中专学校档案管理工作亟待达标升级

文/陈彩燕

中专学校档案管理工作亟待达标升级

文/陈彩燕

学校的档案工作是学校行政管理和教学工作的重要组成部分，是学校各项工作过程的真实历史记录，是搞好教学和管理不可缺少的依据。自1987年《档案法》颁布以来，档案综合管理升级活动就成为档案工作的重点任务，档案目标管理是使档案工作走向规范化、制度化的手段，达标和升级是对档案管理综合水平的全面评价和认定。翻开1997年湛江档案工作的一页至今，湛江市的中专学校做到档案工作管理达标升级的寥寥无几，这表明，我市绝大部分中专学校档案目标管理仍停留在基础阶段，甚至是一片空白。

一、中专学校档案工作现状

目前，大部分中专学校都将文书档案集中办公室管理，而把专门档案分散于各业务部门管理，如学生科管理学生档案，人事科管理教职员工人事档案，教务科管理教师、教学管理档案，后勤科管理基建档案等。长时间的分散管理不仅造成档案管理难以集中、统一，不利于档案的管理利用，且分散了人力、物力。另外，档案管理呈现分散、零乱的现状。如大部分中专学校未能健全文件立卷的程序，批阅完的文件未能及时得到催还，易致文件流失，造成归档困难。其次，没有成立专用室库对档案进行有效的保存，批阅完的文件只存放在木柜或铁柜中，保存档案的环境差，库房的温、湿度得不到控制，使文件变黄变脆，且招致鼠虫咬蚀，使文件残缺不齐。再次，由于档案管理不好，使档案无法有效地发挥作用，无法及时主动地向有关科室或部门提供信息参考。

造成以上状况的原因是多方面的，既有客观因素，也有人为因素。

第一，领导不重视。档案管理是否规范化，档案能否发挥作用取决于人们对档案的认识水平。据笔者了解，大部分中专学校的领导对档案工作认识不深，对档案和档案的作用还存在各种糊涂的认识甚至误解。有的同志甚至认为成立档案室是没用的，认为不需要投入资金、人力、物力去实现档案目标管理。认识上的不重视是中专学校档案目标管理的主要障碍，也是使档案管理水平受到限制的关键所在。档案管理水平的高低，直接影响到档案管理部门提供档案服务的能力，如果工作得好，作用就大；如果档案管理不好，档案便无法有效地发挥作用，档案管理的水平低又会使人们无法提高对档案的认识水平，二者互相影响和制约，使档案工作管理未能实现规范化和目标化。

第二，“巧妇难为无米之炊”。有的中专学校苦于没有场地建设库房，而建设规范的档案室还需要投入大笔资金，目前大部分中专学校资金运转困难，学校要投入大量资金用于档案管理和建设难度很大，这也导致档案管理无法正常化。

第三，对档案工作的宣传力度不够。中专学校很少面向师生宣传档案工作的重要性和必要性，教职员工参与意识薄弱。很多教师对档案不了解，对档案利用与服务认识不深，无法感受到档案利用与服务的价值。

二、开展档案管理工作达标升级的必要性

“不论什么单位，档案工作与其他各项工作联系在一起，并积极开展利用工作，不断提供档案为各项工作服务，这个单位的档案工作就能迅速发展，档案工作的地位和影响也就相应地提高和扩大。”开展中专学校档案综合管理升级活动，是促进档案工作全面发展的一项措施，目的是通过实行档案的综合管理加强档案基础业务建设，改善档案工作的条件，提高档案开发利用水平。早在建国初期，周恩来同志就指出：“档案工作的目的是为现实的革命服务的。”党的十一届三中全会后，邓小平同志又指出：“开发信息资源，服务四化建设。”这不仅阐明档案服务的重要性，也从一个侧面阐明档案作为一种信息资源的重要性。

