加强高校二级学院办公室管理的新策略

文/曾才彬

二级学院是高校中一个基本的教学与管理机构，承担了教学、科研和学生管理等具体工作。作为其所属的综合性管理部门，二级学院办公室是学院组织协调的桥梁和纽带，同时也是学院内外交流的窗口，其管理水平的高低直接关乎学院，甚至学校的整体发展。目前来看，伴随着我国高等教育改革发展不断深化的新形势，二级学院办公室工作遇到了越来越多的挑战，也存在一些问题，如管理理念陈旧落后；工作人员整体综合素质不高；工作人员队伍专职化程度太低；缺乏完善的规章制度。因此，新形势下二级学院办公室必须进一步转变思想观念、更新工作方法，提高办公效能，以适应我国高等教育改革的迫切需求。

一、转变思想观念，树立创新、服务的管理理念

办公室创新不仅是管理方法的创新，更是理念和过程的创新。二级学院领导和办公室人员要不断吸收和借鉴先进的、符合实际的先进管理经验，改变旧有的思想观念，不断总结、完善、提高。服务工作是整个高校和二级学院办公室工作的中心点、出发点和落脚点。为领导服务、为部门服务、为教学服务、为师生员工服务，这些服务工作都不能停留在口头上、表面上。因此，二级学院办公室全体人员必须提高服务意识，耐心、细致、热情地将面对的大量具体、琐碎的问题逐一妥善加以解决。在繁琐平凡的工作中为高校的教学、科研默默耕耘，从而达到管理育人、服务育人的最佳效果。

二、加强学习、交流，提高办公室管理工作人员的综合素质

要想提高办公室管理的工作质量和效率，充分发挥办公室的重要作用，就必须要提高办公室管理人员的综合素质，其主要包括以下方面：

（一）思想素质。办公室管理工作人员一定要具备高尚的思想品质和政治素质，不断加强政治理论学习，了解掌握党的政策，贯彻党的教育方针，在党中央“人才强国”战略的实施中，更好地掌握有关教育、人才培养方面的政策法规等。同时还要熟悉学校和二级学院各种规章制度，提高自身对工作的思想认识，树立起正确的工作思想和人生价值观，用发展的眼光看待自身的工作，面对工作中遇到的难题，应该冷静分析，抓住问题的本质来解决。

（二）业务素质。办公室管理工作人员的业务素质越高，办公室的管理水平、管理质量也就越高。要加强各种形式的业务培训，组织工作人员出去参加社会上的学术交流活动，请经验丰富的优秀管理专家进来交流，让他们有机会经常和外界同行切磋办公室工作的经验，开阔视野、提高业务能力。办公室工作人员除了做好行政方面的事务，还应结合所属二级学院专业方面的工作，有针对性地学习和提高自身业务水平。这样在涉及到学院人事工作、科研和学科工作、学生工作等时，工作人员均能够较好地完成工作任务，从而提高二级学院办公室的工作效率。

三、提高认识，建立专职办公室工作队伍

二级学院办公室管理队伍的人员多由新引进的青年教师、辅导员或其他行政管理部门人员转职而来，而且大多数高校没有制定完善的二级学院办公室工作人员专职化发展政策。特别对于新引进的青年教师、辅导员，因其将在一年或两年后回到专职教师队伍或辅导员队伍，也就导致了队伍的不稳定。因此高校应该提高认识，加强二级学院专职化办公室队伍的建立，有目的地选拔、培养办公室工作人员，促进办公室工作队伍的正规化管理。

四、加强管理，建立健全办公室相关规章制度

建立健全办公室相关规章制度，就是针对办公室的管理将各类办事流程、行为准则等以条文的形式确定下来，这是提高二级学院办公室管理的规范化、制度化的关键。为此，二级学院要明确办公室工作职责，将办公室各项工作纳入管理规范之中，对办公室的管理制度不断进行修订和完善，使二级学院办公室的管理和发展在规章制度的前提下有序推进，实现办公资源的效益化，工作人员行为的规范化，切实提高学校和二级学院的管理水平。