论2000～2012年图书馆办公自动化研究与发展

徐淑娟 都平平 邓志文 贾志勇

（中国矿业大学图书馆，江苏 徐州 221116）

1 引言

图书馆办公自动化建设是数字图书馆的一个重要组成部分，是指将计算机和网络通信技术应用于图书馆工作流程，使各个流程物化于一个数字化、网络化的综合信息管理平台，通过这一平台完成公文管理、日常事务处理、数据分析和统计决策等，从而实现无纸化办公、协同办公和远程办公，有效节约人力、物力、财力，提高办公效率和管理水平。可见，数字图书馆的管理办公自动化系统不应该仅仅是代替传统的手工工作的办公自动化，应该也是以资源共享、协同工作、信息服务为主要特征的办公自动化[1]。数字图书馆发展要求建设与之相匹配的办公自动化系统，完善的办公自动化系统将会有效推进数字化图书馆的进程。笔者旨在通过研究2000～2012年图书馆办公自动化建设和发展的情况，分析图书馆办公自动化的未来发展方向和趋势。

2 研究和发展概况

基于研究资料准确性、全面性和严谨性的考虑，笔者选取中国学术期刊数据库和维普中文科技期刊全文数据库作为文献来源，以2000年1月1日～2012年12月31日为时间限定进行检索。在CNKI数据库中，以“主题=图书馆and主题=办公自动化”为检索式进行检索，得到记录184条，剔除不符合主题的文本记录，有效记录共计55条；在维普中文科技期刊数据库中，以“题名或关键词=图书馆与题名或关键词=办公自动化”进行检索，得到记录69条，剔除不符合主题的文本记录，有效记录共计44条；然后将两个数据库的有效记录进行分析、比对和去重，最终获取2000年以来图书馆办公自动化研究方面的文章62篇，其中学位论文4篇。

2.1 文献计量分析

2.1.1 年度分布

20世纪80年代后期，办公自动化在我国迅猛发展起来；90年代初期，办公自动化应用于图书馆管理工作中，开启了图书馆办公自动化发展的进程。2000年以后图书馆办公自动化建设和研究走向深入，相关研究文献分布如图1所示。

图1 2000~2012年图书馆办公自动化研究文献年度分布

由图1可以看出，2000年以来图书馆办公自动化研究呈现阶段性发展的趋势，2003年和2006年是图书馆办公自动化研究的两个高峰；2007～2010年期间对图书馆办公自动化的研究和关注度相对稳定，2010年以后学术界对图书馆办公自动化关注较少。

2.1.2 研究对象分布

图书馆办公自动化研究文献中专门论述高校图书馆的文章有30篇，专门论述公共图书馆的文章有11篇，专门论述中小学图书馆办公自动化的文章有两篇，泛指的对图书馆办公自动化的论述文章有19篇。其中专门论述高校图书馆和公共图书馆办公自动化的文章一般是对于该图书馆办公自动化建设探索历程、实践经验和成果等展开论述。研究对象分布比例见图2。

图2 研究对象数量比例

统计分析表明，对高校图书馆办公自动化建设方面的探索几乎占10余年来图书馆办公自动化研究文献的一半，这与高校学术阵地和科研前线的性质密不可分，也是高校图书馆提升自动化水平和管理服务水平的一个突破点。高校图书馆办公自动化建设中北京大学图书馆、清华大学图书馆、西安交通大学图书馆和武汉大学图书馆起步较早。公共图书馆中辽宁省图书馆和大连市图书馆办公自动化建设起步较早，2000年以来研究涉及辽宁省图书馆办公自动化建设的文章有两篇，而涉及大连市图书馆办公自动化建设的文章有3篇。

2.1.3 载文期刊分布

2000～2012年间，图书馆办公自动化研究文献中发表在图书情报专业期刊的论文36篇，占全部文献比例的58.1%；发表在非图书情报专业期刊的论文22篇，占全部文献比例的35.5%；硕士学位论文4篇，占全部文献比例的6.4%。研究文献中核心期刊论文10篇，占全部论文比例的16.1%，其中《图书馆理论与实践》《现代图书情报技术》的发文量均在3篇以上（见表1），一定程度上表明了学术界对图书馆办公自动化研究的重视。

表1 载文期刊分布

2.2 图书馆办公自动化发展阶段

对于图书馆办公自动化的发展历程，目前有以下几种划分：吕波提出四层结构模式，即综合办公自动化系统（IOA）、广义办公自动化系统（OAS）、分布式办公自动化系统（DOA）和基本办公自动化系统（BOA），IOA为最高层次，BOA为最低层次[2]。高大为则将办公自动化划分为3个层次，即事务型办公自动化系统、信息管理型办公自动化系统、决策支持型办公自动化系统3个层次逐步递进[3]。傅俊等认为办公自动化发展历经了3个阶段：第一阶段办公自动化是以数据处理为中心；第二阶段办公自动化是以工作流为中心；第三阶段办公自动化是以知识管理为核心[4]。齐昕在其硕士论文《基于工作流技术的办公系统的研究与实现》中提出，截止到2005年，办公自动化系统已发展到第四代，第一代是以单项业务处理为中心；第二代是以数据为处理中心的传统MIS系统；第三代是以工作流为中心的办公自动化系统；第四代办公自动化系统是在第三代基础上，以知识管理为核心的办公自动化[5]。

