科技档案服务驿站模式及其运行策略

杜宝苍　李征征

[提要] 从科技档案功能角度出发，指明转变科技档案服务模式是大势所趋。在借鉴欧盟“创新驿站”基础上，构建面向需求的科技档案服务驿站模式，并提出相关运行保障策略，以期为真正满足用户需求、提升科技档案潜在价值提供理论指导。

关键词：科技档案；创新驿站；服务驿站模式

基金项目：河北省档案局2014年度档案科技项目计划“需求导向下的科技档案服务驿站模式研究”（编号：2014-R-07）

中图分类号：G275.3 文献标识码：A

收录日期：2014年9月21日

科技档案是人们从事科学研究、技术创新活动过程中保存下来的重要技术文件资料，是人类劳动和智慧的结晶，是一种重要的科技信息资源。随着科技创新在经济发展中重要地位的日益凸显，以及科技档案在科技创新过程中的奠基、启迪和激励作用，进一步激发了社会对科技档案的强烈需求。但科技档案的专业性、保密性，传统档案管理模式的被动服务性，满足用户需求的技术手段落后等因素影响，导致科技档案的服务范围较窄，利用率偏低，功能和价值远未得到充分发挥。本文即以满足用户需求为目标，将“创新驿站”与科技档案服务模式相结合，构建科技档案服务驿站模式，以提高科技档案的社会价值功效。

一、科技档案功能及传统档案服务模式转变必要性分析

科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的，对国家和社会具有保存价值的，应当归档保存的科技文件材料。科技档案是随着科技创新活动的开展逐渐形成并积累起来的。科技档案的功能主要表现在：第一，科技信息的档案化管理承担了重要的保管功能。企业及具有创新功能的相关组织是科技信息产生的主体，但科技创新活动的多样性、复杂性和动态性导致科技信息的形式、载体等多样化明显，及时准确地对相关信息收集、整理和保存，便于创新主体的查找和应用；第二，科技信息档案化管理的资料累积功能。持续、动态地收集科技信息并形成科技档案，可为相关组织开展二次创新积累原始资料和技术支撑，节省二次创新的资料收集和处理时间；同时，在资料累积过程中，多种处理技术的应用会激发创新人员的灵感，为二次创新提供契机；第三，科技信息档案化管理的社会应用性功能。科技创新过程中形成的科技档案不仅可以应用于相关组织内部，其价值性和可复制性等因素影响，科技档案还可以通过出售、转让、咨询、拍卖、租赁和入股等方式满足社会其他组织的需求，进一步发挥和挖掘科技信息的潜在价值。

科技档案价值性及进一步开放利用的可行性已经得到各界人士的广泛认同，但科技档案的价值远未得到充分发挥。一方面是受科技信息自身的特点影响。科技信息的来源主体数量多、信息生成的随机性、内容和形式多样性、对科技信息主观认知差异性等因素，使得相关组织难以及时准确地分辨信息的价值性，收集和存储困难导致大量有价值的科技信息不能及时归档；另一方面受传统的档案管理和服务模式影响。自1988年实施《中华人民共和国档案法》以来，档案的管理工作长期由各地档案局承担，模式行政化一直制约着档案管理工作的有效开展。虽然近几年档案局实行权限下放，但市场化程度依然较低。工作中还存在着重收集保管、轻开发应用的现象，以及相关档案管理规范等制度建设滞后，使档案的科学化管理成为诟病。同时，各地档案管理组织虽然积极地开展数字化和网络化档案管理工作，以提高档案服务水平和利用率，但目前相关工作还没有完全成熟，档案服务仍以被动查阅、复制为主，缺少主动服务的积极性。随着科技创新作用的不断显现，社会各界组织对承载重要科技信息的科技档案的需求愈加强烈。因此，科技档案管理和服务模式的改革势在必行。

二、科技档案服务驿站模式构建框架

（一）创新驿站运作模式及其与科技档案服务融合的可行性。创新驿站的概念起源于欧洲创新驿站网络（IRC）。该网络是欧盟研发信息服务委员会于1995年根据“创新和中小企业计划”资助而建立的，旨在促进欧盟各国中小企业技术合作和技术转移，是一个跨区域的科技中介网络，由各国协调机构、创新驿站和内部商业公告板系统（BBS）组成。其运行主要通过IRC工作人员，技术需求方和技术供应方围绕一个由技术需求库、技术供应库、企业信息库和合同范本库组成的核心数据网络平台展开。IRC工作人员通过主动走访企业进行供需洽谈，并将相关信息在网络平台上发布和获取；技术需求方和供应方也可以通过网络平台检索供需信息，发现合适的信息后，向IRC工作人员寻求帮助进行供需洽谈，以完成技术转移。该创新驿站网络目前运行良好，截至2009年4月至少促成了12，500个技术转移协议。目前我国也在上海、青岛等地建立创新驿站，对当地中小企业发展的贡献呈上升趋势。

创新驿站的本质是一个依托于强大数据库的信息网络中介机构，目的是通过三方的共同努力使技术从供方向需方转移，这与我国各级科技档案管理部门从各创新主体中收集、整理科技信息并将其提供给社会相关组织，满足他们对科技信息需求的角色定位不谋而合。创新驿站的主动服务和技术信息市场化理念能打破我国科技档案的被动服务模式，提高科技档案的市场化水平和服务质量。同时，创新驿站的网络服务模式与我国档案部门开展的数字化档案和网络化管理工作模式相一致。因此，在科技档案面临强大社会需求的背景下，引入创新驿站服务模式具有理论和实践的可行性。

