我国会展文献建设的现状与对策

(集美图书馆 福建厦门 361021)

1 会展业及会展文献

会展是指会议、展览会、博览会、交易会、展销会、展示会及各种体育、文化、节庆等大型集体性活动的简称。

近年来，中国会展业在各城市发展迅速，形成了“环渤海、长三角、珠三角、东北、中西部”五个会展经济产业带，可用于举办各种展会的场馆面积已居世界前列。〔1〕截至目前，中国内地共有58个国际化专业展览会获得国际展览业协会(UFI)认证，数量位居世界第四。〔2〕根据“中国会展教育发展十年论坛”及第四届中国会展教育与科技合作发展论坛上的相关报告，我国至今共有55所本科高校、超过200所专科院校开设会展专业。〔3〕无论是会展的设施，还是会展品牌，会展的教育，这些数据都表明，会展在当前中国已形成一个重要的产业链，伴随而生的文献资料理应得到图书馆界的重视。

会展文献是以会展内容为中心所形成的记载物。从内容上讲，它包括会展新闻资讯、会展信息、行业知识、国家相关政策、法规、主办方信息、展馆风采、会展服务、参展组织所提供的推介资料、会展会刊、相关报告会所形成的文献资源等等。会展文献以其报道及时，内容专题、实用、前沿，数据可靠等特点，不但对科研人员有重要意义，对经营管理人员也具有重要的参考价值和指导作用。因此，作为文献收藏机构的图书馆理应加以重视，将其作为一种重要的文献资源进行建设。

2 我国会展文献建设现状及存在问题

2．1 我国会展文献建设现状

2．1．1 会展文献建设情况

表1 会展文献收藏情况

为了更好地了解我国会展文献建设的现况，笔者以主题词为检索字段检索会展数量前十名〔4〕的会展城市所在地图书馆书目，得出文献建设数量结果(如表1所示)。

从表1可以看出:①各地的收藏建设仍处于起步阶段，收藏量太少。国家图书馆的收藏量同样不高，其原因可能在于会展文献大部分以非正式出版物方式出现，不存在呈缴本制度，因此影响了其收藏。而全国十大会展城市所在地图书馆同样缺乏收藏意识，收藏量同样极少。②会议文献相当于其它各类会展文献的总和。这说明当今各馆对会展文献的收藏仍以会议为重点，对于展览会、交易会、展销会、博览会、信息发布会等产生的大量新兴文献重视度不高。③各地图书馆在文献组织时主题词标引不统一。对于此类文献，主题词就有展览会、交易会、展销会、博览会、展会、会展等，同一种文献在不同图书馆的主题标引都有各自的表述。同时，笔者在检索查阅过程中还发现会展文献的分类标引也比较混乱。同一主题甚至同一种文献分类标引的结果完全不一。

在开展会展文献建设的过程中，除了个别图书馆在自建数据库方面有些建树外，大多图书馆还是依靠外购《中国知识资源总库》、《万方数据》、《维普资讯》等数据库为主，经检索统计，这些数据库中包含会展文献数量(如表2所示)。

从表2可以看出:①会议文献远大于其他会展文献的数量。②相对于个体图书馆而言，在会展文献数量上的积累还是比较丰富。

在检索查阅过程中，笔者同样发现这些文献在标引方面也较为混乱;除会议主题文献外，其它的文献也比较集中于正式出版物，对于产品资料涉及较少。当然，也有好的一面，即万方数据库中专门组建了《中国企业、公司与产品数据库》，其内容与会展文献当中的企业、产品类文献相似，值得各地图书馆借鉴。

2．2 会展文献建设过程中存在的问题

经过对十大会展城市所在地图书馆的调查发现，会展文献建设主要存在以下问题:

