浅析商务英语信函写作

摘 要：商务英语信函在国际贸易中一直有着举足轻重的地位，特别是中国加入WTO以后，商务英语信函在对外贸易中的作用也越来越明显。现在，在许多大学的英语专业新开设了经贸英语这一专业课，系统教授学生商务英语信函写作，由此可见商务英语信函的重要性。本文浅析了商务英语信函写作的特征、原则和技巧，使英语学习者更加了解商务英语信函写作。

关键词：商务英语信函；写作特征；写作原则；写作技巧

商务英语是一种有专业用途的英语，虽然本质仍是英语，但是却具有特殊的语言现象和表现内容。商务英语信函是商务英语中很重要的一部分，因为一项交易过程中的大量书面工作都要落实在商务英语信函上。由此，商务英语信函是交易成功的必要保证。

一、商务英语信函的写作特征

1、词汇专业化

商务英语信函通常选用表达相同或者相近含义的书面用语而非口语化词汇。在一项贸易进行的全过程中，不论是询盘、发盘、还盘还是接受、拒绝，多数用词基本使用商务英语专用词汇。

2、内容清晰化

商务英语信函的一大忌讳就是有太多的铺垫或者繁琐的客套话委婉语，将所要表达的意思写得含糊不清，让人无法作出明确的判断。所以，商务英语信函使用一些表意确切的表达，语言精练、内容简明、开门见山，直击主题。

3、语言规范化

商务英语信函语言的规范化随着对外贸易的频繁而不断得到改善，不地道的表达也正被规范的表达逐步替代。另外，因为信函中透露出的尊重对方、友善合作、寻求共同利益的态度为一项交易的成功创造了良好的氛围，所以商务英语信函的语气也被重视起来。

二、商务英语信函的写作原则

1、简洁原则

简洁原则就是用尽可能少的词传递出要表达的含义。一封简洁的商务英语信函节省了寄信人和收信人双方的时间和精力。例如：表达“现在”这一含义时，可以使用“now”或者“at the present time”，在商务英语信函写作中，我们青睐于前者，因为其更简洁。

2、清晰原则

清晰原则就是你的表意可以被读者清楚地领会而不产生误解。可以说，清晰原则是商务英语信函写作原则中最重要的原则，因为信函的有效性依赖于此。写信前明确想要表达的内容，然后用简单平实的语言、结构清晰的句子和段落表达。

3、完整原则

完整原则就是商务英语信函中包括对方要求的或者你希望对方产生某种反应的一切事实和细节。所以，当商务英语信函中包含所有的必要信息时，它就是一封完整的信函。将信函中所例举的各点详细阐述和回答对方问到的所有问题可是帮助实现完整原则。

4、具体原则

具体就是明确的、确切的而不是模糊的、总括的。特别是当对方要求具体的回复时，具体原则的重要性就尤为突出。

例如：We hope the goods will be delivered as soon as possible.

We hope the goods will be delivered before October 9.

上例中，后者表达的时间更具体，符合具体原则。

5、礼貌原则

礼貌原则不仅仅指使用“please”、“thank you”此类词，而是通过使用得体的语气和礼貌的表达来显示真实坦诚的态度。及时的回复是表达礼貌最简单的途径。另外，不在信函中表现出生气、质疑、责备的情绪也是很重要的。

例如：We are sorry you have misunder- stood us.

We are sorry we did not make ourselves understood clearly.

上例中，后者既表达出了误解这一事实，但又毫无责备之意，这样的表达更可取。

三、商务英语信函的写作技巧

1、合理选择用词

商务英语信函用词的总体原则就是：多用简单的、常见的单词，少用冗长的、不常用的单词。以方便读者快速顺畅的理解表达的意思。例如：用“never”代替“under no circumstances”来表达“决不”的含义。

2、注意专业术语

商务英语信函写作的一大特点就是属于的使用。为了避免造成损失，要熟练地掌握并在信函中正确地使用相应的专业术语。例如：letter of credit， L/C， CIF， FOB等等。

3、变换句子长度

长句含有大量的信息容易使所要表达的意图变得模糊，而短句则表意明确，易于理解。但是如果一封信函中都是短句，又会让信函变得无聊。所以，在商务英语信函中要长短句结合使用。

4、规划段落长度

前面提到了句子的长度问题，实际上段落的长度也需注意。信函的起始段落和结束段落最好不要超过三到四行。主体段落最多不能超过八行。如果主体段落过长，就会使信函结构松散，让读者很难抓住关键点；反之，会给读者留下观点没有被充分证明的印象。

5、多用主动语态

总的来说，与被动语态相对比，主动语态的句子更简洁有力。主动语态的表达更容易让读者抓住动作的主体，明白是谁在做什么事。一般被动语态用来陈述一些厌烦的或者未被适当执行的事情。

商务英语信函是贸易双方进行书面沟通的重要手段。我们在写此类信函时，一定要牢牢把握其特征，严格遵循其写作原则，合理有效使用其写作技巧，从而达到写出有效的商务英语信函的目的。

参考文献：

[1]蔡芳.浅谈商务英语信函写作[J].湖南冶金职业技术学院学报，2006.3

[2]张迪，张爱华.实用英语教你写商务信函[J].北京：北京航空航天大学出版社，2003.12

[3]周桂英，张冬梅，李瑞. 商务英语信函的写作原则与技巧.郑州轻工业学院学报（社会科学报），2003.4

作者简介：宋丹阳（1993.5-），女，内蒙古自治区呼伦贝尔人，内蒙古大学，英语专业。