（二）科技档案服务驿站模式。在目前用户需求急剧增加和科技档案重要性提升的背景下，科技档案的服务模式必须在现有行政化管理模式基础上向市场化服务模式转变。鉴于欧盟创新驿站的成功经验，科技档案服务驿站的组织框架如图1所示。（图1）

我们从图1可以看出，档案总局、馆将部分权力下放给服务驿站联盟，并在档案收集、整理和规范制定等方面进行监督和管理。服务驿站联盟是由按产业特征划分成立的各服务驿站中选取经验丰富、技术能力较强的人员组成，其对档案总局、馆负责并定期报告工作，并负责协调、规范和指导各产业科技档案服务驿站的工作。同时，在各产业服务驿站无法帮助供需方进行科技信息的转移时进行协调。各产业科技档案服务驿站不仅包含相关企业组织，还包括与该产业科技方面相关的机关事业单位、科研院所等组织。其主要是在服务驿站联盟的领导下由相关工作人员对科技档案需求方和供应方的走访洽谈，并对相关供需信息进行审核发布，维护网络平台建设和管理，顺利实现供需对接，同时接受本地区档案局、馆的监督并报告工作。供需双方都可以通过网络平台进行检索发布信息，并可与适合的对方达成合作协议，实现科技信息的供应与获取。

实质上，该模式强调在各地档案局、馆的规范指导下，充分发挥各产业服务驿站自身的主动性和积极性，实现被动服务向主动服务的转变，以满足社会对相关产业科技信息的需求。同时，该模式的核心是搭建服务驿站网络平台。服务驿站网络平台的搭建必须在供需双方初始规模较大的条件下，具备较强大的数据存储和交互中心才能充分发挥功能。在借鉴张帅的科技档案资源服务平台设计的基础上，将科技档案服务驿站网络平台的设计如图2所示。（图2）

该网络平台主要分为门户和后台数据库两个部分。门户由公共服务模块和专业服务模块组成。公共服务模块向供需双方和驿站管理人员提供注册登录、信息检索发布讨论以及相关政策法规的查询，以帮助用户及时了解当前科技信息。专业服务模块主要是为了在公共服务模块难以解决自身需求的前提下，由用户针对某项专业科技信息与专家、供应企业等做深层次沟通与交流，最终实现科技档案的再次利用。而后台主要由各产业服务驿站负责管理，由信息服务管理系统和数据库两大模块组成。信息服务管理系统主要提供对用户的审核，及时的信息发布等。而数据库主要存储相关数据，以便用户针对提请的需求做到反馈。

该网络平台的核心是数据库的建设。各产业科技档案服务驿站必须在确保技术信息保密和充分走访调研的基础上，及时对数据库进行填补。同时，尤其对科技档案的采、编、研等制定统一规范，及时提醒相关供方进行科技信息的保存、处理、上传和更新操作，以维持科技档案数据库的及时动态更新。

三、科技档案服务驿站模式运行机制

科技档案服务驿站模式实质是依托信息网络技术将科技档案的管理工作推向市场，需要多方位的保障手段和措施来维持其正常运行。

（一）着手顶层设计，规范服务驿站的构建与管理。科技档案的价值性以及利用率低的现状要求服务模式向市场化转变，但转变过程中必须重视顶层设计。各地档案局必须转变管理理念，充分认识市场对资源配置的重要性，敢于下放权力。出台相应服务驿站组织构建和管理的法律法规，在充分调动各服务驿站积极性的同时，做好监督管理，以指导服务驿站模式的创建和运行。

（二）尽快搭建服务驿站网络平台，并加以充分利用。政府或第三方组织在项目资金和信息网络技术的支持下，及时构建服务网络平台，并研究平台模块的细化问题，使整个平台功能丰富，界面友好。在网络平台搭建后，各地档案局、馆必须主动监管各产业服务驿站，引导其充分利用网络平台手段，缩短用户的需求满足时间。同时，网络平台的充分利用还需要依靠各产业服务驿站的市场化操作，使产业内企事业单位及需求方认识到该网络平台的便利性，以使网络平台得以全面推广并得到实际利用。

（三）以产业为依据，规范科技档案的采编研。科技档案的源头多、内容杂乱、载体多样及产业技术相关性等，决定着服务驿站的构建必须依托某个产业组建产业服务驿站。同时，以各产业中心，出台产业相关科技档案的采集、编写及研究处理规范，以确保上传至网络平台数据库的相关档案的规范性、统一性。

（四）制定激励政策，调动供方企事业单位和服务驿站工作人员的积极性。该服务模式的成功运作需要企事业单位的密切配合，将自身的科技信息及时上传共享，并进行供需协调。同时，也需要各产业服务驿站人员提高自身素养，进行主动走访以使供需对接成功率提高。因此，政府相关部门及服务驿站联盟需出台相应奖励措施，切实提高企事业单位和驿站工作人员的思想意识，调动其积极性。

四、结论

本文在研究欧盟创新驿站运行模式，以及该模式与科技档案服务社会需求一致性的基础上，构建了科技档案服务驿站模式。该模式是以满足用户需求为目标，依托信息网络技术和服务驿站功能，充分挖掘和提升科技档案的潜在价值。但本文仅给出了服务驿站模式构建框架，并没有考虑科技档案信息授权等安全性问题，这将是下一个阶段的研究重点。

主要参考文献：

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