高校行政管理信息传递系统存在的问题及对策

黄小芳

摘要：目前高校信息传递系统建设存在体制陈旧、信息不对称、官僚主义情绪等问题，信息传递的速度、效率、质量有待提升。有效可靠的行政管理信息系统，是高校行政管理科学化、规范化的重要保证。高校行政管理信息传递系统的完善需要进一步推进体制改革，加强职业业务培训，强化服务意识，从而不断地提升信息传递的速度、效率和质量水平。

关键词：行政管理；信息传递；高校

中图分类号：G647

文献标识码：A

文章编号：1009-5381（2014）04-0089-03

一、高校行政管理信息传递系统概念分析

当今信息学界对于高校行政管理信息传递系统尚且没有统一的学术定义。从系统的概念出发（所谓系统，即由相互作用、相互依存的若干组成部分结合而成的具有特定功能的有机整体），可将高校行政管理信息传递系统定义为，特指在高校行政管理过程中，以党政组织为主体，运用现代化传递手段，以对校园师生员工及社会相关公众做出最为有效的信息传达为目标而形成的有机整体，核心内容是“完成信息的发送、传输与接受”[1]。根据系统论，主要包含信息生产机关、信息传输机关和受众部分三个要素。

（一）信息生产机关

在我国现阶段高校的行政管理活动中，信息生产机关比较多元。我国高校中，任何单位都有可能成为信息的生产机关，包括行政系统、教学系统、科研系统等，同时二级学院、各职能处室也都拥有一定的获取外部信息和自身产生信息的职能，也将成为对内的信息生产机关。由于工作性质的原因，行政系统无疑会成为最大的信息生产机关。

随着我国教育体制改革的不断深入，传统意义上的信息发布机关逐步淡出了现代高等教育管理者的视野，目前高等教育信息生产机关，不仅要使已经生产或掌握的信息更加精确化，还要进行信息校对和信息初查，甚至还需要拥有一定的情报分析能力，进而明确信息的紧急与否、重要程度甚至处理方式，并形成初步处理预案。

（二）信息传输机关

在高校行政管理体制的信息传递系统中，最为关键的环节就是传输环节，信息传输机关是整个行政信息传递系统的中枢，它将决定信息传递的质量。从体系角度讲，我国高等院校中，信息传递系统的传输机关主要包括“两办”（即党办和校办），宣传机关（党委宣传部、校报），以及专职的信息机关（如信息中心）等等。在现代化的高校行政管理过程中，要求我们的信息传输机关，在信息传输过程中做到及时性和准确性。

（三）受众部分

信息传递系统的最后环节是信息接受环节，信息传递的接受者，即为受众。受众在接受信息后，将根据所掌握的信息做出一定行为。受众在整个系统中的地位十分重要，因为，受众对信息的反应，是检测信息传输效果的关键标准。对于高校行政管理工作而言，受众的范围十分广泛。因为每一个信息接受者，都会变成受众的一员。受众在整个高校的行政管理信息传递系统内的功能却不容忽视，受众的功能主要表现在两处，即接受功能和反馈功能。信息接收不仅要“迅速接受”、“迅速消化”，还要做到准确接受。反馈功能是信息传递的最后一步，也是信息传递系统不断进步的关键。受众的作用主要表现在对信息的执行情况的汇报。通过受众的反馈实现一个典型的“信息回流”， 信息传输机关和信息生产机关都将受到一定的“信息反向冲击”，从而不断推进信息传递系统的优化。

二、高校信息传递系统存在问题探析

（一）体制陈旧，影响传递速度

目前我国高校正逐步实现办公自动化，但在信息传递系统的建设方面，很大一部分高校在体制上仍存在一些问题。一方面是过分强调分工，合作意识不强。信息传递系统由信息生产机关、信息传输机关和受众部分组成，但是在具体工作中，这些学理角度上的划分就演化成具体的各个机关，如数学系、中文系、法学院等，平时不相统属，业务往来较少，却很有可能需要同时处理同一条信息，在处理信息之时必然有可能出现对分工的强调和对信息传递的消极面对。

另一方面是部门之间权责分配不合理，人浮于事与超负荷运转并存。主要表现在部分机关信息生产量极大，传输任务艰巨（如“两办”），而部分机关却常年担任着不够积极的受众角色。这便很容易出现一个奇怪现象，那就是信息处理较多的机关每日疲于奔命，而部分信息生产较少，更无传输任务的机关却无所事事。在鲜明的对比下，权责分配不合理，也容易导致信息处理任务较重的学校机关工作人员的工作热情减退，进而影响工作效果。

