协同论视角下文献采访工作新思路

2014-12-25李爱明

图书馆学刊 2014年2期

李爱明

（湖北工程学院图书馆，湖北孝感 432000）

文献采访是图书馆基础性工作。图书采购质量对学校的学科建设、专业发展、教学与科研、学生的阅读等起着至关重要的作用。协同论认为，千差万别的系统，尽管其属性不同，但在整个环境中，各个系统间存在着既相互影响而又相互合作的关系。其中也包括通常的社会现象，如不同单位间的相互配合与协作，部门间关系的协调，企业间相互竞争的作用，以及系统中的相互干扰和制约等[1]。根据图书文献采访实践，图书馆采访工作应逐步完善当前采访方式，运用协同论的研究成果，探索和发展适应新形势的采访方式，即以学科馆员为主导，采访人员、学科馆员、其他部门馆员、教师、学生集体参与，以产生协同效应，进而有效提高文献采访质量。

1 协同论及对文献采访工作的启示

协同论（synergetics）亦称协同学或协和学，其创立者是联邦德国斯图加特大学教授、著名物理学家哈肯（Hermann Haken）。协同学一词来源于希腊文，意为共同工作。协同论告诉我们，系统能否发挥协同效应是由系统内部各子系统或组成部分的协同作用决定的，协同得好，系统的整体性功能就好。如果一个管理系统内部，人、组织、环境等各子系统内部以及他们之间相互协调配合，共同围绕目标齐心协力地运作，那么就能产生1+1>2的协同效应[1]。

一般情况下，图书采访人员是高校图书馆文献资源建设者，是图书购买的直接“操刀者”，其购买决策影响着馆藏建设质量，但采访人员不可能对所有专业的文献做到谙熟于心。因此，各高校以图书馆学科馆员制度的建立为契机，运用协同理论，逐步形成以学科馆员为主导，多方人员参与的采访方式将更有利于提高文献采访质量。它利用学科馆员自身拥有的学科专业知识，以更了解院系师生文献需求的优势，成为选购图书的主体；鼓励教师与学生读者参与选书，集思广益；图书馆采访工作人员只是进行宏观协调。此方式能大大提升图书馆文献收藏质量，更好地满足读者文献需求。

2 国内外文献采访工作调查

美国许多大学图书馆的文献采访工作由学科专家来承担，以美国康奈尔大学图书馆为例，学科馆员是采访工作的主体，选书是学科馆员的四大职责之一。在该图书馆，参考与采访是学科馆员最主要的工作。参考职责主要是解答读者咨询、提供用户培训；采访职责主要是参与学科书刊订购。每个学科馆员需要了解其所负责学科的馆藏资源分布情况，院系读者文献信息需求，以及本学科学术最新发展动向。他们与院系教师、书商、图书馆采访部门联系非常密切。每个学科馆员以学科来划分业务工作，其手中每年有专项资源采购经费，由其决定本学科的书刊购买。图书馆采访工作人员负责办理采购的事务性工作，如数据查重、发订单、验收等，除对各院系学科之外的文献进行选购外，一般不参与选书决策[2]。

目前，我国多数图书馆文献采访工作的主体仍然是采访部工作人员。受知识结构局限性的影响，采购人员不可能对每个专业和学科都十分了解，对一些不熟悉的学科，在进行采购时只能凭借自己的主观判断，这就可能影响图书采购质量。1998年，清华大学率先实行学科馆员制度，加强图书馆与院系的联系，由学科馆员为对口学科开展深层次的信息服务[3]。之后，国内许多高校图书馆纷纷实行学科馆员制，据调查，除厦门大学、首都师范大学、武汉大学等学校图书馆的学科馆员参与采访工作外，多数学科馆员只提供参考咨询服务，很少涉及文献采访工作[4]。

3 现行采访方式及存在的问题

高校图书馆作为教辅三大支柱之一，为全校师生读者提供文献资料是其职责所在。受传统思想影响与束缚，多数图书馆采购工作无论是组织形式、工作方式、参与人员，基本都是每年维持常态，缺少创新，甚至只采不访，文献采购质量很难保证。

