新形势下实现城市居民家庭档案管理的有效途径

李锋

摘 要：顺应社会发展需要，对城市居民家庭档案进行有效管理，是贯彻“三个代表”重要思想，完善为广大人民群众服务的体系，不断提高家庭档案的管理水平，开创档案事业新局面的重要课题。另一方面，做好家庭档案的管理，于国于民都是一件意义深远的事情，不仅能够促进家庭文明的建设，也有利于社会主义和谐社会的建设。

关键词：档案管理 家庭 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）08（c）-0185-02

随着经济的快速发展，人民生活水平的不断提高，人们在追求家庭现代化生活形式的同时，越来越重视提升家庭生活的品位，在这一形式背景影响下，越来越多的家庭开始利用家庭档案来管理家政事务。同时，我们应该认识到，不断提高家庭档案管理水平，不仅能给家人带来极大的便利，还能为社会积累一笔宝贵的财富，推动社会文明的发展和进步。新形势下，如何实现城市居民家庭档案的有效管理显然就是摆在我们面前亟待解决的重要课题。

1 家庭档案的含义和分类

由于对家庭档案的研究工作起步较晚，目前学术界对家庭档案尚无统一的定义，有的学者认为家庭档案是在家庭中整理和保存的关于家庭及其成员在家务和社会活动中形成的原始记录，包括日记、文稿、照片、声像、凭据以及其他因个体家庭差异所保存的记录。笔者认为，所谓家庭档案，就是在从事家庭事务和社会活动的过程中，记录并保存起来以备日后考查使用的各种资料，如文字，音像及其他各种形式和载体的历史记录。

由以上定义可以看出，家庭档案种类繁多，涉及到家庭生活的各个方面，不同的家庭对家庭档案的分类整理会各有差别。对一般家庭而言，家庭档案可以进行以下简单分类：文字档案类，如证件、医疗病历保险等；照片和音像档案类，如照片、结婚聚会娱乐等活动形成的录像带等；实物档案类，如一些奖杯、古董等有价值的物品。

2 我国城市居民家庭档案管理现状

城市居民家庭档案是民间记忆的重要形式，对家庭、国家和社会都有重要意义。对居民家庭档案进行有效管理，是家庭成员工作、生活以及事业发展的需要，从而有利于家庭文明的进步，也是一笔重要的社会财富。

我国的居民家庭档案建设大约起步于21世纪初，经过10余年的探索，经过档案行政部门和档案界学者的共同努力，家庭档案开始从书本走向实践，开始走入公众的视野，并逐步为人们所接受。过去的10多年间，对居民家庭档案的管理工作取得了骄人的成绩，同时，由于关于居民家庭档案方面理论基础相对薄弱以及实践经验的缺乏，家庭档案建设也显现出了一些问题，亟需加以解决。

2.1 家庭档案管理的法律保障缺失

关于家庭档案管理方面的法规，我国并没有对其进行针对性的立法，各地出台的关于家庭档案管理的地方性规范，也只是对家庭建档的内容和方法、分类等基础理论问题进行了解释，对解决家庭档案管理实际的法律问题影响不大。而现阶段《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》作为我国居民家庭档案方面最权威的法律法规依据，显然无法满足档案管理实践对法律的需求。

2.2 居民家庭档案管理的意识薄弱

在普通家庭成员中，对家庭档案了解的基本很少，能够对有价值的档案材料主动予以保留，建立起自己家庭档案的人更是屈指可数。一直以来，普通大众认为，收集整理档案是国家档案部门的事，是单位档案室的责任，而档案就是贮存在档案馆的政府红头文件或人事档案，和普通老百姓根本没有任何关系。[1]

2.3 保管条件和专业技术水平不高

由于每个家庭的受教育水平不同，许多家庭成员缺乏家庭档案意识或者缺乏整理家庭档案的专业知识，对家庭档案不能进行合理有效的整理，导致一些有价值、本可以很好保存的档案资料丢失；另一方面，家庭档案内容和形式多种多样，在对档案的有效管理上有一定难度，大部分老百姓并没有接受过专业培训，在家庭档案的管理过程中就难以实现专业化、规范化归档。

3 新形势下城市居民家庭档案管理模式的完善

进入21世纪，信息化技术的发展极大地改变了我们的生活，因此，家庭成员在日常家庭生活中，会产生很多依附于高科技信息产品的家庭档案。特别是党的十六大后，我国对“完善保护私有制的法律制度”这一政策精神的贯彻实施，使家庭档案等私有财产受到重视和保护有了重要依据。[2]为了适应新形势，需要有针对性的根据发展过程中存在的问题进行不断地改进和完善，从而实现家庭档案管理的规范化和有序发展显得尤为必要。

