浅谈事业单位OA系统设计要点与测试标准

马静

摘要：办公自动化系统（OA）如今已普遍应用于各类企业，但受多种条件限制，在政府及事业单位并没有得到普及应用，该文针对事业单位常见业务应用阐述了事业单位OA系统的设计要点和测试标准，为更多事业单位开发或引进OA系统提供参考性建议。

关键词：信息共享；安全高效；业务流程；移动OA

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）32-7813-03

随着现代电子政务的蓬勃发展，各级政府部门、企事业单位愈发重视政务效率效能和社会服务质量的提升，而充分利用现代信息与网络技术开发的办公自动化系统（OA）为实现信息资源与应用共享，抛开传统办公模式，实现无纸化办公，实现信息资源、公务、政务、事务的一体化管理和运行，提供了高效便捷的操作平台。

对于事业单位来说，办公自动化系统（以下简称OA系统）不仅要能够整合单位内部和外部的各种人、财、物和信息资源，提升管理水平和办公效率；还应符合事业单位特定工作性质，如易扩展、规范性、保密性、安全可靠性等[1]。一个好用的OA系统将能极大提升事业单位人员的办公效率与档案管理水平，所以在开发事业单位OA系统之前的用户需求分析与方案设计就显得尤为重要。现就事业单位OA系统的设计要点与测试标准分析如下。

1 事业单位OA系统设计要点

目前大多数事业单位的日常办公模式仍属于传统政务办公模式，多依赖于纸张作为信息传递的介质，审批流程复杂，办公效率较低；下级和部门之间无法实现协同工作，单位内的规章制度等文件未实现电子化管理，不便查询统计；且信息和工作流程互相分离，缺少相关工作记录，使工作监控监督和绩效评估缺少依据。

基于此，笔者通过对所在单位OA系统的使用效果反馈，及对部分使用OA系统的事业单位进行分析，总结出事业单位OA系统开发设计要点主要集中在信息共享、办事审批、公文管理等诸多方面。

1.1 个人办公管理

系统应以一目了然的方式向用户显示需要处理的工作内容，对于待办、待阅事宜提供消息提醒功能，在这里可以看到事项的步骤名称、办理人、提交人和发送时间等，这是事业单位行政办公对OA系统最基本的要求，也是决策层管理者乐于接纳的应用方式。

同时如果加上更加详细的设计，个人办公模块下还可细分为待办事项、已办事项、日程安排、文件收藏夹、考勤签到、网络硬盘、我的名片夹等一些创新功能。如可将个人的电子文档、图片等资料通过网络上传至“网络硬盘”中保存，用户所有上传至网络硬盘的信息资料，实际上已安全有效得上传保存至系统服务器上，用户需要时只需登录系统即可下载使用。这种“即上网—即下载”方式改变了以往用户一贯使用优盘等设备保存携带的不方便性。总之，个人办公模块不仅可以把个人日常办公以可视化方式条理分明地梳理出来，解放了纸笔记忆，又能做到日常工作有据可循。

1.2 信息资源共享

对事业单位公共及各部门的资料进行动态管理，各个信息栏目可由事业单位根据工作需要自由创建，为单位内部人员提供信息发布、查阅、下载与学习的平台。并应能够设定不同的操作与阅读权限，为全单位职员提供一个公共资料库，以实现信息的共享与保存。具体而言，可分为信息发布、信息报送、信息查阅和信息管理等功能。

以某公益性事业单位OA系统为例，信息资源共享分为通知公告、规章制度、工作文件、重点工作、调研报告和相关下载等版块，构成了透明而强大的资料中心，员工可随时查阅本单位的本所特色资料或业务知识，此模块可以帮助单位决策者提升决策效率和精准度，同时对于事业单位规章制度的执行力和单位文化凝聚力起到良好促进作用。

1.3 审批流程可视

鉴于事业单位行政审批频繁，如请假申请、会议室申请、业务培训申请、信息报送、车辆管理等均需要上级领导审批签字，这在以往纸质为主的工作流程中，显然造成纸张的重复浪费，且年底对各种申请统计极其困难，所以事业单位OA系统在设计之初就应对单位内各种业务审批的流程进行梳理分类，针对不同的分管领导管理相应科室、或当负责审批的领导有人事变动时而带来的流程变化，系统要给予最快的调整响应。

