新时期高校办公室工作的思考

文/陈各辉

高校办公室是高校实施党政各项工作的综合办事机构，统筹承担学院的党务、行政、信息、外事、宣传、档案等各项管理工作。随着高等教育体制改革的逐步深入和进一步简政放权落实高校自主办学的制度安排，作为集参谋、协调、服务、督办等职能于一身的高校办公室，可以说工作千头万绪纷繁复杂，但结合自身工作实际和经验来看，万变不离其宗，归纳起来不外乎是“三大件”：办文、办会、办事。

一、职责要求：办文重准确、办会重服务、办事重落实

根据岗位职责与要求，结合自身工作实际和经验，依笔者看，办文要把好“四关”：

第一，文秘人员要过好政策理论关。在思想理论上始终自觉与党中央保持高度一致，有较强烈的政治敏感性，绷紧这根弦，不能出乱子，出现文不对题、因文害意、断章取义，甚至与中央政策、有关法律法规、上级文件精神相抵触、相违背。从而把学习、积累到的政策理论运用到办文实践中，反之又在办文实践中总结和提升自己的政策理论水平，二者互为补充，相得益彰。

第二，办文事先要做好调查研究，掌握科学、翔实的事实依据，才能管用、管事。办文还要求注意把好公文格式关。《党政机关公文处理工作条例》，和《党政机关公文格式》国家标准已发布实施，对公文格式作出具体要求，这里就不赘述了。

第三，办文还应注意文体区别，过好语言准确关。办文重在简明扼要摆明工作事实、阐述理论依据、表明观点立场、明确任务要求，不掺杂个人喜恶长铺叙、瞎议论、滥抒情。总之，办文要有惜墨如金、一字不易的精神，体现“增一字则太长,减一字则太短”要求。

第四，办会重服务，关键要抓好会务。这里，简要提一提办会、办事的工作体会。要求会前、会中、会后都安排妥当，考虑细节，既体现领导意图又反映师生意愿还符合工作需要，既部署安排又检查反馈还督查落实。如果说，办会重柔性服务的话，那么，办事则重刚性原则。办事也有四条原则，这就强调办事人员要有强烈的政治意识、大局意识、责任意识和底线意识。办事要办好办实办细，要能干事干成事不出事。一切按法规、程序、规则要求办事不枉法，履行岗位职责不越权，服从工作大局不徇私，体现领导意图不盲从，循规蹈矩不过界，灵活变通不逾线。要以踏石留痕、抓铁有印的精神办事。比如，签章盖印一定要履行好审批手续，不能碍于面子、囿于人情，不批就盖或先盖后批。即使领导出面，或者电话指挥，也要事后补办签批，以便日后查档、追责。综上所述，要求办公室工作人员首先要明确自己的角色定位。

二、角色定位：领导的勤务员、部门的服务员、工作的执行员

新时期，高校办公室在高校内部行政管理组织中扮演着综合协调的核心部门、信息集散的中枢机构、调研辅助的参谋机关、全面综合的服务机关、内引外联的窗口单位等多种角色。

其实，办公室人员要当好领导的勤务员、部门的服务员，强调的是搞好服务。办公室正副主任、工作秘书、司机等工作人员要各司其职，分工协作，AB岗轮值，做好服务工作。要求既让领导满意也要让师生满意，不能只出工不出力，只唯上不唯下，只报喜不报忧。办公室人员不能有一人之下，百人之上的感觉，不能假传“圣旨”行一己之私，不能“先斩后奏”，先上车后补票，不能狐假虎威、颐指气使，指手划脚，瞎指挥。如今，各个高校越来越强调开放办学、合作办学、校企合作，这就要求办公室做好对外的通联工作，当好领导的信使、促成合作的红娘、展示形象的窗口。

最后，办公室人员还要像法院执行员一样，以办成铁案的决心、勇气与力量，坚决执行领导决策、抓紧事务跟踪服务、抓好工作督查落实。这时候，腰板得硬起来不怕得罪人，敢于碰硬骨头，勇于破老大难，善于解旧框框，因为完成领导交办的事就是最好的“鸡毛令箭”、最基本的工作要求。总体说来，高校办公室工作人员要当好“三大员”：领导的勤务员、部门的服务员、工作的执行员，同时还要注意把握以下“三技巧”。

三、办公技巧：有领导视野、走群众路线、抱公仆情怀

第一，到位不越位，献策不决策。办公室要成为领导的参谋部、智囊团，如果没有两把刷子是不行的。这就要求办公室主任和工作人员有领导的眼界和视野，而不是仅仅成为领导的传声筒和工作的二传手。心有多大，舞台就有多大。只要珍惜和利用自己常在领导左右的机会，肯用心，多学习，重实践，常反思，日积月累内外兼修，终会拓宽眼界、拓深思维、拓展能力。具体说来，要坚持做到到位不越位，参谋不主谋，献策不决策，管家不当家；要紧扣全局性问题提供决策参谋服务；要吃透“两头”，把握上级精神，摸清基层实情，炼出真知灼见，确保参得实，讲得准。笔者相信，只要按照各自职责分工从事，不掺个人恩怨、不顾私心杂念，不谋绳头私利，不存非分之想，就不会越位办事、越权断事，甚至越级用权。这里有必要强调一下，办公室副职应处理好与正职关系，做到：既尊重正职，但又不阿谀奉迎；既服从正职的决定，但又要有主见，创造性地执行；多揽事少揽权，更要防止越权；谋事而又不独断，既当好正职参谋，但该请示的要请示，不能擅作主张。

