将情报概念引入档案管理系统的一点思考

李慧凤

（上海大众汽车有限公司，上海201805）

将情报概念引入档案管理系统的一点思考

李慧凤

（上海大众汽车有限公司，上海201805）

为开拓档案工作的新领域，通过对国内外档案管理的分析入手，探讨了档案的价值与作用，重点对档案的情报价值作了初步研究。发现在文档管理工作中，引入“档案、情报一体化”的概念可行有效，是企业提升核心竞争力的关键因素之一。结合自身对档案管理的经验，寻求实现档案、情报一体化的可靠途径。最后结合实际，探讨了对未来档案工作的展望及设想。

档案管理情报价值一体化

1 档案管理的时代背景

档案是国家机关、社会团体及企事业单位在从事各种社会活动、生产活动过程中，形成的具有一定价值的材料或实物。但是，档案材料的开发方式与利用效果往往受制于文化背景、历史条件和不同的政治制度。而档案自身特点又表现为：内向性、专门性、机密性、本源性、回溯性、无序性。因此，过去我国广大企业对档案的利用长期处于低谷状态，通常只重视并强调档案的参考功能和凭证功能,而忽视了档案的情报功能。也就是说主要利用的是档案载体单纯的表面直观性的部份，而没有进行更深层次、更高水平的综合利用。

然而对处于日益激烈竞争之中的企业来说，蕴含丰富信息内涵的档案具有非常重要的商业价值，档案管理工作的最终目的是有效利用，换句话说，就是为了取得利用效益。据某科技档案馆对1992～1994年间借出的2 499卷（册）科技档案利用者的收益情况进行了调查和统计，结果表明：73%的科技档案利用者在执行科研试验任务和预研工作，以及撰写论文、著书立说中获得了较大或一定收益；11.3%的档案为科技人员技术职务评定、申报奖励和技术管理提供了依据和参考；8.3%的档案为研究生和新上岗的大学生提供了一般文献中得不到的知识；2.4%的档案为科技成果的取得提供了依据；3.5%的档案为技术开发、转让和设备维修创造了直接的经济效益。

这充分说明了只有充分利用档案信息，企业才能将储藏在其中的丰富技术知识和成果，直接转化成新的生产力。企业管理者利用档案信息对生产过程和企业各部门的活动进行有效控制，同时档案信息又可作为企业计划决策的可靠依据。企业若想在激烈竞争中占得先机，就要依靠信息情报收集工作。因此开拓原本尚未充分利用的档案文献情报资源以增加决策和判断能力，充分发挥档案信息的一切效用，最终增强企业自身核心竞争力显得尤其重要。

档案的价值研究，尤其在已高度信息化的西方跨国企业，早已引起关注。德国汽车制造业在国际汽车业界的舞台上始终处于领先地位，其中有一点尤其值得我们中国汽车业借鉴和学习的是：他们具有非常强烈的档案意识。他们认为，随着当今汽车技术的发展和进步，以及各国汽车工业的日渐崛起，为严格确保产品的可追溯性，从汽车的前期研发、设计到生产、检验、销售等各方面都需要建立起一套科学、完整的文档跟踪体系。而它的前提条件，当然不能仅仅凭借人脑的记忆和经验，而是需要依靠档案信息资源的积累和利用。由此可见，强化档案管理对于一个企业的生存与发展具有举足轻重的影响。档案管理对于提高产品质量、培养企业文化、扩大企业知名度等方面的作用不容忽视。

2 档案的价值与作用

2.1 档案价值的认知

按价值实现领域及效果的不同，档案的价值形态可划分为凭证价值和情报价值。档案是历史的真凭实据，它的这种凭据证明作用，构成了档案的基本价值——凭证价值[3]。企业的档案反映了一个企业的决策、运作、生产等各种信息，表现为原始性和真迹性，在处理事务过程中具有强烈的参考、凭证作用。同时档案又是事实、知识和经验的记录，它这种可靠的、广泛的、可资参考的特征构成了档案的又一基本价值——情报价值。然而档案的情报价值往住具有隐含性，需要通过对各种档案中进行整理汇总、分析才能发挥出来，因此不易被人们所直接认识。

