浅析人事档案管理与利用

张丽妹

摘 要：干部人事档案管理是我国人事制度改革的重要内容，是干部人才信息的重要载体。在新形势下，干部人事档案如何更好地服务人才建设与人事管理，如何更好地选拔人才、发现人才、培养人才提供有力的支撑，如何更好地发挥人事档案管理的重要作用，需要我们进行深入的思考与探索。

关键词：人事档案；管理；利用；重要性；问题；对策

人才发展与社会人力资源的开发与利用是我们社会发展的主要动力。随着我国政治、经济体制的发展和干部人事制度改革，合理正确地选人用人和配置人力资源已成为目前我国上至国家机关，下至企业事业单位亟需慎重考虑的问题。

一、人事档案管理与利用的重要性

人事档案是我国人事管理制度的一项重要环节，它是个人身份、学历、资历等各方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，是个人就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。人事档案作为业单位人力资源工作的重要组成部分，两者相辅相成，不可分离。人力资源管理离不开人事档案提供的信息，人事档案管理根据人力资源工作的需求加强信息建设。

二、人事档案管理存在与利用存在的问题

1.材料不齐，资料不全。人事档案材料不齐、资料不全降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。人事档案是每个人工作、生活、学习经历的“缩影”，其内容应当真实、具体和全面，且应从多方面来反映一个人的全貌，以满足工作的需要。由于历史的原因，有的人出生年月互不一样，学历越填越高，任职经历、年月不尽一致，从档案中既看不出有什么突出政绩，也发现不了当事人有什么专长，导致真实情况难以琢磨，使人力资源管理部门不能正确认定当事人确切情况。

2.人事档案的管理体制散乱。长期以来，人事档案收集、管理、开发、利用呈现了一种分散的情况。“人档分离”现象比较普遍。一些地方和单位存在着分散管理状况，有的由组织部门管理，有的由人事部门管理，还有的档案寄存在办公室进行统一管理。负责管理干部档案的部门主要掌握员工的个人履历、学历、职称、工资、奖惩等方面的材料。因管理的分散，材料得不到及时的收集归档，影响了人事档案的案卷质量，使人事档案在人力资源工作中不能发挥其作用。

3.人事档案信息开发利用程度不高。由于人事档案具有保密性和權威性的属性，所以对其利用的限制条件较多，但完全忽视了其相对人的权利。目前，人事档案利用工作大多是被动服务，有工作需要单位再安排工作人员进行查档，领导过问人事档案工作少，工作人员兼职多，无法集中精力做好档案管理工作，加上一些负责管理人事档案的员工素质不高，致使许多档案除了在职称评定、工资晋升时利用外，长期沉睡在档案柜里，不能发挥其应有的作用。

三、解决人事档案管理与利用问题的建议措施

1.建立和完善科学合理的人事档案管理制度。对不适应新形势、新情况、新任务的档案管理规章制度，进行改革和完善，及时建立更为科学合理的管理制度，使得人事档案工作更加科学化、现代化制度化、规范化。人事档案的管理，必须按照人事档案形成的客观现实，对人事档案资料进行科学的组织和加工，按照人事档案的形式、类别、性质和特点进行整理，保证人事档案的完整、真实、全面、安全和实用，做到鉴定准确、整理有序、保管安全、收集完整、利用方便、体系完整。各级各类人事档案的主管部门同时也要在在遵循国家有关法律法规的基础上，结合自身工作实际，完善档案查借阅制度、材料收集制度、保管保密制度等，做到有章可循，有法必依。

2.加强人事档案管理的信息化建设和运用。人事档案信息资源的开发，为组织人事工作奠定了良好的基础。在长期实践中，人事组织部门积累并保存了大量的人事档案资料，只有系统、全面、有序、及时、高效地开发人事档案信息资源，满足人事工作的需要，并有效地为人才发展提供利用，才能充分显示出它的价值。首先，要建立和完善干部人事档案的信息数据库。人事档案信息质量高低，很大程度上取决于是否有丰富的信息储量，只有将档案个人各个时期、各个地方形成的有关德、才、能、绩的材料都集中起来形成整体信息资源才能得到充分的开发和利用。其次，要建立干部人事档案网络化管理体系。及时采集、更新和维护干部人事档案信息数据，使干部档案实现数据化、信息化、全面化，实行干部档案的网络化管理。再则，要建立个人电子档案系统。把人事档案中适宜公开的部分内容，制成电子信息档案，更好地为档案查阅服务，从而提升干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

3.提高人事档案管理服务水平。在市场经济条件下，人事档案应更好地发挥其重要作用，将人力资源的开发建立在可靠、真实、科学的基础上，达到知人善任、人尽其才的目的。首先，要建立一支高素质的档案管理人才队伍。人事档案管理人员必须具备良好工作责任心和较高的政治素质，此外，还要具备较高的服务意识、创新意识和业务素质。其次，要加快管理理念的转变。人事档案管理属于人事工作和档案工作的重要交叉部分，而管理水平和管理效率的高低在很大程度上取决于管理人员。现代化人事制度管理体制下，我们要对人事档案的功能进行重新的定位，应以尊重人才、爱护人作为出发点，改变传统观念，使档案从被动服务变为主动。再次，要充分发挥干部档案在选拔干部、任用干部时的基础借鉴作用。档案管理人员应及时收集整理好干部各时期的资料，并对最新的有效数据进行及时增补，做好个人档案的综合分析，主动向人事管理部门提供最新且准确的信息数据，为上级准确选人用人提供第一手可靠的资料。

参考文献：

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