浅论ISO9000 质量管理体系在数据管理中的应用

汪 洋，徐 佳

（南京市国土资源信息中心，江苏 南京 210008）

0 引言

随着南京市国土资源信息中心（以下称“中心”）信息化程度的不断提升，信息系统已成为各部门的生产作业系统，在这个规模庞大、结构复杂的系统中运行着大量的数据，这些数据质量的高低直接决定系统运行的效率和成败。树立“质量第一”的观念，引入现代质量管理方法，全面加强数据质量管理，已是迫在眉睫。

中心于2002 年2 月开展建立并实施质量管理体系，并与2009 年7 月份设置了数据管理科，将数据管理纳入了质量管理体系中，建立并完善了《数据管理程序》《保密管理程序》《数据上网入库手册》与《计算机及网络数据安全管理规定》，明确了数据管理科的职责和工作程序，建立了基于PDCA 循环法的数据管理机制，实现了数据的及时上网入库、层层监控、定时备份、安全提供、严格管理，逐渐减少工作中对信息数据的不认真和随意性，保证了中心数据的安全性与高质量，为中心数据管理的科学化、现代化奠定了基础。

1 建立《数据管理程序》明确职责

中心通过建立《数据管理程序》明确了职责分工。下一步是需要厘清数据输入/输出管理流程（见图1）。各科室按程序规定采集、录入、检查、入库各类信息数据，数据管理科通过一定技术手段对收集、采集的数据进行有效的加工、管理与控制，以确保提供的数据符合内部与外部的使用要求。因此，中心的数据管理是以各类国土资源数据为核心，依托成熟的存储、数据库、GIS、网络等技术，按照统一标准，建立的具有信息管理、分析、查询、统计及服务的一体化数据管理体系。它可为国土资源政务管理信息系统提供管理及运行平台，为信息服务系统的信息提取提供数据源支持。

2 基于PDCA 循环的数据管理机制

2.1 PDCA 循环的内涵

PDCA 循环是现代质量改进的基本方法。PDCA 是英文Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）、Action（总结或处理）的缩写，它的含义是质量管理工作要按照设定的计划，予以执行，再检查结果，将成功的方案纳入标准，将不成功的方案留待下一个循环去解决。它最早由美国质量管理专家戴明（Deming）提出，故又称“戴明循环”。

图1 数据输入/输出管理流程

就数据管理而言，P 意味着分析数据现状确定数据管理目标、制定计划，确定采取的具体措施及方法；D 意味着按预定的计划、目标、措施及分工实实在在地执行，努力实现；C 意味着通过检验手段与统计方法把实施结果与计划的预期目的相比较，检查计划的执行情况和实施效果；A 意味着根据检查的结果，总结成功的经验和失败的教训，并采取措施将其规范化，纳入有关的数据标准与制度，巩固已有成绩，同时防止不良结果的再发生以及提出该循环尚未解决的问题和新产生的问题，并将其转入下一轮PDCA 循环中去，为下一轮循环计划提供资料。具体特点如下：

一是“大环套小环，小环保大环，推动大循环”。数据管理科根据年度任务分解及每个月工作安排，建立PDCA 循环，层层循环，大环是小环的母体和依据，小环是大环的分解和保证。内部的小环都围绕着数据管理的总目标，各项工作有机的联系在一起，彼此协同，相互促进。

二是不断前进，不断提高。PDCA 循环就像爬楼梯一样，一个循环运转结束，数据的质量就会提高一步，然后再制定下一个循环，再运转、再提高，不断前进，不断提高。

三是管理方法的形象化。下一步是需要厘清PDCA 循环示意图（见图2）。PDCA 循环是科学管理方法的形象化，针对数据管理中出现或可能出现的问题，用这种螺旋上升的循环系统对本科室内部控制进行研究和设计，加强数据质量管理能力。

图2 PDCA 循环示意

2.2 数据管理中的PDCA 循环

数据质量管理活动的运转，离不开管理循环的转动。PDCA循环法要求在对数据进行整理维护、再加工、备份、统计分析活动中都要事先对实现目标采取的措施有所策划，策划制定之后，定期对开展的活动进行监测检查，通过检查找出问题和原因进行处理，最终将经验和教训制定成标准和制度。

2.2.1 精心策划，确定数据管理的工作目标

数据管理的策划就是确定数据管理过程中各项任务的目标、准则、程序、方法和组织，并以文件形式对策划的具体内容明确规定，使之成为数据管理员工作的指南。根据数据科的职责，前期策划应以几个方面为基础：

一是确定管理目标。（1）数据检查与汇交：制定相应数据标准，规范作业程序，确保数据不丢失，数据间逻辑的一致性，范围、格式的正确性，内容的完整性；建立相应管理制度，规定作业员的数据使用权限与期限，确保数据上网、入库、回网的及时性。（2）数据组织与存储：形成完整的数据组织和存储框架；建立与组织好便于管理与检索的数据目录；定期对数据进行整合与过滤；制定数据生命周期管理策略，实现数据存储管理效率。（3）数据运行与维护：建立管理制度规范运行各类软件程序及业务流程；有效开展运行监控与维护、故障诊断排除、数据备份与恢复、归档与检索，确保中心数据库正常运转，使系统、数据库在灾难发生时能快速进行原系统恢复，确保数据的安全；建立数据定期整理与再加工方案，对每项整理维护内容设定相应的整理频率（按年、按月、按季度、实时）、更新范围（全市、区、街道）。（4）数据提供与服务：建立数据服务管理办法，确定数据服务内容、提供数据等级、提供数据范围、方式、措施等内容；对用户进行审核，根据用户权限对数据进行提供；严格按照国家法律法规及中心的要求对外进行数据提供服务。（5）数据的安全性：形成安全策略、管理制度、操作规程等购成的全面的信息安全管理制度体制；建立相应的密码使用管理规定和保密管理规定；设定数据的密级及访问权限。