2．2．1 收藏量偏少，文献基础薄弱

根据集美图书馆多年来会展文献的建设经验，以“九八中国投资贸易洽谈会”、“中国(厦门)国际石材展览会”为例，每一个大型会展在展馆内呈现的文献均在1000种以上，通过筛选至少有500种具有收藏价值。以此类推，仅以获得国际展览业协会(UFI)认证的中国内地58个国际化专业展览会计算，每年可产生的文献不低于58000种。然而，从表1中可以看出，包括国家图书馆在内的11个较有代表性的图书馆的会展文献总量不足85000种，这与海量的会展文献资源相比，极不对称。

2．2．2 地域性强，未能形成集聚效应

本次调查主要涉及岗前培训四个方面的需求调查，即培训内容、培训师资构成、培训方式、培训考核方式，调查结果反馈如下：

会展文献虽然来自五湖四海，但散发地却集中于某地域或场馆。如中国投资贸易洽谈会在厦门，中国国际高新技术成果交易会在深圳等，会展文献的如此集散方式只能依靠当地个体图书馆去收藏，而当今的图书馆界尚未对此类文献组建、开发、利用，导致文献未能形成集聚效应，相互间的支持不足，这必将造成会展文献建设在广度和深度上的局限性。

2．2．3 文献缺乏层次，深度不够

从各地图书馆收藏的会展文献内容看，除了会议专题文献外，其它会展文献主要集中于会展专刊、新闻资讯、会展信息、行业知识及会展业研究性文章等，对于会展上呈现出来的最丰富的文献资料——产品(展品)资料等非正式出版物涉及少，而这些文献的情报价值不亚于会议文献。据美国科学基金会及日本国家统计局调查:世界上95%产品情报来源于产品资料。〔5〕

至于会展活动中网络媒介或网民群体所表达出的重要节点信息、会展上最具影响力的论坛信息、展会策划、展会服务及相关配套活动等方面涉及的很少。从而造成收藏的文献覆盖面太小，文献结构的广度、深度都不够。

此外，对于会展文献的研究更是少之又少，以“会展文献”为关键词，从CNKI中国知网中检索相关文献，结果仅有23篇，通过仔细阅读，真正意义上的研究性文章只有11篇。这在一定程度上说明图书馆界对会展文献建设的重视度不够。

3 会展文献建设策略

3．1 提高认识，重视会展文献建设

会展文献是近年来产生的一种新型文献资源，带给图书馆大量新的读者群体。各地图书馆应本着为读者服务的文献收集理念，提高认识，加大力度全面搜集、开发、利用与会展相关的文献资源，并及时展示给读者，促进会展文献价值的提升。

3．2 拓宽文献收集途径，夯实文献基础

3．2．1 主动参与到会展活动中去

除了传统的会议文献及行业知识文献(如教材、专业报刊)外，绝大部分的会展文献在出版发行上不同于一般性的图书报刊，通常情况下，会展文献是不标价不出售，是免费发放和赠阅。〔6〕因此，图书馆应主动地参与、融入到会展活动中去，保持与会展主办机构及会展场馆的联系，获得深入到会展活动现场获取现场文献的机会，同时也能为延伸文献的追踪采集打下基础。

3．2．2 多途径采访，打造完整的文献群

除了正式出版物外，会展文献主体主要包括会展前、会展中、会展后三个阶段所产生的文献。这些文献的产生、发放、传播地点是多方位的。〔7〕图书馆的采访应正视会展文献的这一特点，主动作为，积极探索文献采访的各种途径，以订购、现场访求、委托采访、交换、获赠、跟踪采访等多种多样的形式，力求做到所收藏的文献能够全面、及时、真实地反映会展的方方面面，打造完整的文献群，为会展业及广大读者提供坚实的文献基础。

作为关注会展文献建设十年之久的集美图书馆，长期以来坚持收集与新闻采写相结合的方式组建会展文献，取得了较为显著的成效。据统计，集美图书馆平均对每个会展进行有针对性地采访并撰写出相应的报道5－8篇，除了在自办的《图书馆信息》上发表外，更多的是充实到所建的数据库中，呈现给读者，得到了相关行业从业者、研究者及会展爱好者的高度评价。