第二，走群众路线，坚决反对“四风”。高校作为知识分子扎堆的地方，思想动态异常活跃，学术研究方方面面，社团活动五花八门。试想，高校办公室如果仅仅是上级精神的传达室、教育信息的批发部、工作矛盾的中转站，不主动作为，不攻坚克难，不真抓实干，拉帮派团伙打如意算盘搞本本主义，何来凝聚力？何来战斗力？何来执行力？何来生命力？

教育部开展教育实践活动要求，树立为民情怀，坚持一切为了群众、一切依靠群众，从群众中来、到群众中去，发扬密切联系群众之风。高校办公室要坚持走群众路线，进基层调研，抓工作落实，不仅要吃透上级精神，还要领会领导意图，更要贴近基层实际。这里的“基层”，按笔者的理解应为：各个系部教师员工及其子女，各个班舍学生及其家长，各个合作办学的企业、工厂、车间，学校附近干部、群众等等。当然，办公室主任、人员办事情干工作走群众路线，与领导走群众路线还是有区别的。他们本来就来自基层脚沾泥土，只是当前工作需要担任中层干部职务，与基层群众、师生家长联系起来没有距离感，可以更方便更随意，更能摸到实情抓到实况，从而为领导决策作参考。中央八项规定实施以来，全党自上而下狠抓群众路线教育实践活动，坚决反对“四风”，效果明显。如今，高校会务、领导调研现场不张贴悬挂标语横幅，不安排群众迎送，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。办公室人员正好可以从平常繁忙的公务应酬、文山会海中抽出身子、腾出手来协助领导贴近基层实际，深入系部、走进师生、搞好调研。

第三，抱公仆情怀，重服务质量。根据实际工作和现实需要，办公室人员既要当好政策的宣传员、领导的参谋员、公务的执行员和督查员，还要当好师生的指导员、服务员。正所谓，“管理就是服务。”一要提升服务意识。所谓服务，就是通过我们的工作创造良好的教学科研环境。毛泽东同志讲自己是“人民的勤务员”，邓小平同志说“我是你们的后勤部长”，都是强调要通过服务来创造良好的政策和工作环境。凡事种种，都强调思想上要重视，这确实是老生常谈，但事实如此这样才管用。一旦没有服务意识，思想上不重视，就会作风浮夸、办事拖拉、工作不力。办公室工作量大，接触面大，办结时限要求高，这时更应克服乱发牢骚、背后议论领导等。即使面对领导批评、同事非议、群众责难，也不能降低标准，把事情办砸。要时时刻刻牢记职责，谨记服务，不能搞变通、打折扣。所以说，无论何时何地何人何种情况下，办公室的服务意识只能加强，不能削弱。二要提高服务效率。邓小平还讲过，“世界上的事情都是干出来的，不干，半点马克思主义也没有”。效率就是在一定的时间范围之内把事情干好。我们要从时间、质量、数量，还有投入、产出等全面地去看看我们的工作效率如何。所以，这就要求每个办公室人员既分工又协作，既能独立完成各自本职工作，又能配合完成艰难险重的攻坚任务。办公室工作一定要掌握工作规律，厘清工作思路，分清轻重缓急，抓住主要矛盾，区分利益要害，统筹进度安排。要学会十个手指头弹钢琴，力戒眉毛胡子一把抓；要多做事揽责，忌飘浮邀功，要维护团结，忌抬杠拆台，要真抓实干，忌粗枝大叶。三要注重服务细节。细节出真情，细节出效益，细节才是办公室服务工作永恒的魅力。惠普公司创始人戴维·卡德曾经说过：“小事成就大事，细节成就完美。”的确，一点一滴的关爱，一丝一毫的服务，都将深入人心凝聚力量。只有我们在服务中注重细节，做到独具匠心、恰到好处，才能获得回报、推进工作。凡事往往细节决定成败。链子不可谓不细，但它对于裤子的地位和作用却不容小觑。掉链子的尴尬是万万不能发生的。当然，服务领导、服务师生同样要求有高质量的服务标准，做到认真细致到位，不能采取双重或多重标准，甚至摆臭脸、搞变脸、闹翻脸。

高校办公室工作事无巨细，都要办快办实办好，否则就会影响大学这部庞大机器的正常运行。办公室全体人员都是这部机器身上的一颗不可或缺的螺丝钉，要经常充充电、洗洗脑、动动手、活活血，才能正常发挥机体作用，正确履行岗位职能，正好掌握办公技巧，从而胜任各自工作要求、推进各项工作落实。当然，高校办公室工作还应有一套因地制宜、因人而异、健全完善的综合考核评价机制，才能干出成绩、干出效益、干出人才。