二是明确数据管理人员职责及权限。具有满足各种要求的能力、良好的职业道德和恪尽职守的工作人员是完成数据管理目标的重要条件。因此，应明确规定数据管理人员的职责和权限，以便于各尽其职、各负其责。根据人员能力、特长进行合理的职责和权限分配，让每个成员各尽所能的发挥作用。

三是确定各项工作要求规定。自数据管理科成立以来，为更好完成工作目标，先后制定完善了《图件拷贝上网管理规定》《数据上网入库手册》《数据安全管理规定》《数据备份规定》《南京市大比例尺地形图数据标准》《权属图整理方案》《坐标转换方案》《消除地形图重叠区方案》等一系列作业方案及规定。可见，无论哪项工作开展前，都应根据目标制定相应作业要求及规定，并针对作业过程中出现的新问题、新情况，不断补充、完善。

2.2.2 组织实施，完成各项数据管理任务

策划只有得到顺利的实施才能发挥其统领全局的作用，而在每项计划任务实施前，都应明确5 项内容。一是过程所需的资源。根据任务内容，确定所需的资源是否齐全，资源能否合理有效的加以利用，并以安全性、时间、经济、消耗作为评判利用资源合理性的基本准则。二是如何与其他部门沟通。与其他部门有效的沟通能起到事半功倍的效果，了解各个部门对数据的需求，掌握数据流的每个结点，在任务开始前征求其他部门的意见都是任务得以顺利完成少反复、少调整的基础。三是如何获取上一步骤的反馈信息。在国土资源数据的管理中，每项任务的每个步骤与对数据的任何一个操作都可能产生深远的影响，因此，在下一步骤的开始前需对上一步骤进行评价与监控，并得到上一步骤的反馈信息以证明操作的正确性与和理性。四是需要收集哪些数据。应主要包括以下几类：原始数据，监控数据，反馈数据，历史数据，参考数据，各类文档与属性数据等。五是需要保存哪些过程记录。记录是为了证明每步操作都是符合要求、方案及质量体系有效的运行。

在实施阶段，应该从以下几方面入手：（1）权责对等。分解目标，就应明确权责。有责无权，任何人都不可能真正负责；责大权小，事事需要向上级请示，事事由上级决策，最终会降低办事绩效，从而也会让下级产生一种不必对工作完全负责的心理；有权无责其结果是拍脑袋决策、滥用职权、贪大喜功。所以，要提高数据管理效率必须做到责权一致。（2）定时定量。严格按照规定及方案的进度计划规定的时间完成各项任务。如每天对数据库进行备份、维护街坊结合图、维护数据库的各类“开关”、及时对数据上网入库，每月对数据库、文件进行检查、整理，每季度提示数据回网、提示密码使用期限，按规定时间完成数据的提供与再加工等。（3）监控有力。数据误操作、误提供，虚假数据，数据质量不符合要求等问题及突发事件时有发生，如果监控有力对问题既能容易检查追踪，又能让领导准确掌握信息，果断作出决策。如对数据库建立“触发器”，对文件进行增量备份，通过软件对数据质量进行检查等。（4）及时纠偏。密切关注策划实施的全过程，重点对实施中出现的偏差及时作出调整。①要及时调节策划中因事先考虑不周全而造成的不合理部分；②要对应工作对象发生了改变后需要调整的部分进行调整；③要定期量化的检查执行偏差和完成情况。对不合理与偏差的地方应立即修正。如对数据维护的安全度，数据提供的准确率，数据备份的合格率，数据检查的合格率进行了执行情况的检查与量化。（5）坚决执行。策划及目标一旦制定就要想尽办法去实现，所以要不断增强执行力，确保各项任务的顺利完成。

2.2.3 认真监测，对数据管理的结果进行检查

数据管理科应按策划规定的时间及内容对数据管理的质量进行监测检查，通过检查策划的执行情况，总结经验教训，为以后的工作奠定基础。检查包括：（1）是否按规定的程序工作；（2）对数据的处理、备份、上网是否及时；（3）对数据的操作是否进行记录，记录是否符合要求；（4）数据的检查、数据提供是否正确；（5）数据服务是否让顾客满意；（6）数据的安全性是否得以保证；（7）数据的组织存储、可用性、可靠性、完整性是否符合要求；（8）历史数据是否得到合理有效的管理，是否便于访问检索。

2.2.4 努力改进，争取数据管理工作上新台阶

此阶段包括2 个步骤：巩固已取得的成果；对这一循环未解决的问题，移到下一循环去解决。

将检查阶段发现的各种问题及各个成功的经验加以分析、总结、保存，巩固取得的成果，对存在的问题要及时查找源头，移至下一个PDCA 循环中解决，这样周而复始，可以最大限度地提高数据管理的质量。比如，数据管理人员运用新技术的能力需要加强，则在下一循环中着重加强数据管理人员对新技术的学习与培训；数据质量存在问题，则应把出现的问题进行分类，通过改进软件、改变检查方式、方法作为下一循环的输入。

3 结语

数据管理工作是一个集多种作业、多学科于一体的管理过程。因此，应该清楚地衡量自身运行状况，通过制定科学合理的目标、计划和管理规定，建立和健全数据质量管理体系，加强检查和监督，不断总结和提高，由此形成数据管理中的PDCA循环。再通过不断的PDCA 循环，数据管理工作不断改进，管理水平会逐步提高，最终达到增强中心总体实力的效果。

［1］马成刚.PDCA 循环在工程质量管理中的应用［J］.中国科技信息，2007（8）.

［2］金锡万.管理创新与应用［M］.北京：中国劳动社会保障出版社，2004.