浅论事业单位档案管理信息化建设的途径

张少丹

[摘 要]为了体现在事业单位档案管理方面的改善以及体制的进步，档案信息化建设已成为大部分企业的重点发展项目。与以往相比，信息化管理的优势更多的体现在了工作流程和工作效率等方面。可见档案管理在对事业单位科学管理的一层保障，使得各方面的效率有了明显的提升效果。

[关键词]信息化；档案管理机制的转型；事业单位发展趋势

档案资源和档案各项管理过程数字化是档案信息化建设的重要组成部分，需通过信息系统和计算机网络共同协作完成信息传送，从而使得档案资源更合理有效并有序的被整合，达到了档案信息共享的目的。档案信息化建设逐步走向数字化存储和利用，充分体现出档案工作的标准化进程。在2012年11月25日颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》指出，应把在统筹兼顾的同时并推进信息化的速度作为工作目标和主要任务。

一、什么是档案管理信息化

从定义来看，由实体文档的保管转变为电子信息文件来提供服务的形式被通称为档案管理信息化管理形式。通过在对档案信息的分类、分析、提取和加工可以提高档案管理信息化的工作效益。相比旧的管理形式，这类新形式更易于保存与操作，在运用网络的同时，既节约了档案管理成本，也有利于效率的提高。使得电子文件更加规范化和数字化，并在部分中心城市发展数据库，为公众在网上查询信息提供便利条件，同时也构建了完整的档案信息化体制。

二、实施事业单位档案管理信息化面临的问题

事业单位现阶段档案管理方面的问题有以下几个：

1、缺乏通用性

由于现阶段工作部门的计算机配置与所用软件的差异，文件检索与软件系统方面钳制住了档案信息管理的普及进度。

2、信息共享上的弊端

部分企业现阶段的数据交换系统不能够达到规范性、开发性、服务性等多层次发展的标准。

3、规范性

其次由于历史因素导致的管理规范性差也是一大问题。这一问题在各档案明细间尤为突出，不规范的工作标准使得在档案管理信息化普及进程上成为一大障碍。

4、事业单位在档案管理方面缺乏创新性

在越来越多的档案存储与整理途径中，更应该考虑新技术的发展与计算机处理信息能力的提升，可见档案管理在创新方面需要得到重视。

5、管理人员的素质问题

由原来实体档案文件转变为电子信息化档案，对管理人员的素质条件必须严格。就目前形式来说，大多事业单位在管理人员工作水平与知识储备上都有欠缺，要想使档案信息更好的保管，提高工作人员的素质有利于资源的优化配置。

三、事业单位如何达到档案管理信息化

第一，检索方式与存储模式的优化与革新。通过提高计算机的利用率，扩大存储信息量并优化检索配置对事业单位档案管理信息化是一种方式。既要保证技术，又要监督管理，二者共同对档案的安全问题形成保障。同样也需要纸质档案与电子档案的备份查阅管理，在档案查找方面提供很大便利。在完善电子档案的过程中，让分散的信息点通过整合，有顺序的排列处理，也可以共享档案信息资源。

第二，推进管理人员综合素质的提升。对管理人员的素质可以通过培训的方式来提高，以便建立更复杂的管理知识构架。建立复合型人才的高尖端团队也是对档案管理团队综合能力的提高，同时也能有效的解决资源配置上的一些弊端。

第三，运行有效的档案管理安全与保密机制。事业单位在档案管理方面可以把安全与保密机制作为管理工作的重点。档案信息的管理在运作、传播与共享的过程中可能产生一些疏漏，导致档案产生安全问题。通过运行安全与保密机制，可以保证信息对指定人员公开的安全性。此外，不仅保障了日常办公的安全性，也对整个档案管理信息系统的安全问题构建起了一层壁垒。

第四，改进档案信息管理走向标准化与规范化。在档案信息管理中，规范与标准起着重要的制衡作用。在构建档案信息管理的同时也应该多参考国家管理机制的标准，因地制宜，结合优秀的管理机制成果并形成符合本单位的管理标准。在建立管理数据库的时候，标准化与规范化更是有着不可小觑的作用。对各形式的档案数据形成有层次的划分管理，并在统一规定下进行数据与文档间的转化与共享操作。这种方法有利于解决数据在转化与共享过程中的一些不足，也对日后数据库的更新与发展有着正规与标准的导向作用。

第五，促使档案信息向数字化的转型。推进数字化是档案管理由实质性像信息化的前提，在推进数字化进程中，也是对档案管理自身的一种保护形式。在实质档案向数字化的转变过程中，有关部门可以通过各种形式的载体把原有信息进行整合，建立健全的数字化档案信息管理机制，在资源的配置与共享中发挥出档案管理信息化的更大优势。

在现今的事业单位发展过程中，档案管理由实质化到信息化的转型是当下的发展趋势与必然结果，同样也需要得到各事业单位的重视。在制定具体的档案管理体制的过程中，信息化已成为各界人士关注的重点。不仅如此，在事业单位档案管理的不断转型中，促进人力资源与工作效率的提升，与档案管理工作相辅相成。事业单位档案管理的信息化程度也代表着本单位内在的实力，也是适应现代企业发展的大形势与源动力，