3．3 规范标引

如前所述，会展文献的标引较为混乱。从主要图书馆收集的会展文献的分类标引看，通过检索发现，同一主题甚至同一种文献的分类标引结果不尽相同，虽各有依据，但仍有值得同行们商榷的地方。就中图法而言，也存在着G245“展览馆、展览会”、F063．1“非生产领域经济学”、F08“各科经济学”、F713．83“商品展示与展会设计”、F752．3“对外贸易组织与会议”、F719“商业服务业”等类目。〔8〕因此，如何规范会展文献的标引，除了完善《中图法》的会展类目外，各地图书馆还应深入地研究会展文献的功能、学科属性，尽量将其标引规范，为建立会展文献联盟打好基础。

3．4 及时展示

会展文献有个特别显著的特征是即时性。它的产生与传播及作用在许多层面上都有较强的时效性，因此，会展文献入藏后的作用如何发挥，很大程度上取决于是否及时展现给读者。2008年10月12－17日，第十届中国国际高新技术成果交易会在深圳举办，深圳图书馆及时深入到“高交会”现场，征集了大量的会展资料，并于14日在图书馆阅览区为读者设立“高交会专题文献”展示，使会展进一步向展馆外延伸，成为会展的“第二会场”，让更多的读者未临会场即可了解展会的基本情况。〔9〕

3．5 构建联盟，深入研发，为会展业的发展服务

会展文献的集散地主要集中在特定时间、特定地点举办的会展现场，异地图书馆的收藏难度太大，更多地只有依靠会展所在地图书馆的作为。会展文献的这一特征决定了单靠一个图书馆的作为所形成的文献是单薄的，其价值与利用率将受到影响。因此，构建会展文献建设联盟比起其它文献而言更加迫切。只有各地图书馆积极行动起来，把好本地关，并通过联合采访、共建数据库、网络整合等一系列途径强化联盟合作建设，才能形成一个较为完整的文献群，以利于综合研发、利用。

以集美图书馆为例，该图书馆共组建十个以会展为主题的文献专题资源并建立了相应的数据库，但因地域关系，只能建设以厦门为中心的会展文献，厦门以外地域举办的同样主题的会展文献难以收集，显得较为单薄。比如，石材展在厦门每年举办一届，其规模虽然在国内首屈一指，但在北京、天津、广东、上海等地，每年也都有相当规模的石材展，集美图书馆因地域关系却无法前往收集，只能孤立地收集在厦门举办的石材展的相关文献资料。如果几个地方图书馆能联合建设，去同存异，互通有无，共享资源，共同研发，探讨出一条联盟建设之路，那么，我们将有十足的理由相信，这样的文献联盟建设将为石材业、乃至会展业的发展作出更高层次的服务。

1．Mba智库百科．中国会展业发展简况．〔2013－08－08〕．http://wiki．mbalib．com/wiki/%E4%BC%9A%E5%B1%95

2．中商情报网．2012年中国会展业发展报告．〔2013－09－09〕．http://www．askci．com/news/201309/04/0411504233532．shtml

3．郭飒飒．中国会展教育发展十年论坛在沪举行．〔2013－09－09〕．http://www．shedunews．com/zixun/shanghai/gaodeng/2013/01/14/480302．html

4．陈顺水．中国各大会展城市排名:青岛名列第八．〔2013－08－15〕．http://qd．ifeng．com/xinwenzaobanche/detail_2012_09/06/325099_0．shtml

5．姜华珍．信息时代如何开发利用灰色文献．图书馆论坛，2001(4):72－74

6．傅晓鸣．展览会文献及其收集和利用．图书情报论坛，1997(3):34－36

7．黄祖彬．中国——东盟博览会文献专业馆采访探索．图书馆界，2011(1):83－85

8．石继华．会展类文献在《中图法》中的分类探讨．扬州教育学院学报，2011(3):38－41

9．肖更浩．特藏服务部及时为读者设立“高交会专题文献”展示．深图通讯，2008(4):86－87