笔者认为2000～2012年图书馆办公自动化发展可划分为3个阶段：2000～2004年，图书馆办公自动化从单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用向使用办公软件过渡，2003年研究达到高峰，原因在于随着图书馆局域网或广域网的开通，图书借阅、编目等业务工作实现了自动化，日常办公的自动化随即提上了日程，逐步开始探索适合图书馆办公需要的软件；2005～2009年，知识管理理念贯穿于图书馆办公自动化发展中，群件技术得到广泛应用。2006年关于图书馆办公自动化研究的论文高达11篇，其中关于知识管理的有《基于Lotus Notes的OA系统与图书馆隐性知识管理》[6]《基于知识管理的图书馆办公自动化系统》[4]和《利用办公自动化实现图书馆的知识管理》[7]3篇论文。2009年至今，Web2.0的发展和完善成为图书馆办公自动化发展新的助推力，图书馆办公自动化由此走向转型，发展成为连接图书馆各个职工、各个工作环节、各类信息和资源的综合行政管理系统。

2.3 图书馆办公自动化系统的功能设计

2000～2012年关于图书馆办公自动化的文章中70%以上都有关于办公自动化系统功能模块或者功能设计的论述，一般而言，图书馆办公自动化系统应具有如下功能：日常管理、人事管理、公文管理、文书档案、考勤管理、财务管理、设备家具管理、业务统计、交流互动、学习培训等，见图3。其中，交流互动是办公自动化系统中的BBS（电子公告板），为馆员提供网上交谈、发布消息、讨论问题、传送文件和学习交流的平台。学习培训模块包括馆内业务学习和外出考察培训，实现馆内业务学习培训材料（学习笔记或PPT讲义等）和馆员外出考察受训的总结材料上网，方便下载学习，以提升图书馆内部整体的学习氛围[8]。除上述基本功能外，各图书馆根据其自身情况，还开发了IP地址管理、办公用品、大事记、电话记录、车辆管理、值班安排、多功能厅管理、电子邮件、通讯助理、实用信息和照片库等功能模块。

图3 图书馆办公自动化系统功能模块

值得说明的是，日常管理、人事管理、公文管理、文书档案、考勤管理、财务管理、设备家具管理、业务统计等功能模块可以说解决了图书馆的基本事务型工作，而交流互动、学习培训模块的设置则体现了知识管理和协同创新的诉求。

2.4 图书馆办公自动化开发软件分析

目前针对图书馆办公自动化软件开发平台主要分为3类：基于关系数据库的办公系统，基于关系数据库的管理系统和基于群件系统。各类开发平台的优缺点比较如下：

①基于关系数据库的办公系统

优点：因为业务逻辑是在客户端，其数据处理能力强，访问速度快，开发工具适用范围广。

缺点：一般采用客户机/服务器结构，安装维护较困难，在广域网支持方面不够，扩展为Intranet结构难度较大。系统的可伸缩性、扩展性较差；客户端安装大量的运行程序（胖客户），加之系统的安全权限及工作流管理是由开发者在关系数据库中实现，因此开发工作量大，维护较困难。所以基于关系数据库的办公系统呈现淘汰趋势。

②基于关系数据库的管理系统

优点：软件应用的业务逻辑完全在应用服务器端实现，客户端只需要浏览器即可进行业务处理，负载轻。应用系统全部在服务器端，具有一次编写随处运行的特点，系统开放性好，有良好的可移植性，系统维护升级方便。

缺点：开发手段和能力有限，对复杂的工作流和权限设置等要求显得力不从心。使用关系数据库无法满足现代化的办公和管理中的文字、数字、图形、图像、声音和视频信息的存储要求。

③基于群件的系统

优点：具有先进的邮件处理和通信机制，便于工作组成员之间的协同工作，系统的可伸缩性和扩展性较好；完善的通讯手段和强大的非结构化数据支持能力；同时提供强大的安全和权限以及工作流管理机制，开发周期短、稳定可靠、方便易用、能够高效率处理非结构化信息；程序和数据一般放在服务器上，很容易和Web应用结合在一起。

缺点：以Notes为例，它不能（或不适合）实现关系数据库擅长的基于数据的联机事务处理（OLTP），如账务处理、库存、储蓄等，处理结构化数据能力较弱。开发工具缺乏灵活性，不擅长数据的计算、分析和统计，运行效率较低，不利于进行多种复杂应用的集成。

