港口设备的备件采购与库存控制

林金英 庄志忠 陈清彬

（福建船政交通职业学院机械工程系 福州）

一、概述

福州港机械设备主要有杂货码头的门座起重机、轮胎吊、汽车吊、底盘车、叉车等国产设备；散货码头的卸船机、皮带输送机及装载机等；集装箱码头的岸桥、轮胎式及轨道式龙门吊、正面吊、堆高机等，由于进口件所占比例较大、价格昂贵、利用率高，设备又处于老化期，因此设备管理难度较大。例如，集装箱码头的起重机主要有上海振华港机生产的岸边集装箱起重机（简称岸桥）、轮胎式及轨道式龙门起重机，主要的电控系统、减速箱等核心关键零部件均为进口件；装卸搬运的机械主要是瑞典卡尔玛的正面吊、堆高机以及德国林德叉车等，它们不但价格昂贵，而且大多是90年代初、中期引进的设备，使用时间均在10年以上，已进入老化期，有些备件国外已停止生产。随着集装箱吞吐量的逐年递增，2013年达到150万TEU，设备利用率不断提高，为保证其可靠性与维修性，特别是减少故障停机的待料时间，企业利用有限的资金做好备件的采购管理与库存控制工作，取得了较好效果。

二、加强备件的采购与入库管理

（1）编制采购计划。使用部门提交正式的备件采购请求时应包括：所需备件明细项说明、质量和数量要求、期望交货日期、备件请购申请人等，经设备管理部门审核汇总后提交给采购部门。采购部门在收到正式备件请求后，根据用户单位需求及备件库存情况制定采购计划，做好综合平衡，以便保证备件的及时供应，降低备件库存及成本，减少紧急采购情况发生。

（2）供应商评估和选择。对供应商的备件质量、成本、供应、服务等方面进行评估，通过确立级别，实现择优排序。确定出合格的供应商后，采购部门要对采购的备件、材料进行货比三家，并提供给上级有关部门审定，如采购委员会。采购委员会通常由技术负责人、财务负责人和副总经理3人组成，有最终决定权，对采购部门提供的货比三家询价情况进行质询与审定，选择性价比最优的供应商进行采购。

（3）采购与监督订单。发送订单的目的是为用户购买到合格的备件，对数量大及常用的备件，则要求供应商报价或投标，既可用总购货订单方法，也可用个别订货订单方法；少量或紧急的备件购买可直接与合格供应商联系，但要制定出控制措施。监督订单的主要目的是为了正确执行企业的采购原则，监督备件按期送达，还可对供应商的绩效表现等进行评价与反馈。例行追查订单，尤其是数量大或交货时间长的进口备件订单，能使采购部门预见送货延迟问题，并将这一信息及时传递到相关部门。同样有关部门也可把所需备件数量与交货变化情况及时传递给采购部门，使他们能够及时调整各自的计划。

（4）接收供货。接受供货的主要目的是确保备件的质量能够满足使用要求。收货部门必须检查供应商交付的备件质量与数量，同时通知采购、用户等单位进行联合检验，验收组由仓管员、采购员及技术员组成。如果备件不符合接收要求，应将其退回供应商，并要求赔偿或替换。

（5）入库与核销。备件经过验收组检验合格，并与采购委员会审批的比价表核对后，仓管员给予入库上架，并打印出入库单。采购员可凭比价表、入库单、备件发票等去财务部门报销。

三、加强备件的库存控制

1.备件库存管理的考核经济指标

为减少备件资金积压，加快资金流转，保证设备的可靠性与维修性，需对备件管理部门实行绩效考核，目的是提高人的主观能动性和科学合理地确定备件库存资金定额，并以此作为考核备件管理部门最主要的一个绩效指标。同时结合备件资金周转期、备件库存资金周转率与资金占用率辅助指标进行考核。

（1）备件储备资金的核算。因为设备、备件的多样性及历史遗留的不合理备件等原因，企业既不能简单地以备件卡上规定的储备定额进行核算，也不可笼统地以设备原置的2%～3%进行简单估算，应遵循“以耗定储”的原则，即，在制定储备定额时，只能对易损件、一般件来做适当储备，如果备件储备的需用总资金超过规定值时，就要对储备定额作适当调整，调整原则是确保生产的关键备件，削减辅助设备备件。一般情况下，企业是以上年度的备件储备金额，结合上年度的备件消耗金额及本年度的设备维修计划，来确定本年度的备件储备资金定额，例如，2013年度企业备件储备资金定额就是根据上述情况确定为420万元；同时还要根据以下经济指标来衡量检查备件管理的工作质量与水平。

通过以上仓库备件的经济量化指标，可对备件管理部门进行绩效考核。同时通过对库存备件的发放、使用动态信息的统计分析，可以摸清备件使用期间的消耗规律，逐步修正储备定额，合理储备备件。于此同时也可采用以下的备件库存管理方式，及时处理积压备件、加速资金周转，进一步降低库存资金。