经过调研分析，事业单位内部请假申请、业务培训申请、会议室申请与车辆管理在流程设计上有一定的相似性，只是在申请报批的表单上略有不同。以请假申请为例，当申请人新填写一个请假表单，可提交至本人所在部门的负责人进行第一轮审批，然后由部门负责人提交至分管领导第二轮审批，分管领导审批后提交给单位总负责人第三轮审批，最后将交由人事管理部门备案。当一个请假条从拟写到备案结束，OA系统应能够清楚得看到流程跟踪，并可分月、季度或年，根据时间、部门等字段统计相应报表。

1.4 公文收发管理

公文管理作为事业单位OA系统的核心应用之一，应能提供公文基本信息维护、收发文管理、档案管理、催办督办以及电子印章等功能。考虑到公文行文流程的随机因素，系统除了对操作规范的流程进行设置外，还可灵活处理其他临时变更的流程，确保系统在流程管理方面的规范性和灵活性。

事业单位发文一般要经过以下环节：拟稿—审核—领导签发—编文号—清稿—缮印—歸档，其他包括发文追踪、公文分发、发文登记、公文模板调整等。流程中的每一个环节都可以把公文退回至上一环节，在流程查看中可随机查看公文流转情况，同时管理员拥有最高公文监控权限，可对审核中断的公文进行流程调整。而在收文管理中对所有收文可以标记不同的收文状态：登记、拟办、批办、签阅、归档等。

1.5 人事绩效管理

事业单位OA系统对人事绩效的管理与专业的人事管理软件不同，她以人事信息为基础，细化岗位设置、岗位职责以及人事绩效考核评估标准。在具体执行过程中，通过工作标准、规章制度来对工作人员进行工作指导、行为规范，使单位内部每一位职员都明白自己应做什么，该怎样做，通过绩效考核对下级进行考核、评价，从而形成强大执行力，保障了绩效评估的公正可信，推动全局目标的完成。

此外，人事绩效管理还包括日常考勤智能化，通过登录系统采集考勤数据，准确记录单位员工上下班时间；完善的请假审批管理和外出登记流程，多方式的考勤统计与值班安排等，都能幫助领导实时查看员工出勤情况和工作状态。

1.6 固定资产管理

事业单位固定资产因其公有性往往会得到专人统一管理。系统应提供一个简单易用的固定资产管理功能，包括资产的分类、入库、出库、申请、审批、新购置、报废及相关查询统计功能。

1.7 内部交流论坛

内部交流论坛模块实际上就是给单位内部员工提供一个可自由沟通交流的平台，具体而言可分为六个子模块：在线交流、内部通讯录、手机短信、共享日程、外出留言和学习交流等。在线交流可以让在线用户在线聊天、发送文件，通过弹出的窗口式界面，可以进行个人对个人或多人在线交流及数据传输，得到类似“QQ”、“MSN”等软件的即时通讯体验。内部通讯录指全单位员工的联系方式，员工在发送手机短信时可直接从通讯录中选择一人或多人发送，也可以自建私人通讯录或直接输入对方手机号码发送短信。学习交流及公共讨论区，可就工作、学习、生活等多方面实名或匿名发帖，跟帖，同时版主管理员有权限对某些特殊帖子删除或屏蔽。

1.8 移动终端登录

随着手机、平板等移动终端的快速普及，单位领导层出差交流等跨地域性办公，人们早已不满足于只能在电脑前完成日常工作，所以能够在移动终端上随时登录OA，并可实现电脑操作相同效果，是事业单位OA系统的必然发展趋势。借助手机通信的便利性，使用者无论身处何地都能高效迅捷的开展工作，对于突发性事件的处理、应急事件的部署都有极为重要的意义。但基于安全保密性原则，系统要建立一套基于角色和工作分工的权限控制机制并进行职能化界面分类，从客观上保障工作人员各司其职，防止越权操作的发生。

经调研，目前市面上比较成熟的移动OA客户端产品主要分为基于安卓操作系统的安卓平台，运用JAVA语言开发；和基于苹果操作系统的IOS平台，运用OC语言开发。但两者都依赖于运行在Web服务器上的通用WebService，为客户端提供数据下载与上传功能。

2 事业单位OA系统测试标准

事业单位OA系统主要应用模块与公司相类似，但又有其不同之处。它是一个包含单位领导、各科室领导、及单位全体员工的综合性业务管理信息系统。系统业务中可能包含事业单位某特殊领域的机密数据或特殊业务等，所以只有经过较为全面的软件需求调研和多角度的系统测试后形成的OA系统才足以满足事业单位日常办公需要。

