浅谈档案员如何规范房地产档案工作

刘杰

[摘 要]房地产权属档案管理工作具有专业性、法定性、统一性、永久性等特性。在房屋登记及房地产管理工作中，需要随时查阅使用，直接为房屋登记、房地产管理工作以及房地产信息公开提供查询服务，这就要求档案员在档案管理过程中要有依法治档的理念、培养专业管理的素养、为用户提供高效优质的服务。

[关键词]房地产档案；依法管理；专业素质

房地产档案是房地产管理机构在管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着我国房地产市场的不断升温，房地产档案的存储数量日益增加，房地产档案的利用率也在大幅提高，以往通过人工处理为主的管理方式暴露出很多弊端：工作效率低、错误量大、信息共享困难等。这就要求房地产管理部门在档案管理过程中贯穿依法治档的理念、培养专业管理的素养、提供有效优质的服务。

一、加强档案员依法管理理念

在房地产档案管理过程中，应以《档案法》、《档案法实施办法》、《物权法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《房屋登记办法》等法律法规为依据。其中，《档案法》是我国档案管理的根本大法，连同地方制定和颁发的有关档案法规，引领着档案管理部门的管理活动；国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》及各地方为贯彻本法所出台的有关文件，明确了房地产交易管理部门实施的房地产权属档案管理工作的规范。此外，房地产交易部门的制度规定也是实现房地产档案管理内部控制的有力保证。依法治档体现于房地产交易管理部门的档案工作必须遵循相关法律规定，严格执行部门建立的各项规章制度，将挡案管理工作置于法律规范和部门制度的制约之下。作为档案管理人员应该自觉地学习和领会相关法律法规的内容，做到三个明确：其一，明确房地产档案是城市建设档案的重要组成部分，房地产档案的管理体现了政府管理的职能。其二，明确房地产档案工作是法律赋予房地产交易管理部门的工作职责，管好房地产档案工作是房地产档案管理部门必须履行的义务。其三，明确房地产档案管理人员的工作需要接受法律和法规的约束，要依法管理各种权属资料、房屋基础数据资料等，任何损毁、丢失、擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造、擅自出卖或不按照规定归档的行为，将被依法追究行政责任或刑事责任。

二、加强档案员专业素质建设

专业化是工作高标准的前提，房地产档案管理的专业化需从以下几方面人手：一是强化业务手段。房地产档案虽不是商品，却是珍贵的信息资源，既有历史价值也有现实价值，既有地方价值又有全局价值。房地产档案工作担负着采集、管理与提供房产信息的责任，可为房地产管理提供准确而可靠的基础性资料。因此，必须注意强化业务手段，努力实现业务管理新突破，进一步完善产权产籍信息化建设，构建和完善权属登记发证系统、产籍档案管理系统、抵押登记管理系统、房屋产权平面敬字控制系统，实现产权产籍管理模式的创新。二是做好档案编研。房地产档案管理工作必须按照编研工作的原则要求，以需求为核心，以服务为主体，不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理。根据不同的编研内容，把分散的资料，按照稠用规律有机地编制起来，以利于档案资源的开发利用。三是严格日常管理。建立严格的库房管理制度，定期透行安全检查，尤其是逢节假日要更加重视检查，并做好安全检查记录。库房内应有档案资料存放示意图，档案柜架要排放规范，保证库内清洁卫生，无火灾、水淹事故，无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。建立规范的全宗卷以及详细的档案移交接收、借阅登记、鉴定销毁记录，做到档案进馆详细无误，借有凭还有据。及时对档案进行调查统计，成立档案鉴定销毁领导小组，以利于对已保管过期限的档案展开销毁鉴定工作。

三、加强档案员服务利用工作

房地产档案提供利用的方式包括：设置阅览室接待查档，根据利用者需求出具查询结果证明；为权利人提供所缴交房屋原始登记材料的复印件；以房产产权档案为依据，为利用者提供咨询服务；向城市建设及房地产开发单位提供产权档案信息。房地产档案工作人员应以履行以上职能为己任，满腔热忱地提供服努。一是强化服务意识。在全面落实社会服务承诺制的基础上，以创新管理理念为主线，使窗口建设再上新台阶。一要明确服务方向，努力为城市建设和管理服务。二要了解客观需要，化被动为主动，取得利用者满意的效果。三要掌握房地产档案的特点和规律，通过档案分析工作，改进各项业务工作，促进档案管理水平的提高。四要处理好利用和保密的关系，在做好提供利用的同时，广泛接受社会各界监督。二是强化服务规范。完善工作制度、办事程序，及时调整和改进服务方式，全面、系统地规范服务工作程序要求，并抓好检查和督查工作。三是提高服务效率。实践证明，房地产档案进行数字化使档案的编排效率、检索速度和准确程度有明显的提高。计算机检索既能改变目录单点线性的检索模式，实现同一界面的多点选择查询，还支持关键词的模糊查询，大大提高了检索速度、查准率、查全率，目录维护也十分方便；鉴于随着房地产档案利用率不断提高，档案原件损坏越来越突出的情况，把房地产档案资料扫描录入计算机，不仅可以解决利用与保护的矛盾，还提高了档案的完整性和安全性；也有利于规范房屋产权产籍管理，电子档案中的查封、抵押等限制性信息加强了对房产交易和登记发证等工作的控制功能，有效阵低房产发证工作的失误率；可以把公示性信息放在互联网上，方便群众查阅，而合理化的建议和要求可以及时反馈回来，有利于房地产档案管理水平和服务水平的提高。

参考文献：

[1]刘敏艳；浅谈房产档案管理中的法治观念[J]；经济研究导刊；2011年17期

[2]刘金苓；新时期房地产档案管理工作之我见[J]；兰台世界；2006年19期