2.实施新的库存管理模式

福州港集装箱码头机械设备品种规格较多，既有码头前沿的岸桥、门座起重机等装卸船设备，又有堆场的轮胎式及轨道式龙门起重机、正面吊、堆高机、叉车等拆堆垛机械设备，水平搬运的集装箱牵引车、半挂车等。设备使用时间长，已进入老化期，且设备的主要配套件呈多样性。例如，电控系统既有SIEMENS、ABB、GE、YASKAVA、OMRON等知名国外电控品牌，又有武汉港迪、常州基腾、上海海得等国产品牌。备件有成千上万种，性能、规格、价格差异大，对设备影响程度不一，采购周期不同，如果储备齐全，则需要非常大的流动资金，若储备不足又会导致停机待料，难度可想而知。为此，除了在技术上逐渐进行国产化改造外，在备件储备上还采取了以下措施。

（1）ABC分类储备。进行备件的A、B、C分类储备，有利于在备件管理工作中抓住重点，利用好有限的备件储备资金，保证设备正常运行，并在设备管理工作中有针对性地开展状态检测和预知性维修。

A类备件。需重点储备，一般为储备期长（周转速度慢）、重要程度高，因为无法修复而导致长时间停机、无法临时替代，储备件数较少（通常只有1~2件）、采购制造较困难而价格又较高的备件。例如，电控系统中的变频器、PLC、模块类电气配件、特殊电缆、传感器、液压元件、精密器件等。对此类备件要重点控制，在保证供应的前提下控制好进货量，应按最经济、最合理的批量和时间进行订货和采购。可采取定时、定量进货，保证生产的正常需要。此类备件约占库存的65%。

B类备件。对B类备件的控制不如A类那样严格，订货批量可适当加大，时间可稍有机动，对库存量的控制也可比A类稍宽些，例如，发动机配件、液压系统密封件、传动皮带、链条、接触继电器等，此类备件约占库存的20%。

C类备件。由于其耗用资金不大，而品种较多，为了简化物资管理，按照计划需用量一次订货，或适当延长订货间隔期等，减少订货次数。例如，螺栓螺母、轴承、密封件等。此类备件占库存的10%～15%。

（2）实施ERP信息化管理。企业引入了ERP（企业资源计划）管理系统后，将备件管理中的计划申报、审核、采购、出入库，以及备件编码、录入、查询等，均放在ERP信息管理系统平台上进行。在平台上设置了备件采购管理、库存管理、查询统计管理等模块，有相应的操作流程，对应相关的责任单位与责任人，为备件管理提供便捷的服务。利用ERP强大的查寻功能，可大大缩短统计与计划调整的时间。

ERP的采购管理模块中有备件分类编码、月计划申报、请购备件申报、采购订单查询审核功能，其中备件分类编码中不仅为备件提供相应的规格型号，还可填加对应设备、相应厂家、图纸资料信息，大大缩短备件查阅、整理时间。库存管理模块有备件出入库管理、修旧利废、社会库存管理等功能模块，查询统计模块包含有库存信息查询、出入库明细查询、部门订货情况查询、各车间备件分配情况查询、呆滞物料查询功能。为统计、查询、改进、创新等提供有力的支持，大大提高了工作效率，降低了管理成本。

（3）扩展社会库存与互助储备。社会库存是供应商按企业的年消耗定额提前准备的一定量数的备件，储备在企业或供应商的仓库，采用先使用后付账的方式执行采购合同。对每年可以预估、有一定消耗量的易损件来说，如润滑油料、燃料、轮胎、钢丝绳、各类滤芯等备件，可采用1年1次的招标采购，确定并与供应商签订年度采购供应合同，需要时通知供应商供货，使用后再付账。不但不占用公司的备件储备资金，还可将备件储备成本转移至供应商那里去，降低了企业备件储备资金与储备风险。

对价格昂贵、稀缺或已停止生产的备件，可与同行业或设备相同的企业采用互助储备的方法，例如，与深圳赤湾港集装箱码头、厦门港集装箱码头横向联合储备一批金额较大的备件，如变频器、PLC模块、励磁板等，并互通备件储备信息，相互弥补储备和借调等。

四、结论

综上所述，福州港集装箱码头通过遵循严格的备件采购入库制度流程，把好备件的采购计划关，严格控制采购价格，保证入库的是高性价比备件。同时对备件库存采取经济绩效指标考核与现代化的备件库存管理等方法，大大减少了储备资金的压力，加速了资金周转速度，降低了库存资金数量。备件储备资金，从2009年的700多万元，降低到2013年的420万元，及时处理了一批积压或无法流动的备件，加快了资金周转，提高了企业经济效益。