国内高校图书馆现行采访方式一般有两种：一种是由采访部工作人员全权进行新书订购。其优点是采访馆员长期从事资源建设工作，一般都有丰富的图书情报专业知识，缺点是每个采访馆员不可能通晓全校所有专业，即其专业知识有局限性，对具体某学科的最新发展缺乏及时了解，所采访文献的准确度和深度有限。另一种方式是教师参与采访。即让学校某领域学科带头人或部分专业教师参与图书文献选购。例如北京大学图书馆在1986年便进行了此项工作，他们聘请各学科教授与采访馆员一起组成图书采访委员会，针对学科建立采访小组，协助采访馆员进行文献采访[5]。此方式最早是由教授专家、学科负责人参与，由于参与人员有限，后来扩展到部分骨干教师。在两者的关系处理上，有的是以采访馆员为主，有的是以专家或教师为主，他们互相配合，共同完成馆藏建设任务。其优点是，这些参与选书的专家或教师在专业学术上均有一定的造诣，熟悉本领域学科前沿，能弥补采访人员专业知识的不足，其荐购的图书专业性强、质量高，而且两者在合作过程中，馆员通过与教师专家的沟通，增加了学习的机会，弥补了专业知识的缺陷，减少了文献采访的随意性[6]。不足之处在于，专家或教师的行政隶属关系不属于图书馆，而且多数情况下他们参与图书馆文献采访是额外工作，没有报酬，参与程度的高低取决于他们对采访工作的兴趣与责任心，最终往往转化为采访馆员的自行采购。

4 文献采访工作新思路

图书采购是一项系统工程，需要多部门多方面人员参与。优秀的采访人员必须对学校各个学科的文献资源有整体把握，非常清楚馆藏结构及各学科资源分布状况。但事实上，采访馆员无论在知识结构还是在精力上都很难保证图书采购质量达到最优。根据协同论的基本理论，如果调动图书馆内各部门及各院系积极参与的积极性，彼此之间相互协调配合，发挥协同效应，共同围绕文献资源建设目标，采访部工作人员负责宏观协调、学科馆员为选书主体、图书馆各部门与师生读者共同参与的采访方式将成为必然选择。

4.1 设立资源建设指导委员会

图书馆可设立一个专门指导文献资源采购的组织，如资源建设指导委员会，该委员会以馆长为核心，由分管图书馆工作的校级领导进行指导，成员包括分管采访工作的副馆长、学科馆员、各院系负责人、采访主任。其职能是制定本馆文献资源发展政策与规划，分配各学科文献购置经费比例，编制文献采选原则与标准，明确规定采访相关人员的责任。

4.2 参与人员职责分工

采访部工作人员：主要负责如查重、发订单、验收等。负责订购本校专业之外的图书，一般不参与选书决策。但应与学科馆员保持畅通的联系渠道，听取图书馆其他部门及读者的需求，并及时向学科馆员反馈，协助解决他们在采访工作中出现的问题。

学科馆员：从图书馆选拔学历高、专业扎实、有责任心与事业心的馆员来担当学科馆员，要求其专业背景最好与学校各专业相关。学科馆员除进行参考咨询外，应利用自身优势，承担所分配学科的文献资源采访任务，搜集该学科最新信息源，掌握该学科信息发展动态，定期与所负责学科的院系负责人、学科带头人、骨干教师、学生代表进行沟通交流，了解他们的文献需求，使采访工作更具专业性与针对性，保障学科专业文献资源建设质量。

图书馆其他部门馆员：主要指与读者接触较多的一线馆员。他们最了解读者的借阅情况和阅读倾向，所以他们所反映的读者需求可作为重要的参考。

院系教师：主要指教学院系的学科带头人、骨干教师等。他们与所归属的学科馆员建立长期稳定的沟通关系，学科馆员把采访书目发给院系教师，让他们直接圈选，这样选出来的图书最具权威性、专业性和针对性。

学生读者：成立一个学生读者采访志愿小组，其成员由各院系愿意致力于图书采访工作且成绩优秀的学生组成，该小组由图书馆采访部管理，小组成员定期参加读者文献调查会议，通过发放调查表或直接访问等方式了解学生读者的文献需求与建议。

4.3 业务操作流程

采取采访主任负总责，学科馆员为主体，采访人员、教师与读者参与的形式。其流程如图1所示。

图1 业务操作流程

采访部主任对文献资源建设负责，协调采访部工作人员与学科馆员的工作。学科馆员根据资源建设指导委员会对学科的资源发展规划与所分配的采购经费订购图书，然后交由采访部工作人员进行系统查重，形成订单后发给书商供书。图书到馆后，采访工作人员负责验收，并向学科馆员发送到书通报，向书商催促补齐未到文献，并组织好订购统计。学科馆员可直接根据他们的专业经验选书，也可把采访数据发给院系教师，让他们直接选书，或组织教师参加现采，现采的联系组织与执行主要由采访部工作人员负责，学科馆员不直接参与现采事宜。采访部人员定期征集图书馆其他部门与读者采访小组所收集的文献需求信息，并及时反馈给学科馆员。这样，由采访部主任、采访部工作人员、学科馆员、图书馆其他部门馆员、院系教师、读者多方参与的文献采访制度将产生协同效应，能够大大提高文献资源建设质量。