来，提高了成本管理的绩效。国外部分图书馆的实践证明，作业成本法符合图书馆的战略规划、成本控制、预算、决策支持的需求，具有明显的效果，展示出了比较于传统成本法的显著优势。

3.2作业成本理论存在局限性

作业成本法的推广和实用并没有人们预期的那么顺利，在经历了兴起、热潮等发展阶段之后，人们逐渐认识到这种理论的局限性和不足，开始以冷静的心态来审视这种理论的优缺点和现实的应用价值，国外有的图书馆又回归于适用传统的在本管理方法。其一，对图书馆成本动因的判断没有客观标准，确定成本动因靠观察和经验，带有主观性，可能出现误差。其二，作业成本法只能分析作业导致的资源消耗，而与图书馆作业没有直接联系但是却有间接影响的成本无法核算。其三，数据收集、处理的任务量大，增加了时间成本和资源成本，大范围地在图书馆推行比较困难。

3.3应用作业成本法的策略

在我国图书馆的宏观与微观环境尚不足以形式利于应用作业成本法的情况下，有必要采取专家论证、先行试点、循序推广的策略。否则，一旦走了弯路、受到挫折，就会挫伤图书馆对作业成本法的认同度与积极探索的热情。对于无条件适用作业成本法的图书馆，可以学习借鉴国外图书馆开展成本管理的意识和经验。比如，国外有的图书馆通过对作业成本法的改造，采用“作业分析法”深入到图书馆业务流程与价值链进行成本研究，提供成本控制的依据。国外图书馆界对作业成本法的研究已经有了相当的广度和深度，内容涉及该理论在图书馆应用的背景、条件、原理、程序，以及案例介绍等方面，个别图书馆还提出了作业成本法的最佳实践指南。

参考文献：

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（编校：严真）endprint