事实上，档案部门一直以来都在开展情报收集工作，但以往的情报功能更着重传递历史信息。有些本属情报价值的，我们也只是一概称为凭证参考作用，掩盖了其情报价值。在发挥档案作用过程中，人们在利用档案时并非仅仅在利用它的证据作用，而在相当多的场合中实际是利用其情报价值。伴随信息时代的到来，情报、物质和能源共同构筑当代社会发展的三大支柱。情报拥有量、情报获取适时性、情报利用已成为决定企业生存发展的关键要素之一。在此背景下，档案作为原生情报源，研究其情报价值实现具有较大的现实意义。

2.2 情报价值的内涵

档案的情报价值是由存储在档案中的信息内容所决定的。而具有情报价值的信息通常能反映出事物发展的某种态势，并能提供某种消息。它包括两个方面：一是无需对档案进行加工分析，这些档案本身就包含着事物的某种态势或消息，例如一些重要的经济政治、军事、科技等方面的档案，本身就是极有价值的情报；二是指通过对一系列档案文件进行归纳、分析、统计后，提炼出事物发展的某种潜在的因素和态势，例如对市场档案的统计分析，能够反映出市场购、销等经济情况的变化趋势等。从用户角度看，通过查阅档案情报，用户可以了解原来不知道的情报或知识；若是用户已经知道一些情况，但不知其中细节，通过档案情报能更快地了解情况，增长知识。

2.3 情报价值的功能

档案在现代化建设中发挥的情报功能，具体表现为以下两个方面。

第一，档案情报在科学研究和工程设计中，能够启迪思想，提供借鉴，避免走弯路，提高效率。据世界知识产权组织调查，在科研中查阅利用专利档案，可以缩短科研时间60%，节约科研经费40%。忽视档案的情报价值，在现实生活中往往造成大量的重复劳动，形成巨大浪费。在20世纪60年代初，苏联档案馆存有四万多份被人遗忘了的发现贵重金属矿藏产地的文献。在美国和英国，1960年由于重复劳动造成的损失，其价值相当于125亿美元和1200万英镑；在日本，每年国家级的科研重复率为35%，而在大学一级则高达44%。在苏联，每1 000项登记发明专利的申请竟只有240～280项被认定为非重复的新发明。这些情况都足以说明过去的科技档案中包含着巨大的知识财富，远远没有丧失其现实的情报价值，只是没有得到有效利用。

第二，档案情报在现代决策管理中能提供预测未来和科学决策的可靠依据。例如，某省银行系统开展档案信息工作，建立了工业产、销、存的档案和商业进、销、存的档案，以及产品档案等，通过对这些档案信息的分析评价，预测市场动态，指导资金投向，起到了调节市场经济，指导工农业生产、协助领导决策的作用，产生了明显的经济效益。再如，某省组织“人才需求”调查组，运用档案和其他资料，进行了一次人才预测工作。经过统计分析发现，该省工业基础实力雄厚，但科技人员太少。工交行业的技术人员占职工总数的34%，轻工业、城市公用事业的技术人员仅占其职工总数的1%，而农业、金融、服务业技术人员只占职工总数的区区0.25%。又通过联合预测，得出了十年内该省高、中级人才培养的应有速度和规模，为该省高等和中等教育计划的制订，提供了科学依据。

3 档案、情报一体化概述

企业作为力图经营效益最佳的经济实体，提倡集约化和集成化管理模式的全面实施，客观上要求情报、档案充分运用企业有利的条件，以一体化的方式将它们各自不同属性的信息、管理资源和职能作用等要素联结、统一起来，实行更为系统、科学的综合性管理，提供较为全面、快捷的整体性信息服务。

为了说明情报和档案融为一体的可能性，下面阐述两者之间的相同点及其不同点，在阐述中将偏重于不同点，以强调其重要性及可能性。情报工作和档案工作的共同之处有以下3个方面：

（1）这两项工作都是为实践需要提供资料。

（2）这两项工作的内容有相同的部分，例如搜集、整理、提供以便利用。

（3）提供利用的形式也有相似，如编辑、索引、简介、文献等。

而情报工作和档案工作的区别则主要在于：

（1）情报工作可以根据实际需要进行加工、整理、编写，在科研及企业生产中起到继承、借鉴、参考作用；而档案在工作中主要是起到查考和凭证的作用。

（2）情报工作有很强的时间性，信息传递及时与否，其作用和效果就相差很大，且其自身随着时间的久远而具有衰退性；而档案不具备上述特征。

（3）情报有保密性，但却强调保密期限，只要某项技术一经公开或推广，与其相关的信息情报就可以随之公开；而档案一般不提倡广泛交流，保密性相对较强，对利用范围和对象有较严格的控制。

