信息系统在高校住房管理中的应用与实践

2014-12-25尹世学袁汝海

实验技术与管理 2014年11期

冯慧，尹世学，袁汝海

（1.清华大学房地产管理处，北京 100084；2.清华大学信息化技术中心，北京 100084）

高校的房屋资源是学校最重要的资源之一，是高等教育事业赖以生存和发展的物质基础［1］，是学校完成教学、科研和社会服务等职能的必要条件。因此，不断完善和加强房屋管理工作、优化资源配置、提高房屋使用效益，是提升学校整体管理水平及提高学校竞争能力的重要保障。清华大学的房地产资源原本就相对紧张，随着国家住房政策的不断改革和完善，房地产管理越来越呈现复杂化、多样化的趋势。在这种情况下，为了深化管理、简化操作、提高房屋利用效率［2］，清华大学房管处与信息化技术中心联合研制开发了住房管理信息系统。

住房管理信息系统的实现，不仅仅是在房管部门内部建立的涵盖住房管理各业务环节的信息系统，而且是清华大学数字校园总体建设的一部分。清华大学的财务管理系统、人事管理系统均已成功运行多年，其成熟的应用为住房管理系统的建设提供了坚实的基础，使房屋管理过程中涉及的人员、财务信息准确、及时，使学校数字校园更为完整。

1 功能设计

根据信息化业务管理的要求，目前房管处在各项业务的管理和操作方式上存在的问题，表现在以下几个方面：

（1）对房屋基本信息、使用信息的管理，只实现了信息的记录，不能对业务过程进行支持，大部分工作是手工进行，效率很低［3］；

（2）房管处原有的住房管理程序为单机版，不但功能单一，而且多种类型房屋分头管理，数据在各办公室之间独立，无法进行协同办公，管理存在不闭环现象，容易出现管理漏洞；

（3）系统与学校其他部门信息系统之间，没有实现数据交换和共享，容易造成房管处的数据与学校人事处、财务处等部门掌握的数据不一致；

（4）无法及时、准确掌握学校的房屋资源数据和使用情况，难以实现深入的业务管理；

（5）由于信息不完整，无法对房屋资源、利用信息进行分析、统计，难以深入挖掘信息，为领导提供决策依据。

针对上述问题，住房管理信息系统确立的研制目标是［4］：建设网络化的集成应用系统，支持房屋入住、使用、换房、退房全过程的信息化管理；实现房租、水电气费用的计算、收缴、代扣；使账务信息与财务信息管理闭环，保证房屋信息、住户信息和相关账务财务信息在各科室和全校范围内共享。经过系统设计的住房管理信息系统，使用方法简单、操作方便、功能齐全，为用户提供高效集成的管理和服务平台，并且通过信息化的手段，优化住房管理流程，深化住房管理业务，提高管理水平，实现辅助进行决策支持［5］。系统功能模型如图1所示。

图1 住房管理信息系统功能模型图

系统主要包括5个模块，各模块主要功能如表1所示［6］。

表1 各模块的主要功能表

总体来看，首先，该系统支持了房屋入住、使用、退房流程的业务办理［7］。在实际工作中，这个过程涉及到房管处资料室、住房管理中心和财务室3个办公室［8］，系统通过应用集成和数据集成进行信息的实时传递，实现了房管处内部几个办公室之间的协同办公。其次，系统实现了账务信息和财务信息的闭合管理。在房屋使用过程中，会出现大量的费用信息，主要包括押金、每月的房租、水电气使用费用，该系统支持了押金的预缴、房租的计算、缴纳、代扣，水电气计算、结算，实现记账功能，同时，支持产生财务信息，使账务财务信息实现闭合管理。

该系统设置了5类角色［9］：系统管理员、房屋分配人员（资料室）、住宅管理人员、集体宿舍管理人员、财务管理人员（财务室）。用户在业务系统登录后，系统将根据用户角色，操作相应的功能。

2 数据模型

在数据模型方面，房屋管理信息系统与清华大学人事系统实现了数据共享，从人事系统中及时、准确地获得教工的信息，使系统内住户信息及时、准确、完整；该系统与财务系统实现了数据接口，每月为财务处产生房租代扣数据；系统还支持产生水电费用信息，传递给水管科、电管科，进行水电费用结算。系统的数据模型如图2所示。

图2 住房管理信息系统的数据模型图

3 技术特点

住房管理信息系统在数据集中存放、统一管理、充分共享的基础上，支持多用户的实时访问，后台采用ORACLE数据库。系统在很多方面采用了先进的业务处理方式和技术手段，表现在：

