文书档案管理的办公自动化应用

翟英华

[摘 要]文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。

[关键词]文书档案；办公自动化；问题应对方法

文书档案管理是一个能够直接反应单位档案管理水平的工作，随着信息化时代的到来，文书档案的工作在现代单位中的作用越来越大。但是在目前的部分单位中文书档案的管理工作仍存在着一些问题，因而需要建立健全完善的文书档案管理机制，只有这样才能有效的提高文书档案的利用率

1.文书档案管理中存在的问题

1.1电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

1.2文书工作和档案工作直接的衔接存在问题。

文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别，是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这才是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方。当前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，也就是在公文的格式和处理方法上存在着很多的不规范的，不标准的现象。

2.文书档案应用办公自动化管理的对策

2.1办公自动化系统内外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离，以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.2建立有效的管理机制和程序

文书档案工作人员要严格的执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行复审。对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格得的技术指标进行。要充分的利用随文卡片的作用，简明扼要的填写文件处理单、发文稿纸的卡片，合理的制定文件的发文的范围。对于文件件数的控制，要严格，禁止随意的抄送现象。

2.3加强部门之间的合作，做好文书档案的收集工作

档案工作者要主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作；经常性的导各个部门之间去走动走动，获得及时的信息；还要根据单位的实际工作，主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行，如何做好资料的收集和整理工作等。加强档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通，保证档案资料收集的顺畅。收集资料要分清重点，着重收集能够展示单位历史和现状，促进单位未来发展的资料，为实际的研究和服务，提供有力的证据和有价值的情报。

3.文书档案应用办公自动化管理的优势

3.1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

3.2电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

3.3.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用了文件传递的安全性和时间性。

4.结语

总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，应当不断强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。