企业文件管理的电子化及低碳发展研究

岳燕岭

【摘要】随着技术的变革和管理的创新，我国的企业文件管理工作目前正向全方位的真正意义上的电子文件管理阶段迈进。文章首先介绍了文件管理的“二元状态”，之后分析了其相互关系，最后阐述了企业文件管理向低碳发展的趋势。

【关键词】企业文件管理；电子化；低碳发展

中图分类号：C29文献标识码： A

一、前言

电子文件是随着计算机的广泛应用而出现，是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，是办公自动化和网络建设与发展的产物。

二、文件管理的“二元状态”

电子文件出现后，一直与纸质文件共同存在，原因复杂多样，总体上可以归结为以下两种类型。

一是工作中用电脑直接生成电子文件，但出于文件阅读和实际需要，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换有两种形式：一种是在电脑中完成文件制作，或由网络传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出，比如中国石化的OA办公系统，各部门和企业在接收文件后，一般都要自行打印后存阅和归档；另一种是在归档环节为电子文件制作纸质拷贝。二是先有纸质版本后来根据需要形成电子版本，也就是纸质文件的数字化过程。这也有两种形式：一种是单位收到外来文件后立即数字化；另一种是对已经归档的纸质档案实施数字化。

基于文件管理的两种类型，我们可以把纸质文件与电子文件共存的状态称之为“二元状态”。所谓“二元状态”，是指文件管理的两种状态，可以对电子文件制作纸质拷贝，也可以对纸质文件进行数字化。实行“二元状态”文件管理的企业，是在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，现实工作中，大部分企业对大部分文件的管理都是采取了这种“二元状态”法。

三、“二元状态”之间的相互关系

在文件管理的“二元状态”下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。这两种文件管理系统既相对独立，各自发展，又互相依存，互相影响。

1.文件管理电子化是纸质化的变革和提升

自从文件管理实行电脑辅助管理以来，纸质文件管理就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件的管理影响深远，引发了更多变化。

（一）文件管理更加简单快捷

过去整理纸质文件需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质文件整理简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利，让用户更加乐于利用电子文件；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的相互联系，只要在检索软件中标明纸质文件存放位置，便可以方便查找到对应纸质文件。这样就降低了对纸质文件实体秩序的要求，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质文件快捷查询。

（二）是文件管理更加一体化

由于体制机制等方面原因，文档一体化程度一直不高。电子文件管理使为建立统一电子文件管理系统的企业，在文件生成初期完成的工作尽量提前，使纸质文件的归档提前，通过电子文件推动文档一体化进入新阶段。纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。提前归档使档案部门控制企业文件信息资源的起点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留，归档之时不少文件还与现行事务具有密切关联，企业内部查阅还比较频繁。因此，业务部门需要更多地与档案部门打交道，档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。这就使得档案部门的介入时间超前于归档，自然而然向文件生命周期的起点延伸。

与归档提前发生的还有鉴定、著录等工作。按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同保管期限，对共同需要的著录项也应该形成相同著录内容，因此，有些企业开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，必然选择向电子文件靠拢。这就导致鉴定和著录等工作提前以及自动化档案学研究程度提高。在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整等问题，需要随文件流转而补充和确认，从而使这些工作从一次完成变成分段完成。为了保证分段实施中的顺畅衔接，必须以文件到档案全程为一体进行管理。

2.文件管理纸质化是电子化的基础和补充。

与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但都是社会活动的记录，管理目标基本一致，在管理内容和方法上也有很多共同之处。电子文件管理最大的挑战是如何建立公众信任，主要有两条：技术和管理。

来源原则是电子文件管理从纸质文件管理中获取的最有价值生命之核。在电脑进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为电脑构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，电子文件来源原则仍然最为重要，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，变为指导电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。

从技术层面来讲，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上，人们对纸质文件、档案的信任更多来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程

建立在文件形成与保管规律的基础上，经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善，其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。

可见，电子文件与纸质文件的共存并不是消极被动的，二者互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态，并逐渐融合为一套综合管理企业各类文件的管理方法。

四、文件管理向低碳方向发展

可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，“无纸化”必然经历一个渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式进行备份和保存。但是，共存的态势将持续处于变化之中，大的趋向是纸质文件与电子文件此消彼长，从以纸质文件为主到以电子文件为主。

一是电脑和网络的广泛应用，使电子文件逐步成为文件生成的最初形态。电子文件流程与信息化平台上业务流程的契合使之成为办公、设计、贸易、交往的必要工具；信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷，使企业和员工更愿意生成和使用电子文件；电子政务、电子商务的普及使越来越多的文件必须通过网络传递；数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的进步，使人们增强了对电子文件的信任；管理的改善使人们可以方便地检索利用。这些因素都给电子文件的增长和功能的提高提供了条件。

二是某些文件无法转化为纸质文件。随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能，大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以“保真”。

受电子文件和纸质文件不均衡发展影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在，文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。对于职业文件、档案管理人来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要，一方面要积极进军电子文件管理领域，从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信；另一方面坚守“社会记忆保护者”的职责，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地，为电子文件管理提供必要的有益补充和延伸，同时保证文件管理的完整性、长久性和科学性，但无论如何，因应低碳经济发展趋势，文件管理的电子化方向不可阻挡，纸质文件的长期存在也不要轻易放弃。

五、结束语

面对企业文件管理工作发展的需要，进一步加强企业文件管理电子化及低碳发展是非常必要的，同时还应充分调动员工的积极性，这样才能更好的推动施工企业又好又快发展。

参考文献：

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