中专学校开展档案管理达标升级是促进各项管理水平提高的手段之一。档案是学校各项管理的依据，对各类档案规范化管理能检验学校各项工作的质量，从而形成有效的管理。

中专学校档案管理达标升级是提高行政工作效率及保证工作质量的必要条件。档案是行政工作的决策依据。档案管理的达标升级能充分发挥档案的凭证和参考作用，为学校各项工作的开展提供依据。文书档案，会计档案，人事档案，基建档案是一个单位行政管理的重要依据，对这些方面的档案实行有效地管理，能及时协调各部门的关系，为行政工作的正常运转奠定基础。

最后，档案的达标升级对建立完整、有效的档案管理具有重要意义。档案工作从狭义上说是档案室、档案馆对档案进行的具体管理，其主要内容包括档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、编目与检索，利用服务，编辑和研究等。档案管理一旦升级达标，就能将上述程序相互联系，使档案工作的整体得到正常运转，充分体现档案工作的管理性、服务性的和谐统一，为学校的全面工作奠定良好的基础。

为使档案工作规范化、制度化和科学化，中专学校应加大力度提高档案管理达标升级工作。

一是提高认识，更新思想观念。

学校档案是整个学校工作的一部分，处处为中心工作、重点工作服务，不搞好学校档案工作，会给其他工作带来不利影响。因此，我们必须正确认识学校档案工作的地位和作用，充分认识档案的凭证价值和情报价值，把档案工作列入议事日程，与其他工作同布置，同检查。

领导阶层要增强档案意识，抓基础建设，保障资金的投入，为档案工作创造良好的硬件环境，为档案工作打下坚实的硬件基础。学校领导要像重视行政及教学管理般重视档案管理工作，把它放到应有的位置，下决心抓落实，争取达标升级。

二是深入贯彻以《档案法》为核心的档案法规，认认真真开展目标管理达标升级。1987年《档案法》颁布，1996年第八届全国人民代表大会常务委员会第十二次会议通过《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》，对《档案法》进行修正，我们要认真学习《档案法》，切实认识《档案法》的意义，以《档案法》为依据，加强档案基础业务与设施建设，总体要求应按《广东省机关档案综合管理升级考核标准》的考核内容，认真做好档案管理的“软件”与“硬件”建设。“软件”建设就是按考核标准中档案管理制度化、规范化、标准化、现代化的要求抓好落实工作，“硬件”建设就是档案基础设施，基础设备的建设，各中专学校应结合实际，采取相应措施，全面开展档案综合管理升级活动。

中专学校应该自觉按照《考核标准》进行自我考核及评审，成立“档案升级领导小组”进行专门指导和监督，抓好“行政管理”“基础业务”“室库设施”“开发利用”四大项建设，逐条落实，争取早日达标升级。

三是要加强学校档案的利用与服务工作。“档案的利用与服务是档案工作为中国特色社会主义事业服务的直接体现，它是秉承档案工作内外关系的一个重要环节，是档案工作联系社会各方面的一个窗口，也是检验衡量档案工作好坏的最重要指标。”档案的利用与服务是档案管理的出发点和归宿点，是档案工作服务性的体现。学校档案部门根据现存可利用的档案资料，通过收集、分类、加工、整理成为信息资料，为师生所利用，实现其使用价值。例如可开放档案阅览、档案外借，及时向教职员工提供信息咨询服务，加强学校档案的利用开发工作能促进教学及其他各项管理的质量提高，并能使行政管理工作高效率地运转。

随着社会的发展，档案管理工作越来越引起企业、事业单位的高度重视，李鹏总理在1997年召开的第13次国际档案工作会议上的讲话指出：“档案作为人类社会活动的真实记录，是人类文明进步的阶梯，保护和开发档案是各国政府的共同职责，也是档案工作的神圣使命”。中专学校档案是学校各项工作的重要依据和真实记录，随着档案的持续增加，我们面临着档案管理的繁重任务，更应从自我实际出发，以档案工作目标管理为手段，全面提高学校档案的管理水平，将档案开发利用与学校工作紧密联系起来，以基础业务建设为重点，逐步实施，逐步规范，我们期待在21世纪的档案事业中，中专学校的档案管理工作将翻开新的一页，实现规范化、制度化和科学化管理。

（作者单位：湛江财贸学校）