ERP与采购管理

2014-11-20师兆勇SHIZhaoyong

价值工程 2014年32期

师兆勇SHI Zhao-yong

（濮阳濮耐高温材料（集团）股份有限公司，濮阳457100）

0 引言

随着经济全球一体化的进程，企业竞争的加剧，不断出现新技术新方法。科学技术尤其是信息技术的突破性进展，使世界各国对网络技术和信息技术的应用成为不可阻挡的潮流。信息技术已经对生产力的提高，对经济的发展做出了巨大的贡献，运用计算机网络技术，推进企业技术创新，管理创新和体制创新，以信息化带动工业化。ERP的产生顺应时代发展所需，是管理集成创新，集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。

1 传统采购管理的不足之处

①缺乏科学的采购计划，交货及时性差，采购周期长，采购计划随意性大，一方面部分物资库存积压，另一方面缺货断货，紧急救火，临时抱佛脚的情况时有发生。

②业务信息共享性差，大多采购业务通过电话传真进行，手工单据传输，甚至上门提货采购，交易方式落后，办公自动化程度低，采购业务信息难于保存和共享，供应商信息产品信息在部分经手人员掌控，业务可追溯性差，历史采购记录查询难，数据分析采购价格比对性弱，采购出现问题难以追查，另外人员的流动造成业务被动的局面。

③采购内部控制弱化。采购控制通常是事后控制，其实不仅是采购环节，许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制，无法在事前进行监控。

④与供应商合作属于短期行为，缺乏长期战略合作规划。

⑤市场应变力差，信息沟通不及时，不能及时响应市场需要。

企业管理的问题归根结底就是管理方法和管理手段落后，难以实现集成管理的目标。

2 基于ERP流程加强采购管理的作用分析

2.1 整合企业资源，基于职责为核心的流程运作模式，所有的业务以数据说话，数字体现所有计划业务，企业将同一类业务进行集中处理，体现集中管理的思想。一个部门负责一项职责，区块管理，扁平化的流程设计，减少了多余环节，加快了流转效率。现代采购管理从职能管理向流程管理，从采购管理向供应管理，从企业间交易型管理向关系型管理转变，ERP采购流程的自动化和采购业务的重组，提高了企业的采购效率。物料管理精细化、标准化、规范化，每一种物质设置一个品号编码，包含品名、规格、单位、仓管、会计分类、仓库采购人员检验方式等信息，每一个品号具有唯一性，如同公民身份证，品号从请购单据到采购单据入库单据伴随整个采购流程，且交易信息在系统永续存在，可以根据品号查询到每个时间段的交易信息，如价格数量供应商等，具有全程可追溯性。

2.2 信息高度集成，资源共享，提高采购质量，降低采购成本。尽管许多企业在实施ERP时都将减少日常工作量作为成功标准之一，但在使用ERP系统后，有些岗位的工作量是会增加的，尤其是提供基础信息的岗位。但在采购管理中，采购员的工作量会减少，因为以往这些工作都是通过电话传真及手写单据来完成，而ERP系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录按照既定流程作业，减少了业务操作中的人为因素。对供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理存在大量人为因素。业务人员的调动对工作的影响尽可能地减少，新来的业务人员可以通过系统方便地查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供应策略进行采购业务。

2.3 保存记录，便于追溯。业务的可追溯性强，ERP系统可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等；管理标准化规范化，所有单据录入系统，随时查询功能，查询任意时间同供应商发生的采购业务，业务处理及在线交易记录等情况，减少人为因素，完备控制体系，事前控制、事中监督、事后分析，流程有序，审批控制监督有方。ERP系统通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。

2.4 与供应商建立长期合作共赢关系。对供应商准入制度，包括提供各种有效资质，营业执照、组织机构代码、生产经营许可证等。生成的各种采购业务数据，如退货、交货周期，采购价格等原始数据记录，作为评价供应商的依据，便于总结规律，制定相应策略。对供应商数字化管理，每一个供应商对应一个编码涵盖地域信息付款方式税率等，可以根据供应商编码查询历史进货情况付款欠款等信息以及退货交货价格等情况，数据可以作为评判供应商的依据。

2.5 提高客户满意度。内部流程规范化，组织机构的扁平化，数据传输标准化，科学化管理提升企业竞争力，加快市场响应速度，达到客户满意度的提升，创造经济效益最大化。

2.6 对集团化管控起到十分重要的作用。ERP系统实施的根本目的是提升集团管控能力，ERP系统的集成性使得集团总部能够从整体上规划所有价值活动之间的关联关系，打破原有“信息孤岛”的局面，按照业务流程走向将集团所有子公司的价值活动衔接起来。资源配置合理，各项业务相互协同，集团效益实现最大化是企业集团具有较强管控能力的核心标志。ERP系统为管控基于具有顶层设计、财务业务一体化的特征，ERP系统已经超越了会计核算平台的范畴，从纵向来看是共享管理的平台，在该平台上，集团总部能够评价集团产业链各业务板块、各子公司的价值创造能力以及对集团效益的贡献度，从而围绕整个集团效益最大化目标在价值层面配置资源，以实现协同；从横向来看是共享业务的平台，在该平台上，所有子公司共享业务信息，各自对企业内部采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划，合理配置，充分发挥其效能，从而取得最佳效益。一纵一横形成的管控平台为集团管理做到纵向到底、横向到边提供了可能。该平台反过来也能够促进各子公司管理水平的升级。