（4）情报来源广泛，往往内容真伪混杂，在利用时需对其真伪和可靠性进行分析和鉴别；而档案是实践活动的真实记录，一般来说是真实可靠的。

（5）情报和档案都有搜集这一环节，对前者价值的评估、综合分析和研究是情报工作的一项重要内容；而档案则没有这种要求。

档案在今天已不仅仅是一种凝固的、静态的文献，它还是一种重要的情报源，具有现实的情报价值，它为档案部门开展情报服务提供了可能条件。根据笔者在各种文档查阅和文档管理工作中发现，在档案管理软件中如能有前瞻性地引入情报的概念，即在软件前期设计中就能添加有关情报管理的项目，这样管理者在进行决策、制定规划时，档案作为情报源就能体现出尤为重要的作用。档案在这一决策中的参考作用，无疑保证了决策的科学性。当今企业竞争激烈，在应对外部市场的变化时，越早应对效果越好。因而将情报和档案管理工作能融为一体，并加以不断完善，才能加强企业的综合管理能力，提高企业对市场的应变能力。

4 档案、情报一体化的有效途径

在文档管理系统中能否做到档案、情报的一体化结合，或者讲，能否在档案的管理、情报的运用方面，走出一条符合自己实际情况的道路，进而在搜集整理分类、储存检索、分析复制等应用方面逐步达到系统和标准化，笔者认为可以从以下三个方面具体实施。

4.1 优化档案检索系统

目前在我国档案检索系统中，普遍采用的是馆藏法检索语言，它是以档案的立档单位为依据，按照档案形成规律而编制的人工检索语言，其检索词是档号，检索词典是档号表。用这种检索语言编制的检索工具，与馆藏档案的实体排列相一致，一般适用从立档单位和组织机构的角度调卷。由于受全宗案卷等馆藏结构单位的限制，不便于按档案内容进行检索。为提高档案检索效率，优化检索系统，必须完善档案检索语言，应引进并运用分类法和主题法检索语言。从发挥档案情报功能的角度看，分类法和主题法有着明显的优越性。建立完善的检索系统这种模式的情报服务，虽然脱胎于档案部门的目录检索工作，但它又区别于传统的一般目录检索工作而成为一个独立的环节。

第一，档案部门传统的目录检索工具主要是为了反映馆（室）藏内容。而档案文献的检索情报服务则力图反映有关课题的全部档案文献的状况，这点在档案服务中意义特别重大，因为档案部门所收藏的档案都是按照法定的接收范围进行接收的。它具有明显的地方特色，不同馆（室）之间所藏档案基本上没有重复，这给用户全面系统地了解和利用档案设置了严重的障碍。在传统的目录检索条件下，用户通过检索查阅一份档案，就非得到收藏这一档案的特定馆（室）去不可。而检索系统的完善，尤其是档案目录中心和档案情报中心的建立，可使用户有可能只需到一个馆查阅，就可知道其它馆的档案信息，避免往返奔波之劳。

第二，在加工深度上也有别于传统之处档案馆（室）传统的目录检索体系。一般仅停留在报道馆(室)藏有什么档案材料之上，著录项目中偏重于题名、责任者、日期和文号等信息，简单的甚至仅有题名。而作为情报服务项目的检索体系则要求能向用户详尽地报道各种文献所论述的内容主题，因而应把重点放在内容、摘要、主题词等的提取等方面。第三，为了使用户能够及时了解和查找到所需要的档案信息，更要求超越传统的手工检索以现代化手段建立各种档案检索系统，并以现代化通讯等先进方式建立档案检索的情报服务网络，从而使档案文献系统得到全面优化和高效化。

4.2 定题服务

所谓定题服务就是在了解用户需求的基础上，主动地有选择地提供档案信息的专题跟踪服务。定题服务的情报功能具有以下几个特点。

（1）提供信息的主动性。在了解用户需求的基础上设立专题，并对档案资料进行收集加工分析和提供利用。而且档案部门还要努力挖掘利用者的潜在需求，主动预测需求“热点”，及时地提供服务。

