数字档案的安全防护探析

董延延

（华北水利水电大学，河南 郑州 450011）

数字档案的安全防护探析

董延延

（华北水利水电大学，河南 郑州 450011）

随着信息技术广泛地应用，数字档案成为档案工作的主体。数字档案由于受到载体和外界各种因素影响，安全性和稳定性不太好，所以数字档案要做好安全防护工作。

数字档案；数字档案的优点和弊端；工作中采取的措施

当今社会已经进入了信息时代，计算机、互联网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生活方式、工作方式、思维方式，也在改变着档案工作的各个方面，从收集档案到整理档案，特别是查阅档案都在依赖计算机和网络技术。国家档案管理部门在档案事业发展规划中，把档案数字化建设的重要性和具体目标都明确地提了出来。在实际工作中，计算机网络技术已经普遍应用，文件的形成也由纸质文档变成了电子文档，文件的存储由磁盘、光盘也已经变成了移动硬盘。电子文件归档整理后形成了数字档案，由于存储形式的变化，数字档案受到技术因素和外部环境因素的影响，很容易受到损害，也容易受到电脑病毒等不确定因素的威胁，所以，数字档案要做好安全防护工作。

1 数字档案的含义

数字档案内容主要是由于档案数字系统的建立和档案数字化加工工作而形成的数字载体档案。档案数字化系统是现代化的信息管理体系，依托档案管理软件通过网络收集文件材料，整理后输入管理系统，方便检索利用。档案数字化系统结合了档案管理的各个业务环节，实现文书档案、科技档案等各类档案的数字化管理，并且提供完整的电子文档和网络查询利用，可以与办公自动化系统及其他外部系统相连接，形成更加完善和高效的现代化信息管理平台。

档案的数字加工是整个系统的基础工作，具体包括收集文件、原件整理、扫描加工、质量检查、分盘刻录、转换挂接、建立目录数据库和档案全文数据库、档案数据的存储与备份。数字档案的文件形式很多，有WORD文档格式、PDF格式、还有音频格式、视频格式。所以，数字档案是依托档案管理系统，通过信息技术收集、扫描，并可以通过管理软件进行传输、阅读的文件。这个概念说明了数字档案的基本特征，一方面是电子文件信息是以二进制代码记录和表示的，因为它是借助计算机生成和传输处理的，这是电子文件和纸质文件的根本区别。另一方面数字档案是档案的一种类型，他具有档案的各种属性，与传统的纸质档案处理程序相同，具有档案的用途和效力。

2 数字档案的特点

2.1 数字档案优点

2.1.1 确保档案归档及时完整

通过电子文件归档和档案数据库建设，归档部门的工作人员直接在网上通过档案数字化系统进行电子文件的上传收集归档，由于档案部门在归档的源头做好电子档案收集工作，从而确保归档文件收集齐全完整，文件格式符合规范要求，减少了档案部门重复劳动，避免了资源的浪费。不论档案馆的规模如何壮大，形式上如何多样性发展，档案的收集和整理功能永远是档案馆的基本功能。档案部门将具有保存价值的文件材料接收过来，并经过规范的整理形成档案。

收集是档案工作的起点，没有收集就没有档案。档案收集工作做不好，整理工作不规范就不会有完整的档案，就不会有健全的档案工作。及时地收集档案并按照规定整理档案，编制检索工具，保管档案，做好档案的统计和利用是档案部门的工作任务和岗位职责。数字档案形成后，文件由原来的纸质载体扩展成为电子的、光盘的、声像等数字化的载体，它一方面极大地扩展了档案馆的信息储存功能，也把档案收集、检索的功能极大地提高了。

2.1.2 确保纸质档案安全

档案信息化后，档案管理的模式由原来的以纸质档案、实体档案保管作为重点，扩展到了不同载体的数字档案管理模式。与传统的文件资料形式相比较，数字档案更便于保存、管理和查询，并且可以利用网络进行快速远程搜索传递，从而提高档案管理和利用效率，降低档案管理成本。由于远程检索替代入库检索、机读检索代替手工检索，减少了对纸质档案的翻阅，避免了使用中的自然磨损，保证了纸质档案的完整无损，提高了保存质量，延长了保管期限，从而确保了纸质档案的安全。

2.1.3 提升档案馆的工作水平

数字档案馆不同于传统的档案馆，是采用现代高科技支持的数字信息系统，是对信息资源组织管理的一种全新现代化模式。它改变了传统档案馆信息资源不灵活、不便使用的状况，成为档案信息资源集中，宜于查询利用的、大规模的知识信息中心。数字档案馆的服务特点将由传统的手工检索、实地查询转变为通过宽带互联网技术查询，向广大的网络用户提供丰富多彩的数字档案信息内容，实现档案信息的高效性、实用性和共享性。档案信息化建设通过网络平台可以与办公系统相衔接，实现档案检索的远程化，方便查询和利用，更好地为档案管理工作服务。档案信息化建设提高了档案部门的管理水平和工作效率，提升档案馆的建设水平，对整体形象的提升和发展壮大是有力的支撑。工作人员可以更好地把有限的时间和精力投入到档案的收集和整理工作中，为档案工作奠定坚实的基础，不断丰富馆藏，从而提高档案馆的核心竞争力。

2.2 数字档案的缺点

2.2.1 数字档案安全性不稳定

相比于纸质档案，数字档案的安全性、稳定性比较差。数字档案立卷后，容易受到在高温、灰尘、磁场、紫外线和有害气体的影响，质量不稳定。同时数字档案具有人工不可识别，对设备依赖性强，易更改且更改后不留痕迹，所以数字档案的安全性防护工作更重要。