3.1 建立数字化家庭档案管理系统

适应信息技术的发展，实现家庭档案的有效管理，建立数字化家庭档案管理系统可以视为一种有效地方式，数字化家庭档案管理系统很大的优势就是，在提高效率的同时帮助人们减轻了日常家庭事务管理的工作量。目前已有部分地区在社会各界的共同努力下，开始逐步推进家庭档案和数字化管理进程，如研发适合普通家庭使用的家庭档案管理系统软件、建立专门的家庭档案网站和数据库等。当然，由于理论和实践经验的缺乏，数字化家庭档案管理系统的建设还有许多不完善的地方，需要从技术、规范和资金等各个方面进行不懈的努力。

3.2 建立健全的法律法规体系

国外的实践表明，居民家庭档案方面法律法规的健全与否是衡量管理和利用水平的重要指标。因此，对家庭档案管理的立法，不仅需要有基本的法律原则作为宏观的指导思想，而且在微观上要有具体的可操作的规范指导实践。联系到现实，目前我国还没有一部正式的关于家庭档案管理的法律法规，甚至对家庭档案的定义都比较模糊的现状。针对目前我国家庭档案管理法规体系尚不健全的现状，我们应该制定一个从中央到地方，借鉴现有的档案法律法规，逐步完善我国的家庭档案的法律体系。

3.3 广泛宣传，提升全社会家庭档案管理意识

档案部门要通过各种宣传途径来扩大家庭档案的社会影响，通过媒体、会议、培训等形式对公民进行宣传，促进家庭档案的普及，引导社会公众以积极和开放的态度来探究家庭档案中的信息，让人们认识和亲身体会到家庭档案建立和管理的意义所在，提升家庭成员家庭档案的关注度，才能更好地管理和运用家庭档案。endprint

3.4 提升居民家庭档案管理的专业水准

家庭档案的管理就是将还处于零散状态的家庭档案材料进行分门别类收集在一起，按时间顺序组成若干单位后装盒、编号、登记，以达到安全保管和便于查找利用的目的。

3.4.1 分类

由于每户家庭的档案数量有多有少，内容形式千差万别，各不相同，因此分类时只要注意突出家庭档案的实用性，根据每个家庭的实际情况有针对性的进行，以便利于管理和利用即可。

3.4.2 划分保管期限

在对家庭档案进行管理时，可以根据家庭档案材料的重要性及其价值不同，对家庭档案进行划分保管期限，保管期限可以分为定期和永久两种。家庭成员的各类照片，影像资料、房产证等即属于永久性的档案；家庭发票档案中日用杂品类发票，对家庭成员没有很大价值且不易保存的即属于定期的档案，保存一年左右即可销毁。

3.4.3 整理编目、立卷

随着信息网络技术的发展，对家庭档案的管理，很方便安全的一种途径就是利用电脑进行管理，可将编制好的家庭档案目录或者重要的文字材料全文输入电脑或使用数码相机拍摄成图片转换成电子档案，进而存在电脑里；同时，为安全起见，对重要文档资料、使用频繁的证件等应复印备份保存，以免丢失。

3.4.4 保管

档案的保管是保证档案安全和极大限度地延长档案使用寿命的重要环节。家庭档案整理完毕后，可以存放在专用橱柜里，按顺序编号集中排放，必要时为了确保重要家庭档案的安全，可以将之寄存于所在地的国家综合档案馆。

信息化时代，还停留在简单的文档管理和实物整理阶段的传统家庭档案管理模式已经跟不上时代发展的要求。随着家庭档案中数字化档案数量的不断增多，如何利用信息技术来提高家庭档案管理的水平是家庭档案管理遇到的新难题，需要社会各界的共同努力。

居民家庭档案是一种社会信息资源，是人类文明遗产不可或缺的重要组成部分，也是我国档案事业发展的需要。改善家庭档案管理现状并且使其不断完善，这不仅仅是维护社会记忆的需要，同时也是档案工作发展和创新的要求，我们不得不承认的是，实现居民家庭档案的合理有效管理的道路任重而道远。

参考文献

[1] 涂文学.家庭档案服务体系与管理模式研究[M].武汉：武汉出版社，2004.

[2] 梁建梅.家庭建档难以普及的原因探析[J].云南档案馆，2008（3）.

[3] 赵琰.我国私人档案可实现管理模式探讨[J].中国档案，2007（11）.

[4] 周玲.论建立统一的档案价值鉴定原则[J].档案学通讯，2002（3）.

[5] 潘欣荣.建立家庭档案，促进社会和谐[J].云南档案，2006（6）.endprint