基于InDesign“数据合并”功能制作高校通讯录

2014-12-16胡晓红王丽芬张景峰

电脑知识与技术 2014年32期

胡晓红+王丽芬+张景峰

摘要：InDesign是专业设计排版软件，广泛应用于版式编排和平面设计领域，功能强大。使用InDesign“数据合并”功能可以批量制作名片、证件、信封、通讯录，提高了工作效率，有一定现实意义。该文主要从“制作InDesign主文档、制作数据源、插入数据源、数据合并、制作封面和目录页、导出PDF文件”六个方面阐述了制作高校通讯录的操作方法。

关键词：InDesign软件；主文档；数据源；数据合并

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）32-7549-03

Abstract： InDesign is a professional design and typesetting software， which are widely used in format layout and graphic design， powerful functions. Use InDesign "data merging" function can be mass produced CARDS， certificates， envelope， contacts， and greatly improve the working efficiency， has certain practical significance. This article mainly from the "making InDesign main document， production data， insert data source， data acquisition and production of cover and directory page， export PDF file" six aspects elaborated the university contacts operating methods.

Key words： InDesign； The main document； The data source； data consolidation

InDesign是由Adobe公司开发的专业设计排版软件，是从事版式编排和平面设计工作的得力工具，具有强大功能和简洁友好工作界面，能制作几乎所有类型的出版物，InDesign与Photoshop、Illustrator软件具有很好兼容性，广泛应用于“卡片、宣传页、广告插页、请柬招贴、商业海报、企业画册、杂志、书籍和报纸版式”设计制作。该文主要介绍使用“数据合并”功能制作高校通讯录的操作方法。

1 任务提出——制作高校通讯录

采用数码印刷方式制作高校通讯录，制作要求：每页排版一所高校，插入高校图片，图片右侧为学校简介，采用表格形式显示相关信息，通讯录装订成大64开小册子，第一页添加封面，第二页添加目录，第三页为通讯录内容，每所高校附加一页备忘录。

2 任务实现——“数据合并”功能

“数据合并”功能可以对拥有相同版面、不同数据内容的出版物进行自动排版，类似Word邮件合并功能。“数据合并”需有两类文档，一个是InDesign主文档，指版面中拥有相同的部分；一个是数据源，通常由Excel或数据库应用程序生成，也可使用InDesign或任何文本编辑器创建，数据源中存放页面中不相同的记录内容。

“数据合并”是将InDesign主文档与数据源文件相链接，通过“数据合并面板”生成合并文档，包含主文档的样板信息和数据源中的记录信息，数据源文件中有多少条记录，样板信息就会重复多少次。下面介绍使用“数据合并”功能排版高校通讯录的制作过程：

2.1 制作InDesign主文档

2.1.1 设计制作背景

制作要求：通讯录印刷为大64开，纸张尺寸是147毫米×110毫米。

1）新建InDesign文档，2页，对页，宽度140毫米，高度105毫米，横向，上下外边距12毫米，内边距15毫米，其余值默认。

2）使用“置入、复制、原位粘贴”命令复制图片，选择工具裁切底图，制作出上下矩形条。

3）使用矩形工具绘制矩形，设置填充颜色和不透明度，选择工具复制多个矩形，设置不透明度制作装饰背景。

2.1.2 置入文本和图片

打开“学校.xls”文件，复制“清华大学”简介，返回InDesign界面粘贴文本，矩形框架工具绘制矩形框架，置入“清华大学”图片，使图片适合框架大小。

2.1.3 编辑表格

使用“表→插入表”命令插入5行2列表格，用于存放通讯录相关信息，第1列输入“学校名称、地址、邮政编码、联系电话、招生办电话”，第2列输入内容。

2.1.4 设置主页效果

1）每所高校通讯录的左页（背面）为空白，用于制作备忘录。页面调板“A—主页”可以完成这个操作。页面调板选取左侧主页，使用文字工具和直线工具制作备忘录，设置居中对齐效果。

2）新建“页码”图层，选取左侧主页，使用“文字→插入特殊字符→标志符→当前页码”命令在主页左侧插入页码，选择工具复制页码到右侧适当位置，设置页码格式。制作出的主文档效果见图1。

2.2 制作数据源

1）打开“学校.xls”文件，在“学校名称”列左侧插入4列，分别输入“路径、图片名、类型、@图片”名称。

2）将所有高校图片存储在E：＼通讯录图片＼中，“路径”列下方填充“E：＼通讯录图片＼”，“图片名”下方输入图片名称，“类型”下方所有单元格填充为“.jpg”，选“@图片”下方E2单元格，输入“=B2&C2&D2”，表示E2列是B2、C2、D2三列内容相加结果，设置E列为“文本”格式。

3）InDesign CS3数据合并时，必须保存为“Unicode 文本”格式才能支持中文字段名，使用“另存为”命令保存文件，文件名为“学校.txt”，保存类型为“Unicode 文本（*.txt）”，将Excel文件转换为文本文件。

说明：通过向数据源文件添加图像域，可在每个合并记录上显示不同图像。添加图像域时，必须在图像域名称前输入“@”（如“@图片”），插入指向图像文件的文本或路径。路径通常区分大小写，必须遵循操作系统的命名约定。

2.3 插入数据源

制作好InDesign主文档和数据源文件后，使用数据合并面板将数据源插入到主文档相应位置，出现带书名号“《》”标记的数据域占位符。合并文档时，这些数据域占位符分别被数据源中相应记录内容所替换。具体的制作过程如下：

1）使用“窗口→自动→数据合并”命令打开数据合并面板，单击右上角按钮，选取“选择数据源”命令，将数据源载入到数据合并面板。图4

2.6 导出PDF文件

当今社会，大量的电子图书、产品说明、网络资料使用PDF格式，PDF是由Adobe公司开发的便携式文档格式，广泛应用于网络传输、跨媒体出版领域，PDF文件已成为印刷制版行业的一个标准。使用“文件→导出”命令导出“制作通讯录.PDF”文件用于数码印刷。

3 结束语

数据合并是InDesign自动化处理功能之一，可以满足数码印刷需求，它能够将数据源文件与InDesign模板文档进行合并，创建全新InDesign文档，在批量制作名片、证件、信封、通讯录等工作中需要处理大量数据，通过数据合并功能，可以实现个性化内容的设计与制作，极大的提高工作效率，使通讯录排版过程快速和自动化，具有一定的现实意义。

参考文献：

[1] 曹国荣，景怀宇，等.设计+制作+印刷+电子书+商业模板 InDesign典型实例[M].3版.北京：人民邮电出版社，2012.

[2] 卢国俊. InDesign纸媒体版面设计情境案例教学[M]. 北京：电子工业出版社，2010.

[3] 朱建东，杨喜林.InDesign CS5实例教程[M].2版.北京：人民邮电出版社，2013.