（1）规范各类房屋属性。清华大学的房屋数量众多，类型复杂。在房管处原有单机版系统中，将房屋基本信息与使用信息在同一张表中存放。房屋的基本属性与应用属性没有进行严格区分，因此在业务管理方面，存在很多易混淆问题，在数据查询、统计、分析等方面，无法产生准确数据。而在本次住房管理信息系统建设之初，即对房屋基本信息和使用信息（包括入住、退房、换房等）进行规范化处理，确定了房屋的基本属性和应用属性，通过业务系统，建立了完备的住房电子档案，实现住房的规范化管理，并提供信息的综合统计、查询，辅助领导决策。

（2）整合房屋使用流程。清华大学住房包括高访公寓、周转房、集体宿舍、承租公房、已购公房等十几类，在系统应用前，各类房屋分块管理，各自具有相对独立的入住、退房处理流程，造成业务复杂，工作效率低。在系统建设过程中，对各类房屋的使用流程进行了整合，将原有横向管理转变为纵向管理，从房屋的入住、换房、续租、退房纵向管理角度进行切分，促进了住房的科学化管理，也明确了房管处各科室部门职责。

（3）支持物业结算和多样化房租计算。由于清华大学房屋管理的复杂性，各种类型房屋使用性质不同，房租标准、计算方式均有较大区别。在房屋使用过程中，由于水、电、气消耗，也会产生相关费用。房屋费用管理是系统的一个难点。系统的建设解决了原有手工处理模式，不但实现了各类房租、水电气费用的自动计算、统一管理，而且可以自动代扣房租，产生相关报表。

（4）账务财务闭合管理。从财务角度上，对于住房使用过程中产生的相关费用的管理，是一级管理与二级管理相结合：房租为学校统一管理，而水电费用需要与水管科、电管科进行跨部门结算，燃气费用需要与市政进行结算。而且存在着提前缴纳押金、房租计算、违约金、跑水跑电、房租代扣等各种各样的费用发生、结算方式。系统实现了各种费用的准确记账，并且与财务进行闭合管理，避免管理漏洞的出现。

（5）校级数据共享。住房信息作为学校基础信息，与人事处、财务处等部门有密切的业务和数据关系。房屋使用人员的主体为学校各类编制教职工；而房租收缴、代扣数据需要由房管处提供，财务处执行；学校水管科、电管科也需要准确的住房用水、用电情况。因此，住房管理信息系统作为清华大学数字校园整体信息化的一部分，在学校层次上实现了与人事系统、财务系统的数据共享。不但保证了住户信息的准确性、信息变更的及时性，也使基于全校范围内教职工职务、工龄等基础信息与房屋的面积、类型的综合分析成为可能，有利于实时、准确掌握学校房屋资源利用情况，辅助进行决策支持。

4 应用效果

住房管理信息系统于2009年4月开始投入运行，系统的应用效果体现在以下方面：

（1）规范了住房管理流程，提高服务质量。系统在规范原有业务基础上，使住房管理流程更趋合理。按照不同住房管理政策明确管理人员的岗位职责，同时促进服务意识和质量的提高。

（2）实现信息共享，提高工作效率。通过网络化系统建设，不但支持了房管处内部各办公室协同办公，也通过与人事处、财务处等部门的数据共享与集成，实现跨部门业务流程的闭环管理。系统的应用改变了原有手工处理的模式，避免了信息的重复录入，减轻了部门工作量。也实现了住房管理信息重要数据的电子档案归档［10］。系统支持了目前清华大学1万余套（间）住房的管理，总面积70万 m2，每月房租超过300万元［11］。

（3）支持房屋使用流程信息化，提高管理水平。系统实现了房屋使用的全过程（入住、续租、异动、退房等）的信息化管理。另外，针对住房房租计算、水电燃气费用结算、房租代扣、房租凭证自交等房屋使用过程中产生的复杂费用情况［12］，实现了自动结算、账务和财务集中管理，简化工作的同时避免出现管理漏洞。

（4）提供综合查询、统计功能，辅助进行管理决策。系统提供了多角度、全面的房屋信息综合查询，各类房屋统一管理。房屋使用情况可以实时统计，并通过与学校教职工基本数据共享，进行住房资源分配、利用情况的总体统计，也为房屋的继续建设、房屋资源的充分利用提供决策支持。

5 结束语

住房管理信息系统的建设实现了相关业务的信息化，提高了清华大学房屋管理水平，技术成熟、业务思想领先。在房屋管理、物业管理等方面，已经发挥了重要作用。后续将继续面向全校各级领导、广大教职工，提供全面、深入的住房信息服务，支持学校住房相关政策的落实。随着系统的深入使用和进一步建设，系统还将会发挥出越来越大的作用。

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［1］刘权辉.高校房地产管理信息系统的开发与应用［J］.企业科技与发展，2008（22）：375-376.

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