（2）提供信息的针对性。定题服务并不是“四面出击”，它有明确的传递对象，并根据需求设题和根据课题选择合适的信息，从而克服档案利用过程的盲目性，使供求吻合，具有针对性。

（3）提供信息的及时性。定题服务的基本要点是对口提供档案信息，并进行定位追踪，这使得档案部门与利用者之间的关系更加密切。用户需求情况的变化，档案服务效果的好坏等信息要及时反馈给档案部门，使之适时调整档案信息的输出，提供适用的档案信息。

由于定题服务具有以上特点使档案部门能够“快、精、准”地为利用者提供档案信息，从而提高了档案利用的效益。

4.3 为领导决策作支持

可根据决策程序的不同阶段而做到有针对性地进行档案的收集工作，继而转化为有效的情报。在决策的准备阶段，即决策方案的拟定阶段，档案部门应事先了解决策的目标及其对档案的需求，在系统上提供档案信息以帮助领导了解历史、认清现状，开拓视野和思路，预侧未来的发展，以制订最佳的目标和方案。在决策的进行阶段，档案部门要开展跟踪服务，即及时收集决策过程中尚欠缺的档案信息，以帮助领导进行决策分析，排除信息资料不全、事态发展概貌不清所带来的困难，以及各种不确定因素的干扰，使决策者摆脱举棋不定的状态，最终选定最佳的决策方案。在决策的实施阶段，档案部门应注意及时收集、分析实施过程的反馈信息，以帮助决策者修订补充、丰富原定方案。决策所需的信息主要有以下几类：（1）计划指令法规等方面的信息资料；（2）事项资料、统计资料等方面的信息；（3）工作经验组织管理方面的信息；（4）决策的理论依据方面的信息。

5 企划与展望

自1985年起，上海汽车集团公司与德国大众汽车集团公司合资成立了上海大众汽车有限公司。上海大众公司在引进、吸收、消化德国先进技术的同时，也借鉴了德国汽车工业档案的先进管理经验，确保企业各个环节的工作记录与备案正确无误，最大限度地提供各种有效利用，由此促进了企业管理的良性循环。

2013年，上海大众公司规划部拟将现有规划工作过程中所产生的设备、工艺、工装、基建、动力等科技档案逐步实现电子化、网络化。针对目前存档文件的实际情况拟通过一套合适的档案管理软件，把分散于不同载体的信息资源以数字化的形式存贮，利用计算机网络技术实现档案资源的共享，实现档案数据的统计、检索、借阅等功能，提高档案整理、编目和保管水平，减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率，全面提升规划部档案管理的能力，使其完整、准确、系统、安全，最终实现档案的有效、高水平利用。

档案与情报合体管理是生产发展的必然产物。生产发展到一定水平就必然依靠科研情报来向更高层次发展，这就要求我们在原有的企业档案基础上，跟上发展的步伐，提供第一手的档案情报信息。情报工作还要充分吸取利用信息论的研究成果，研究如何将情报贮存、检索、传递的同时，确切评估每位工作者在实践中的设计成果，考核完善本部门每月每年的工作成果，积极调动全体工作人员的积极性。在情报管理方面上，既可以采用档案学、图书馆学的管理办法，从搜集、分类、编目、典藏、阅览等内容之外，还可以增加加工、指导、分析研究、提供服务等项目。为适应深入研究情报资料的需要，可采纳主题法、文摘法、述评法等专项的分析、研究、评估，同时也可适用于对我们科成员的工作效益、成本经费核算、考核等多项反馈工作进行更全面、系统的评估。

Cogitation of Introducing Informatics to the Archives Management System

Li Huifeng
（Shanghai Volkswagen Automotive Company Limited,Shanghai 201805,China）

For the sake of extending the field of archives management,archives and its impact have been highly valued through massive domestic and overseas case studies of archives management.An emphasized concept,intelligence value of archives has been initially researched.One of the promising outcomes of the research implies the feasibility and effectiveness of the integration of archives and intelligence.This integration could play one of the most significant roles of corporate competitiveness enhancement.Therefore,seeking approaches of realizing such integration becomes vital.Lastly,Exploration of future archive management finalizes the research.

Archives Management,Intelligence value,integration

10.3969/j.issn.1671-0614.2014.01.014

来稿日期：2013-07-29

李慧凤（1977-），女，助理工程师，主要研究方向为文档管理。