2.2.2 数字档案易受攻击

由于数字档案本身性质特殊，信息和载体都具独立性，档案信息可能会受到网络病毒和电脑黑客的攻击或恶意销毁。而数字档案的存储载体也容易受到外部各种因素影响而损坏，同样会导致文件打不开，而无法使用。数字档案虽然很先进，同样也很脆弱，所以，必须采取各种措施，运用先进的科学技术手段保护数字档案，确保数字档案的安全。

2.2.3 数字档案永久性存储受限

目前，许多档案部门都在选择一定的数据格式去存储已经形成的电子文件、电子档案等数据资源，并希望这些信息能够长期有效保存下去。但是，信息技术发展速度很快，硬件设备和软件系统更新换代的速度也很快。例如：磁盘的寿命也比较长，然而最初记录信息的计算机已经更新换代了，一些早期的磁盘信息已无法读取。因此，档案部门必须解决数字档案永久性存储的问题，一方面使得信息技术持续快速更新，一方面使得数据信息和元数据的长期保存和有效读取。

3 数字档案的安全防护

3.1 完善数字档案管理制度

要确保数字档案的安全，首先要制定一套完善的管理制度。要针对数字档案的特性，仔细研究周密考虑，制定完善实用的操作规范和管理规定。如在归档工作中制定数字档案归档的格式规范、鉴定标准、备份要求、安全保密规范等制度。同时细化电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使电子文件的管理更具有操作性。

3.2 数字档案建设和传统纸质建设统一起来

数字档案立卷后，受载体性质和外界条件所限，性质不太稳定，为了档案的安全，应当把数字档案建设和传统纸质档案建设统一起来。把纸质档案建设作为重要的基础工作，纸质档案是档案的原始材料，具有档案的基本特性和法定凭证作用，是数字档案没有办法取代的。纸质档案在管理中已经形成严密科学的管理制度，只要做好传统的“八防”工作，质量和保管期都很稳定，可以弥补数字档案的不足。数字档案存储量大，可以远程检索查阅，便于利用，可以弥补纸质档案信息运用不灵活的状况。同时，电子档案在利用过程中可以检验纸质档案归档整理的完整性和科学性，二者相互推进相互依赖共存。在归档工作中实施双轨制的模式，即在归档时同时就有纸质档案和数字档案两种载体的文件形式，使档案工作安全有序进行。

3.3 合理规划数据库建设

数字档案形成后就要存储到数据库中，数据库建设是信息化的基础工作，首先要建立目录数据库，方便检索，其次要建设全文数据库，把永久保存要求的档案文档扫描录入，有利用要求时直接通过管理系统调出来打印即可。同时根据不同档案的特点要求和工作重心建立专题数据库和特色数据库。通过合理规划，统筹布局，建立格式完备，数据充实的档案数据库，实现单位内部共享，提高档案的利用效率。

3.4 重视数据库的安全性控制

为了确保数字档案的安全，要做好数据库的安全控制。在档案查阅时，首先要有一定的权限设置。如在一个单位，档案工作人员的权限设置是只要输入自己的姓名和密码就可以调取查阅所有的档案，对非档案工作人员，根据部门的不同、职位的高低分别设置一定的查阅权限，在档案管理系统中根据IP地址或者职工工号进行权限设置，非档案工作人员在查阅档案时，管理系统可以自动识别，自动配置查阅范围，既方便档案的查阅利用，又能保证数字档案的安全。

3.5 做好数字档案的异地备份

异地备份是将数字化的档案数据在另外的地方同时保存一份可用的副本，此副本的使用不需要做数据恢复，可以立即投入使用。在计算机应用的过程中，可能会受到病毒和黑客的攻击，或者受到自然灾害、设备损毁等事件，已经数字化的档案信息需要有相应的保护措施，以保障档案信息化系统的连续运行，保证档案工作的正常秩序。异地备份是对灾难进行预防建设，是危机管理的一部分。档案数字化备份应该有周详的计划准备，尤其是重要的档案。同时配合目前最新的信息技术，提出最佳的存储介质和备份方案。在备份计划建立以后，还必须反复测试，并随时调整、加以改进，确保数字档案随时能投入使用。

3.6 采用新技术积极防护

针对数字档案的不稳定性和易受到外部因素影响的特性，要采用现代信息技术手段进行积极防御。目前，网络技术很发达，病毒很隐蔽，黑客的技术水平也很高，但是，科学技术也在发展进步，数字档案的安全防护就需要及时采取新的科学技术手段进行防御。如采用数字签章技术、数字水印技术、数字加密技术、PDF技术、时间印章技术等确保档案的有效性；采用防火墙技术、入侵检测技术、隔离网闸技术、存取权限技术等确保访问和传输安全；采用安全漏洞和病毒检测技术和及时清理措施确保数字档案系统的环境安全。同时也要预防高温、光、潮湿、灰尘、有害气体、霉菌的影响和破坏，确保数字档案的存放安全。通过一系列有效严密的措施保障数字档案的安全。

[1]黄存勋.档案文献学[M].成都：四川大学出版社，2000.

[2]吴晓红.档案灾害学研究探索[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2013.

[3]阮为，吴敏云.学校信息化之路[M].上海：复旦大学出版社，2009.

[4]荣华.创新档案理论服务和谐社会[M].北京：中国档案出版社，2007（5）.

[5]赵中新.信息社会档案学理论与实践[M].北京：中国档案出版社，2006.

G270.7

A

1671-0037（2014）11-60-2

董延延（1973-），女，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。