论档案信息资源的开发与利用

张学利

[摘 要]档案信息资源对当今社会来说是十分重要的，本文主要就做好档案资源的开发与利用工作进行了简要的论述，以供参考。

[关键词]档案信息资源；开发；利用

能够直接影响到档案馆的信息服务模式与信息化的建设工作的因素，就在于档案资源信息的开发与开放方面。对档案资源信息的开发与开放方面进行深入的研究，是十分必要的，一方面会为社会提供更好的服务，另一方面会加强履行相关工作政府的决策服务，同时对增加资源信息的开发力度会起到十分关键的推动作用。

一、档案信息资源的必要性

档案学的课题有很多，其中最重要的课题之一就是档案信息资源开发。为避免出现档案信息的资源浪费现象，应在立足现实需要的基础上，将信息资源进行系统的、有序的开发，这样一来就可将档案信息资料向档案信息转变，将其转变为动态、增值的生产力要素。期间在进行档案信息资源开发的同时，另一方面应将档案信息与市场流通方面相结合，以达到为经济建设提供更好的服务。

在高新科技产业飞速发展的情况下，社会正逐渐向信息网络化、科技创新化方面发展，由此，原有的档案开发方式也会相应的产生巨大的改变。目前，档案信息资源的价值越来越被社会所重视，因此，档案的利用需求也随之越来越高，档案信息资源开发工作也成为了目前我国档案工作的重点项目之一。

二、影响档案信息资源开发的因素

（一）政策法规因素

由于我国特别的市场经济体制，给档案信息资源产生了一定的影响。在这过程中，因为有一些盲目追求经济效益的情况存在，因此使原有的档案信息资源开发方面无法赶上市场的变化，这样一来，会在一定程度上制约了档案信息资源的扩展。另一方面，我国当前档案信息资源开发方面法律还不是十分完善，而且有一些在职档案人员对现有的法律也不是十分了解，在这种情况下进行档案信息资源的开发工作是十分危险的，只能在制定出完善的法律法规的基础上进行档案信息资源的开发工作才会有所保障。

（二）人员自身因素

在整个档案信息资源的开发工作中，参与开发的工作人员的自身素质与专业水平等因素会对档案信息资源开发的质量与效率产生直接的影响。由于一些档案信息开发人员的思想过于僵化、被动，在工作中仅仅是在意馆藏的数量而非档案信息资源的开发工作，这样一来，会导致档案信息资源无法进行有效的开发，进而也无法为社会提供更好的服务。在档案信息资源的开发工作中，由于相关开发人员的专业技能不足，以至于无法使档案信息资源的潜力得到应有的发挥，极大的影响了档案信息资源的开发工作。

（三）观念因素

在档案工作中一定不可产生只在意馆藏数量却不考虑档案质量的观念，否则会极大的加重档案馆的空间、人力、物力与财力等方面的负担，严重的制约了档案效益的发挥。也不可以在工作中产生极其被动的思想，应在开发利用档案信息资源维系档案馆建设与发展中产生一定的紧迫感与责任感。同时一定要具备相应的市场经济意识，避免出现因无法发现档案信息的实际作用与价值，而导致档案信息无法为经济建设与社会发展做出应有的贡献。

（四）技术因素

使档案结构发展为信息网络中心的关键就在于档案工作人员的技术水平，如没有足够的技术水平，就无法赶上如今发达的信息社会环境，因此，应随着信息网络的不断发展，同时应不断提高自身的技术水平，使档案信息资源的开发速度与质量方面得到提高。

三、档案资源信息的开放及开发利用

（一）调整资源结构，加强整合力度

1.对于档案资源信息结构进行调整

对于档案信息的结构调整方面应从以下两个方面入手。一方面是增加种类，在当前的社会发展下，应根据实际需求，将原有单一的档案资源信息形式做出改变。另一方面是增加成分，应将原有的档案收集成分进行增加，全面的进行档案相关信息的收集工作。

2.对于档案资源信息整合力度进行加强

档案资源信息整合的意义是把相关档案信息进行组合与整理工作，其中具体的整合方式可主要分为以下两种。第一种方式是将档案资源信息进行整理。第二种方式是将档案资源信息进行组合的同时，应按照实际的整合目标，分别采用具体的措施，使档案的资源结构更为合理，配置更为优化。

（二）数字化进程进一步加快

1.数字化相关目录信息

数字化建设档案信息是指在利用数字化档案目录的条件下来建立相关目录的数据库的工作。期间为了确保将目录的数据库做好，就应将档案信息的相关著录进行标引并严格的规范目录的相关数据录入工作，最后可对于数据库结构进行选取。

2.数字化档案全文

按照文件性质的不同，可采用两种方式实现将档案全文进行数字化处理。如归档文件为图像格式或文本格式的电子文件的情况下进行数字化处理是较为简单的，只需将数据按照相关规定转化为规范的档案格式，并储存到档案全文库内部，建立档案全文检索系统后即可。如档案文件为传统载体的图像或文字时，应使用扫描图像的相关机器、方式来将其进行数字化处理，在储存时可按照实际的文本或扫描的图像来进行储存工作。

3.数字化档案的相关采集

开展档案数字化的采集工作时，一方面应按照档案的实际信息内容进行全文采集，另一方面应把档案数字化的相关信息一并进行采集，期间要注意做好前端控制。

（三）改善相关检索功能

检索功能是一种对于档案的整体信息进行存储并可以按照实际的需求来进行其内容查找的相关工作，检索功能是在开展档案资源信息开发工作中必不可少的环节之一，对于检索功能的改善可按照以下两点进行。一是增加新的检索方式。二是在检索功能中采用更加先进的检索技术。

（四）建设档案相关门户网站

建设档案门户网站的目的是，由于不同的开发人员与不同的地区都可以将自己开发的档案上传到档案门户网站，这样一来，想要利用相关档案的人就可以在任意时间，任意地域来对这些档案进行利用，采用这种方式一方面会简化档案的实际利用手续，另一方面还可以通过统计档案的下载次数与点击率来作为评估档案的一项依据，对于日后档案的统一管理会起到十分良好的作用，同时还会一定程度上促进档案管理发展。