高校秘书队伍建设问题研究

文/成庭羽

高校秘书队伍是高校管理队伍的一支特殊群体，在高校管理中发挥着重要作用。随着知识经济来临和高教管理体制改革的日趋深入，这支队伍在高校管理中将面临前所未有的机遇和挑战。本文主要通过深入分析新时期高校秘书队伍建设存在的问题，提出关于加强高校秘书队伍建设的建议与对策。

一、加强高校秘书队伍建设的意义

办公室是高校机构的一个重要组成部分，高校办公室的秘书群体高效工作是办公室职能发挥的保障。随着高等教育的快速发展，各高校面临着多方面的挑战，办公室职能的内涵和外延都有了很大的拓展，对秘书队伍的要求也就更高。各高校都将秘书队伍的建设作为一件重要的工作来抓，然而,随着高等教育管理体制改革的不断深入，秘书队伍的建设也面临着前所未有的挑战，存在着较为普遍的问题和矛盾。正确认识高校秘书队伍建设存在的问题，深入分析问题背后深层次的原因，提出合理可行的解决对策，对于推进秘书队伍的建设具有非常重要的现实意义。

二、高校秘书队伍建设存在问题的现状分析

改革开放以来，我国高等教育事业飞速发展，取得了举世瞩目的成就。尤其是近年，随着高校改革的不断深入，发展更加迅猛，但由于普遍存在建校和转型升级时间短、资源紧张等问题，各高校往往把主要精力放在加强师资队伍建设上。在管理队伍建设方面却只重视高、中层管理人员的配置，高校秘书队伍建设几乎成了各高校建设中的一个盲区。

(一）对秘书工作的认识有待纠正。秘书学是一门新兴学科, 虽然高校领导每天与秘书部门、秘书人员打交道, 虽然他们知道秘书工作是一项综合性、服务性、辅助性强的工作, 但能够深入了解这门学科的特点、规律的高校领导并不多, 能够关注这一学科, 并注重发展这一学科的领导就更少了。由此带来的结果是, 领导在管理决策中,忽视对秘书群体利益的考虑, 忽视这一学科的专业要求, 没有将秘书工作与教学、科研、人事等管理工作放在一样的平台上, 为秘书人员提供系统严格的专业培训和提高的机会。事实证明, 缺乏秘书专业知识的更新和培训, 秘书人员容易产生精神懈怠和工作懈怠, 工作绩效难以提高, 不利于学校整体工作的顺利进行。

（二）秘书人员素质有待提高。秘书人员的素质主要体现在思想政治素质、业务能力和工作作风三个方面。由于秘书人员日常时间大都处于繁忙的状态,加之缺少外部的压力、动力而放松了自我学习,因而这支队伍存在着政治理论水平不高、业务能力不强、工作作风不严谨、不深入等问题。尤其在业务能力方面,许多秘书对自己的职责权限不明、管理规则不清、工作程序不晓,完全凭老经验被动地工作;有些秘书只能做些低层次的事务性工作,而对于更为重要的工作,如参谋辅助、公文处理、信息调研、组织协调、督促检查等方面职责不能有效地履行,甚至完全不能履行。像那些能撰文、善参谋、会办事的“通才”型秘书人才在高校十分匮乏。因此很多应由秘书担当的工作不得不由分管领导亲自去做,分散了领导的精力,严重影响了学校党政管理工作的效率。

（三）高校管理体制方面有待改革。一般高校在对秘书人员进行选拔任用、考核评定、职务晋升方面, 常常片面强调学历要高、科研成果要多、群众测评分数要高, 忽视了对秘书人员专业技能的考核和评定, 缺乏对其工作实绩的认定。实际上, 大多数的秘书人员因为缺乏时间和精力进行学历的提高和科研的累积, 同时因为工作的相对封闭, 缺乏大多数教职工的了解和认可,在这些评定体系中是不占优势的。正是由于这样的政策导向, 很多秘书人员出现非常强烈的心理失衡, 过于焦虑, 烦躁, 不能安心本职工作, 有的将主要精力和时间都投入到读学位、写文章、搞科研, 甚至拉关系, 千方百计想着如何离开这个岗位。这种管理体制不改革, 势必影响秘书队伍的稳定和发展, 影响办公室的工作甚至学校的整体工作。

三、高校秘书队伍建设的建议与对策

（一）树立“以人为本”的发展观，提高秘书人员整体素质要充分认识秘书人员在学校管理工作中的重要作用。要像加强教师队伍建设一样来加强秘书队伍建设，给秘书人员创造一个宽松发展、岗位成才的环境。要在生活中多关心，工作上多指导，学习上多帮助，善于发现他们的长处，启迪他们的智慧，鼓舞他们的士气，调动他们的积极性，不断激发他们在工作岗位上开拓进取、奋发有为的精神。让他们在工作中感到温暖，享受尊重，体现价值，实现个人发展愿望和单位工作目标的统一。要促进秘书人员的发展与进步，还必须对秘书人员进行专业培训。在新的历史时期，对秘书的要求由“一岗专能”向“一专多能”型转变，由普通事务型秘书向参谋型、学习型秘书转变。这种情况下，高校应该建立定期的专业化培训制度，有目的、有针对性地更新优化秘书的知识结构，提高秘书人员的理论修养，让秘书“在使用中培养，在培养中提高，在提高中成才”。

（二）以改革的精神和发展的眼光来加强高校秘书队伍建设。随着高校内部管理体制改革不断深入，人事制度改革、分配制度改革等都对秘书队伍建设产生了重大的影响。要以改革的精神和发展的眼光加强高校秘书队伍建设。要牢固树立岗位意识。打破“ 终生一岗”的观念，提倡“爱岗敬业、适岗锻炼、轮岗发展”的思路。给秘书岗位以科学的分工和界定，合理地制定岗位职责，建立严谨的考核体系。同时实行定期轮岗，使秘书人员能够得到多方面的锻炼，培养秘书“多面手”的能力。加强秘书队伍建设还需要推动高校秘书队伍结构的优化，要逐步提高秘书人员的学历层次，加强秘书人员来源的多样性，把优秀人才充实到秘书工作队伍中来，使秘书队伍在学校管理链条中发挥越来越重要的作用。

（三）转变服务观念，提升服务水平，加强和改进高校秘书工作。为师生服务、为领导服务、为来宾服务是高校秘书的定位。在新的形势下，服务内容、服务对象以及服务要求等都发生了变化，这就要求高校秘书人员要及时转变和更新服务观念，树立全方位服务意识，提高服务质量和水平。一是从对内服务向既对内又对外服务转变。随着改革开放的深入，高校与国内外的交流合作越来越频繁，跨行业、跨地区、跨国界的学术、教育、科研、人才培养等方面的合作不断增加，在客观上扩大了秘书的服务工作范围，这就要求秘书要根据服务对象的不同来完善服务内容。二是从被动服务向主动服务转变。秘书要积极主动地和其他部门乃至上级主管部门进行沟通联系，及时掌握各种信息，并对复杂的信息进行归纳和分析，供领导参考，充分发挥参谋助手作用。

总之，高校秘书在教学、行政管理中发挥着重要作用，应引起学校各级领导的重视。只有建立有效的考评机制，制定合理而人性化的政策，才能激发高校秘书的工作热情，从而建立一支稳定的高校秘书队伍，切实提高教学和管理工作。