当前社会发展下企业档案分类方式的转变

安福玲

[摘 要]所谓档案分类也就是将所有档案根据其来源、时间、内容、形式的差异将其分成多个层次与类别，从而形成一个有机的体系。然而随着社会的发展，档案信息的规模不断扩大，若我们采取传统的档案分类方式必然无法满足社会发展的需求，因此我们必须要更新企业档案分类方式，从而提高企业档案管理的工作水平与工作效率。本文就企业档案分类方式的变化进行全面分析，以供参考。

[关键词]企业；档案管理；分类方式；变化

引言

在现代化社会发展中，计算机技术、网络技术等得到了普及与应用，并将其引入到了档案管理工作中，促使档案管理模式发生了巨大的变化，分类方式也随之得以转变。根据计算机在档案管理工作中的应用实践以及应用程度我们可以将其分类方式分为以下三个阶段的转变过程。

一、前计算机阶段

在这一阶段，人们在企业档案分类的过程中，我们需要投入大量的人力对档案进行手工分类，也就是根据相关分类体系将混乱的档案信息进行科学的分类，使其具有层次化与合理性。通过档案信息的分类有利于后期对档案信息的管理。在这一阶段对档案信息进行分类，主要是为了满足社会的需要，将档案信息按照内容、形式等进行分类与处理，并将其按照需要编制成检索工具，人们通过手工检索类寻找到所需要的信息，在一定程度上充分发挥了档案的利用价值。由于档案信息是根据某一个规则而排列出来的，因此检索的入口具有单一性，不利于信息检索的效率。这一阶段的档案信息分类主要以固定性、单一性为主，其结构形式成线性结构。这一阶段的档案分类方式主要是采用手工方式进行分类整理的。其分类结果是一个单线排列结构，这就使导致档案文件之间存在着一定的联系，也不利于管理人员对其信息的深度开发。在手工分类中，首先需要对档案的实体进行分类，然后再根据档案信息的内容进行分类。只有这样才能够保证档案信息的连关心，从而建立一个固定的信息检索线索，但是这一阶段对于档案信息的利用不够灵活，只能够对档案信息的前度开发与利用。

二、电子目录阶段

随着社会的发展，管理人员在对档案管理的过程中应用了计算机辅助档案，也就是利用电子技术来对档案信息进行分类与检索。首先，在档案实体分类的过程中，我们可以将手工与计算机有机的结合起来，然后根据类别、时间将其进行分类整理并编号。在这一阶段，由于是将手工模式与计算机相结合在一起，因此管理人员可以将每一份档案信息进行分析，并将其形成一个条目，并存储于设备当中，便于档案信息的检索，从而形成一个电子目录。

在一个电子目录中，每一条档案信息都是以数据项的形式而存在于计算机当中的，这些数据项既相互独立，有相互联系，有利于档案人员对于这一信息的分类。此时检索入口要比上述检索入口要优越得多，具有随机性、交叉性、多项性等多种优点。可以说，电子目录阶段是前计算机阶段的重大改革。

在档案信息分类的过程中，需要通过计算机系统，将所有档案信息直接录入到计算机中，然后根据需要来确定档案信息的排列顺序，最后再根据不同类型的档案进行分类与整理，首先是将档案的信息进行分类，然后再对其进行实体分类。

电子目录阶段所表现的特征有：1）其分类方式是手工与计算机相结合的方式，这是电子目录阶段对档案信息分类的最基本特征。2）该阶段的分类结果呈网状结构。与前计算机阶段相比，电子目录在对企业档案进行分类后的结果呈网状分布，这是电子目录阶段对企业档案信息分类的本质特征。

在企业档案进行分类的过程中，对于档案信息的分类便于档案实体的分类，在对档案实体的分类则是档案信息分类的必然结果。通过计算机技术的应用。档案信息分类与档案实体分类都发生了巨大的变化，因此我们在实际工作中，必须要加强档案信息的分类，使档案数据向规模化、多元化方向发展，充分发挥档案信息的检索功能，为用户提供优质的服务，满足他们的需要。因此在档案馆藏室我们一定要建立健全的相关规定要求，然后将其落实到实际工作中，通过档案的边柱来提高档案信息管理的质量，使档案分类之后更具有可操作性。

三、电子文件阶段

已经出现并将得到广泛应用的办公自动化和“无纸化办公”系统，必然导致计算机完全进入档案领域，档案管理工作完全置于计算机的控制之中，使档案管理和档案分类进入一个新阶段——电子文件阶段。电子文件的载体主要有磁盘、磁带和光盘。电子文件是以人类肉眼不可直接阅读的二进制代码形式存在的，它必须经过计算机解码、“翻译”，才可读识。同传统文件相比，电子文件是逻辑的，动态随机的；对电子文件，人们既不可直接读识，又无法直接控制，只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但一点是相同的：都是存储在特定介质的载体上，是实实在在的。

档案信息分类在该阶段表现了旺盛的生命力。办理完毕的电子文件，从现行电子文件著录数据库中取出其各种特征信息数据项，添加档号后，转储到档案信息检索分类库中，极其简单地完成了电子文件的分类归档，这个过程既是电子档案信息分类的过程，也是完全在档案信息分类控制下的电子档案实体逻辑化排列过程。在应用软件控制下的档案信息分类数据库，构成了档案信息检索分类系统即电子目录，该系统与电子目录阶段的电子目录有着本质的不同，它不仅有多项的、随机的、交叉的检索功能，还有对电子档案进行全文检索的功能；它的结构不仅是网状，还有自动追踪、组织控制电子档案的功能，以及在网络环境传输电子档案，实现信息共享的功能。

四、结束语

在现代化社会发展中，企业档案分类方式必然会随着社会的发展而不断转变，将各种先进的技术应用在其中，从而满足人们、社会的需求。通过上述，我们了解到企业档案的分类方式经历了三个阶段：前计算机阶段、电子目录阶段以及电子文件阶段。现阶段，社会中的档案信息规模不断扩大，这在很大程度上加大了档案信息管理的难度，因此我们必须要引进各种先进的技术对大量的档案信息进行分类与管理，然后编制一个快速检索信息入口，这样才能够满足用户的需求，提高档案信息管理的质量与工作水平。

参考文献：

[1]赵秋帆.对中国档案整理工作演变的研究[D].辽宁大学2011

[2]仇芮珍.我国档案信息分类标准研究[D].安徽大学2010