通过对10余年来图书馆界研究文献的分析不难得出，在以上3种办公自动化开发软件中，基于关系数据库的管理系统（B/S）因软件开发者水平提高、网络技术的不断完善以及其特有的安装部署简单、维护方便等特点，在最近几年系统开发中使用逐渐广泛和增多，占到3种开发软件的61%；基于群件系统（NOTES）紧随其后占23%；随着云计算等新兴学科的出现，提倡服务器云存储，客户端免安装的新兴办公模式逐渐普及，传统的基于关系数据库的办公系统（C/S）在软件开发中的使用减少，只占到16%，见图4。

图4 图书馆办公自动化软件所使用开发平台分布比例

3 图书馆办公自动化发展趋势

从图书馆办公自动化发展的现状看，有效利用Web2.0技术改进办公自动化系统已成为共识，但如何有效应用新兴技术并使其在图书馆办公自动化系统中发挥最大效益还有待探讨。图书馆现有办公自动化系统缺乏与业务管理系统（如汇文系统）的整合，即使系统内部各功能模块间也缺乏嵌入和有机融合，未能实现彻底意义上的办公自动化流转。杨峰等提出的数字图书馆管理自动化结构模型，集成了图书馆现有的馆藏资源及对图书馆业务流程的管理，实现了办公室功能的自动化，及与外部数据源的通讯，满足了数字图书馆管理自动化的基本需求，是图书馆办公自动化发展新趋势的有效尝试[1]。

①实现图书馆办公自动化系统各功能模块的无缝对接，搭建协同管理平台。未来的图书馆办公自动化系统是基于Web的，根据图书馆需求本地化的，覆盖图书馆各个业务工作层面，满足各个层次人员（决策层、部室主任层、职工层、外联层）需求的协同管理平台，通过这一平台，可以方便地进行资料获取和收集、数据的统计和分析，实行工作状态跟踪和监控，进行业务和行政管理、信息交流等，最终为图书馆适时调整服务方式和策略提供决策依据。

②知识驱动模式下图书馆办公自动化系统走向转型，注重知识组织和管理。图书馆是以服务读者为第一要旨的，作为业务部门，更多关注的应是职工间业务知识的交流，促进隐性知识向显性知识的转化，以便更好地提升职工业务素养，创新服务模式，提高服务水平。图书馆办公自动化平台应构建统一的知识库，包括实现面对面的经验传授、专家培训、学习研讨、各种会议资料及业务总结等的交流，还应提供远程教育、在线学习等多种继续教育方式，通过手机门户，还可以查看业界最新动态。借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提升职工的素质、技能及执行力。

③图书馆办公自动化系统愈发人性化，支持移动办公。职工登录系统就可以迅速查看最新的新闻、公告通知、个人行程安排，进行待办事宜处理、收发邮件等。办公自动化系统具备类似QQ的实时通讯工具，可以方便地实现信息交流和广播、文件传递与共享；可以与Office完美集成，包括Word文档在线编辑，自动上传、痕迹保留、文件套红注、手写签名、电子印章、打印等功能。支持多人、多步骤协同完成工作，集成汇文系统等图书管理系统业务软件，可以随时进行数据统计、分析和挖掘，为领导决策提供参考。拥有完善、强大的工作流应用，同时还包括列车时刻、电话区号、邮政编码、法律法规、常用网址等大量的实用信息，提供强大的管理和业务支持工具。

与此同时，手机图书馆的发展为图书馆移动办公提供了契机，通过实现移动终端与PC端办公系统的无缝连接，可以将图书馆办公自动化平台上的公文、流程、通讯录、文件管理、日程、通知公告等扩展到手机移动终端，实现移动审批、移动会议管理和移动日程管理等办公事务。

总之，随着信息技术的不断发展和办公自动化软件的不断完善，图书馆办公自动化系统将延伸到业务和管理的各个环节，实现集成化、智能化、数字化，可以方便、快捷地实现各部门以及人员之间的协同，从而为用户服务工作的开展提供高效的协同工作平台。

[1] 杨峰，李娟，张惠君.利用Domino/Notes实现数字图书馆管理自动化系统[J].图书馆理论与实践，2010（1）：88-91.

[2] 吕波.浅析图书馆办公自动化系统[J].图书馆研究与工作，2000（2）：46-47.

[3] 高大为.办公自动化在图书馆中的应用[J].北京林业大学学报：社会科学版，2004（9）：128-130.

[4] 傅俊，蔡文杰.基于知识管理的图书馆办公自动化系统[J].图书馆学刊，2006（6）：138-139.

[5] 齐昕.基于工作流技术的办公系统的研究与实现[D].大连：大连理工大学，2005.

[6] 邢军，董忠田.基于Lotus Notes的OA系统与图书馆隐性知识管理[J].图书馆学研究，2006（2）：12-14.

[7] 李蔚.利用办公自动化实现图书馆的知识管理[J].图书馆学刊，2006（2）：128-129.

[8]张洪钢，李晓镝.图书馆办公自动化系统研究与设计——以沈阳师范大学图书馆为例[J].图书馆学刊，2009（8）：109-111.