水利工程档案管理现状和应对策略探析

2014-12-23陈元霞

山东工业技术 2014年10期

关键词：应对策略水利工程档案管理

陈元霞

（钦州市钦南区黄屋屯镇水利水土保持站,广西　钦州　535000）

水利工程档案管理现状和应对策略探析

陈元霞

（钦州市钦南区黄屋屯镇水利水土保持站,广西钦州535000）

【摘要】对水利工程档案管理的重要性进行了分析，并结合当前我国水利工程档案管理的现状，分析了其中存在的问题，并提出了相应的应对策略，希望可以为水利工程的档案管理提供一定的借鉴和指导。

【关键词】水利工程；档案管理；现状；应对策略

前言

水利工程在我国国民经济和社会的发展中，占据十分重要的地位，可以说是国民经济的基础。在水利工程建设中，形成了大量的工程档案，这些档案不仅能够全面反映水利工程的建设情况，同时也可以对水利工程的质量进行鉴定，更可以为水利工程的管理维护提供必要的数据支持，对于水利工程的建设和管理而言，是极其重要的。

1　水利工程档案管理的重要性

首先，对于在建的水利工程项目来说，一个完整准确的工程档案，可以真实地反映出工程施工的细节，从工程的设计、施工、验收以及施工管理都可以登记在案，一旦工程施工出现问题或疑惑，可以通过查找工程档案迅速找到解决办法，为工程提供信息和数据支持。

其次，对于后续工程而言，本次工程的档案信息可以作为后续工程施工的参考和分析的实例，如果工程相似，可以通过工程档案迅速做出决策，减少了施工企业的反应时间，为工程的施工留下充足的期限，同时，工程记录的数据也可以作为参考，避免了繁杂的计算，可以有效节约施工成本，提高企业的经济效益。

然后，水利工程的档案资料，是水利工程正常运行的基本保障，通过对档案资料的完善和管理，可以为水利工程的养护、维护以及改造提供必要的参考依据，提高工程管理水平。

2　水利工程档案管理的现状

在当前水利工程档案管理中，存在着许多的不足和问题，这些问题主要表现在以下几个方面：

2.1管理意识淡薄

在不断的发展过程中，政府职能的转变、管理体制的变革等，都使得水利工程档案管理的内容、形式、制度等发生了巨大的变革，需要充分重视起来。但是，从目前来看，许多水利单位的负责人以及档案管理人员对于水利工程档案管理的重要性认识不足，管理意识淡薄，没有将档案管理工作渗透到水利工程的建设中去，缺乏合理完善的管理制度，导致水利工程档案管理难以发挥应有的效果。

2.2管理机构不全

一方面，缺乏独立的档案管理部门，将档案管理工作纳入综合部门的管理职能，影响了档案管理工作的顺利展开。部分单位虽然制定了相应的规章制度，但是并没有采取有效的措施保证其落实，使得这些制度形同虚设，沦为废纸。再加上缺乏合理有效的监督管理机制，水利工程的建设部门与管理部门往往各自为政，在工作中随意性较大，很容易造成档案资料残缺不全的现象，影响了档案管理工作的有效进行。

2.3管理方式被动

一些单位的档案管理人员在对档案资料进行收集时，套用其他工程的收集方法，没有结合工程的特点和实际进行分析，严重影响了档案收集的效率和质量。在水利工程建设的过程中，往往只重视工程的质量管理、进度管理和安全管理，但是却忽视了档案管理，直到工程建设后期，才对档案资料进行收集和整理，影响了档案的完整性。

2.4管理人才缺乏

当前许多水利部门并没有配备专业的水利工程档案管理人员，多是其他人员兼职，由于身兼数职且缺乏专业的档案管理技能，对于水利工程档案管理的流程不熟悉，从而严重影响了水利工程档案管理工作的质量。专业档案管理人才的缺乏，使得水利工程档案资料归档不及时、立卷不规范的情况时有发生，在很大程度上影响了档案的归档质量。

2.5管理手段落后

当前许多单位在对水利工程档案进行管理时，采用的仍然是手工记录、纸质存档的管理手段，没有对计算机等信息化管理手段进行合理利用，不仅大大降低了水利工程档案管理的水平，同时也给档案的查阅和保存工作带来了很大的不便，使得水利工程档案资料的价值难以得到有效发挥。

3　强化水利工程档案管理的有效策略

3.1及时转变观念

要清楚地认识到，水利工程档案管理直接关系着水利工程的正常运行，是衡量单位整体管理水平的重要标志之一。水利单元的负责人以及档案管理人员要及时转变观念，将档案管理纳入日常工作中，渗透到水利工程建设的全过程。同时，对水利工程档案管理的相关制度和规范进行完善，强化监督管理力度，确保水利工程档案管理的有效进行。

3.2健全管理机构

一方面，要构建专门的档案管理部门和管理机制，配备专职的档案管理人员，确保档案资料的收集工作可以贯穿于整个水利工程建设的全过程，为水利工程的后期维护和管理提供良好的保障；另一方面，要制定相应的档案管理安全措施，设置专门的档案室，对档案进行保存，以确保档案资料的安全性。

3.3转变管理方式

要结合水利工程的特点，拓宽档案资料的收集渠道，主动参与档案资料的收集。对于在建工程，要加强对现场施工部门以及资料员的联系和沟通，随时掌握工程的进度情况，分阶段进行档案收集，确保档案资料的完整性和连续性。

3.4强化管理队伍

水利工程的档案管理工作是十分复杂的，档案资料数量大，而且十分琐碎，对于档案管理人员的专业素质有着较高的要求。因此，水利单位应该加强对于档案管理人员的培训，提高其业务水平，同时加快人才引进，建设一支高素质的档案管理队伍，确保水利工程档案管理工作的有效展开。

3.5优化管理手段

进行档案管理的目的，是为了对其进行利用。而要想充分利用水利工程档案，就必须对管理手段进行优化，在丰富档案内容的同时，提高资源共享的效率，进而提高档案的使用效率，真正体现出档案的价值。