2.1 流程是否顺畅

由于事业单位行政办公审批事项较多，所以OA系统中对于如公文拟发、请假、外出培训、车辆、会议室等多种申请的审批流程一定要顺畅无阻，并能清楚地进行分类统计。若流程内某一个节点出问题，可能直接导致用户对OA系统产生抵触心理，工作效率不升反降。

2.2 用户界面友好

同所有软件系统一样，事业单位OA系统也对界面友好有着极高要求。简洁、明确、友好的用户界面可以让使用者更加容易地找到各种频道及按钮，系统可提供若干种不同风格的操作界面，以满足不同年龄层的用户需求。同时，随着系统使用时间的增长，OA系统中信息资料数据库日益增大，一站式搜索功能就显得十分必要，点击“搜索”按钮就可以对系统内所有公文、邮件及分类信息实现一站式搜索，减少了搜索环节，提高了搜索效率。

2.3 系统是否稳定

良好的事业单位OA系统要充分保证其系统运行的高可靠行和稳定性，能承受事业单位所有用户上班时间同时在线，即多用户并发访问对系统运行所造成的压力。可靠的网络架构和数据库软件能够保证数据的采集、录入、传输合法性、准确性。此外，系统应具备很强的故障恢复能力和应急反应措施，采用数据自动备份等措施，保证日常事务的正常运行。

2.4 高度安全

政府或事业单位的OA系统俗称内网办公平台，主要方便单位内部人员日常工作使用，其特点就是要与外网区别开来，所以安全性往往成为事业单位OA系统建设过程中最先考虑的问题。

目前普遍的技术解决方式主要有两种：一种是将OA系统直接部署到事业单位内网，通过划分VLAN及防火墙等安全设备物理隔离，实现OA系统只能在办公区电脑上登录，对于在其他地点办公的本单位成员则通过VPN授权方式访问OA系统。另一种是引入CA安全认证系统，通过CA管理部门进行用户证书注册等操作，对SVS签名服务器进行配置后，可添加多个应用系统，对应用中用户进行身份认证。认证后的签名证书和加密证书会同时存储在一个USB Key中，只允许证书存入，不能导出证书进行复制，因此具有极高安全性，用户需携带此USB Key方可登录OA系统。两种方式各有特点，前者部署简单，成本低廉，但难以满足出差等异地登录；后者安全性能好，但成本较高。

2.5 后台管理灵活

OA系统后台应给予管理者较高权限，来监控整个OA系统各模块运行情况。根据实际工作新增、调整或删除业务模块；对单位人事变动及时调整；对各部门岗位人员分配相应操作权限等等。同时，应对公文拟发、信息报送等行政审批模块流程变更或中断等情况发生时可调可控，例如公文在流转过程中偶遇某位待审核人不方便操作，可由管理员通过“发文监控”后台调整批阅人。

2.6 可扩展性好

事业单位OA系统的可扩展性主要体现在OA功能配置、工作流的调整、数据字典的配置修改等方面，系统可提供若干种参数设置，允许管理员对系统进行个性化设置，在不用修改任务代码的前提下，最大化满足用户需求。

3 结束语

通过对山东、湖北等地事业单位OA系统的调研得出，使用效果较好的OA系统首先必须与事业单位本身的具体业务相结合，与日常办公事务息息相关，所以只有经过详细需求征集、量身设计定做的OA系统才是事业单位真正需要的办公自动化系统。

其次，由于事业单位人员年龄跨度较大，对新生事物的态度不一，也有人认为长期的手工操作或纸质审批已成定式，没有必要搞办公自动化，所以OA系统在事业单位内部的推广还需要管理层领导自上而下的大力推动、带头使用。同时事业单位员工应转变思想，从本质上认识到办公自动化不仅仅是办公过程中先进技术和设备的使用，其最终目标是要提高管理机构决策效能，最大程度地提升各级人员的工作效率。

参考文献：

[1] 王晓东.山东省科学技术情报研究所OA系统的设计与实现[D].济南：山东大学，2008.

[2] 叶立新，陈宏中.基于工作流技术的OA系统模型[J].计算机工程与应用，2000，7（6）：211-212.

[3] 国家信息安全工程技术研究中心.电子政务总体设计与技术实现[M].北京：电子工业出版社，2003：78-80.