浅谈档案资料管理存在的问题和对策

金薇

摘要：档案是国家、社会组织、机构和个人在社会活动中形成的有保存价值的各种文字、声像、图像及其他形式的原始记录。之所以说档案具有凭证作用，主要原因就在于其原始性强，具有其他资料不可替代的功能和作用。档案管理是一个专业性、保密性、政策性都很强的工作，对于各级管理部门来说，充分认识到档案管理的重要性显得尤为必要。档案管理工作对我们国家企事业单位和机关单位的制度和健康发展有着极其重要的作用，特别是对一个单位的科学化管理和发展进步有着十分重要的作用。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

关键词：档案管理；问题；措施

中图分类号： G271 文献标识码： A

引言

档案对于处于纷繁社会关系中的我们来说是十分重要的，因此作为档案管理人员的我们要充分运用专业技能来管理好档案，将这项工作做好。档案的管理工作并不只是将档案进行简单的分类、存档，而是一项复杂而且繁重的工作，要想真正做好这项工作并不是一件简单的事。这要求档案工作人员不仅要有专业技能，而且还要不断地积累经验，采取更加有效的手段来提高档案管理效率。如何有效提高档案管理效率是一项长期的课题，所以，我们应该对此问题加以重视。

一、档案管理工作的重要意义

做好档案管理工作不仅是本职工作的需要，也是单位发展和进步的需要。档案管理工作是整个单位和部门工作的一部分，是衡量人员的工作效率和工作质量、见证历史足迹、维护历史真实面貌不可缺少的，也是评价一个人的工作业绩和基本素质必不可少的。科学规范的管理档案也不仅是档案工作发展的需要，更重要的是可以为单位的决策者提供工作业绩和科学发展的第一手资料，进行科学分析和制定长远规划发展前景的重要依据。特别是对企业里来说，可以为管理者和经营者的决策提供准确资料，为经营决策提供支持性证据，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实基础。在当前经营形势十分严峻的条件下，充分发现发挥档案管理工作的功能效应，扩大其社会价值和效能，更新观念，创新意识，创新思维，勇敢探索，提高档案管理手段，真实、全面地反映单位整体发展状况则显得尤为重要。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位整体形象、促使企业在市场经济中发挥更大的竞争力具有重要意义。

二、档案管理工作存在的问题

1、重视程度不足

目前国家对档案的重视已经越来越强，但是对于一些地方和单位，对档案的重视程度仍然不够，认为档案工作不能够产生直接的经济效益，在推动经济发展中不够重要，所以对档案管理工作不够重视。具体表现在对一些文献资料保存不够及时，大多认为整理档案是一件很麻烦很费时费力的事情，对很多档案资料的留存和保护也不够。这些都对档案资料的保存，档案建设和发展产生着不良的营销。

2、现代化的档案管理人才缺乏

档案管理现代化的前提是人才现代化。实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从目前人员现状来看，许多机关、企业、事业单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。

3、档案利用度不够

在现在的档案管理工作中，档案大多只是保存，而疏于利用。很多档案馆都不对公众开放，即使开放，也都是在小范围的开放，公众想要查询利用档案资料还比较困难，档案成为一种死的资源，而不能发挥其应有的价值和作用。对于档案来说，其最大的价值在于能够用过去的记录为现代的生活提供帮助，但是利用度不高使得档案的价值不能够充分发挥。

三、提高档案管理的措施

1、提高对档案管理工作的重视程度

对于一个单位来说，要提高领导层对档案管理工作的重视度，要建立档案管理的工作机构，由专人负责档案管理。对于档案管理部门，要强化档案管理工作者的使命感和责任感，保证档案管理不疏漏、不遗忘，使整个工作规范化、科学化、制度化、标准化。档案管理工作涉及面广、任务量大，档案管理工作必须坚持各部门共同协调，共同促进档案管理工作的开展。要树立人人参与的理念，在平时的工作和学习中，有意识的留存档案，积极配合档案人员的工作。

2、提高档案管理人员的素质

档案管理工作的进步和发展必要要求有一支与之相适应的管理队伍，加强档案工作的管理，必须要加强档案从业人员的教育，进一步提升档案管理人员的素质。一方面档案管理工作人员要有较强的业务素质，熟悉档案管理的相关知识和技能，能够运用现代化的档案管理手段对档案进行规范化的管理，另一方面档案管理工作者必须要有较强的事业心和工作责任心，能够全身心的投入所从事的档案管理工作。此外，档案管理工作是一项具有保密意识的工作，档案管理工作者必须树立较强的整治意识和大局意识，确保档案管理工作符合国家有关规定，保证工作中不出纰漏。

3、提高档案管理的利用度

档案的价值在于利用，对于很多档案资料，能够使其发挥作用是档案管理工作的目的和核心所在。因此，要进一步提高档案管理的利用度，把“死档案”变成“活信息”、“活资源”，让档案能够最大限度地发挥其应有的价值，产生相应的社会效益和经济效益。对于档案管理工作来说，要能够从海量的档案资料里筛选出对现在社会发展有价值的东西，要能够推动社会进一步的发展。一方面要扩大档案资料对公众的开放程度，方便公众去档案管查阅相关的资料。另一方面要注重档案资料和现实的结合，对一些非保密信息进行公开，把对社会有益的东西充分挖掘利用起来，使其潜在价值得到充分实现，为推动经济社会发展发挥积极作用。

4、利用现代化技术，科学整理档案

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，是一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类， 因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

5、档案管理手段应该更新

随着科技的发展，计算机技术在各行各业的运用也越来越普遍。计算机技术正在改变着诸多传统的工作方式，对于档案管理这项工作也是如此：将文本纸质档案与电子档案进行对接，使档案管理工作者改观了传统而低效率的繁琐工作，代以数字化档案存储，使档案成为重要的数字化资源。将多媒体技术和数据库运用到提升档案管理工作中来，建立电子资源数据库，使档案工作者能够更加方便地进行档案管理，提高工作效率。

结束语

提高档案管理工作效率是一项长期而艰巨的工作，我们在实际的工作中要积累经验，要不断地采取各种积极的措施，以有效提高档案管理效率，充分发挥出档案管理工作的重要作用，使得档案管理能够更好地为大众、为社会服务。

参考文献

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