（二）信息不对称，影响传递效率

信息分布不对称，发展水平参差不齐，一定程度上的各自为政，交流与共享困难[2]，是高校信息传递系统中较常见的现象。在当今办公自动化出现并逐步普及，信息处理速度日益提升的大环境下，信息分配的不对称显然不利于信息传递。

（三）官僚主义倾向，影响传递质量

“高校管理长期套用政府行政管理机制”[3]，这种模式曾经对我国的高校行政管理带来了很大的推进作用，但是，随着高校管理体制改革的深化，其问题越来越突出，高校“去行政化”呼声日益高涨。究其原因，就在于高校长期的行政化管理体制易养成的官僚主义倾向。在这种倾向的影响下，部分信息生产机关和传输机关的工作人员出现了工作作风散漫、服务态度消极、传递效率低下的情况。

三、高校信息传递系统优化的对策

（一）推进体制改革，提升传递速度

在办公自动化日益普及的今天，我国高校行政管理的信息传递系统，其可靠性往往并不取决于硬件，而是取决于体制改革。一方面是缩减层级，定点传输。根据现有高校的管理层级，信息“按科层制构建等级链”[4]逐级传达原则，很大程度上对信息传达的速度具有影响。因此，必须在高校管理层级上敢于大刀阔斧的缩减传输环节，最佳状态即为“定点传输”，对信息传达做到“点对点”，最大限度节省中间环节。同时，做到信息反馈“线对线”（即传输线路和反馈线路分司其职，互不干扰），信息收益“面对面”（即信息的执行效果最大化，形成信息受众的最大收益），形成“点”、“线”、“面”三位一体的信息传输的数字化几何模型，进而保障在信息传递过程中，用最少的时间、最小的空间，实现最大的速度。

另一方面是建立制度，强化协调。“建立多渠道的沟通体制可以避免单渠道沟通体制下信息负荷能力有限的弊病， 保证沟通信息的完整性”[5]，信息传递不是某一职能部门的职能，需要各部门之间协调沟通。在校内规章的制定上，要讲究对各部门的信息处理职能加以梳理，明确原有职能，清理重叠职能，强化协作职能，对不同的信息分门别类确立不同的传输途径，对不同的传输途径配备不同的专业人才，如涉外信息处理，应强化配备外语人才等。同时，还应建立信息传递工作的奖惩机制，让信息传递工作真正得到应有重视，进而使得我们的信息传递系统的协调机制制度化，从而具有校内强制力。

（二）强化业务培训，夯实传递基础

信息传递的本质是信息处理的一个步骤。现在在高校行政管理过程中，信息处理所需要的知识储备大大增加，因为现阶段的信息传递已经不是单纯的原样传输，实际上已经需要我们的传输机关具有相当的信息分析能力，甚至在某些时候要求信息传递系统形成初步处理预案。那么，对于信息传递系统内各部门的必要知识储备，就十分关键。解决这一途径的最佳办法，即为利用高校丰富的师资资源，对信息传递系统内部各部门的负责人员进行业务培训。特别是“两办”部门，外宣部门等“信息传递大户”，培训更是迫在眉睫。目的是让我们的信息传递系统的工作人员系统的学习信息学、系统论、计算机等方面的具体应用，并在语言上做到至少对一门外语的初步掌握。只有如此，在当今的信息化社会的高校管理中，才能做到知识储备不落伍，学习和实践不脱节，从而告别信息处理上的“纸上谈兵”，夯实信息传递的理论基础。

（三）弘扬服务精神，提高质量水平

高校内部的行政管理机关，应以为师生服务为宗旨。高校最根本的育人职能，是在信息传播过程中进行并完成的。[6]必须对高校信息工作人员的进行服务意识教育，使之明确自身的价值定位，时刻以为师生服务为中心。高校信息工作人员要适应现阶段的信息传递系统的工作，就必须不断学习，不断提升业务水平。对高校信息工作人员的培训应该制度化、常态化，对于信息系统的科学研究工作应予以大力支持。同时，对于信息系统的硬件设备，如书籍、计算机设备等，要做到按时维护，不断更新。同时，应充分运用已经研发成功的办公自动化系统，力争使信息传递做到无纸化、迅捷化。总之，提高服务质量，遏制官僚主义的基础，恰恰在于信息传递系统软硬件的共同进步。

参考文献：

[1]江昌勇.高校教学中信息传递系统的可靠性分析[J].常州工学院学报，2000（2）：93-96.

[2]王丽丽.推进高校行政管理信息化建设的思考[J].知识经济，2011（12）：3.

[3]曾金仙.提高高校行政管理效率的对策[J].吉林教育学院学报，2008（7）：11-12.

[4]田瑞华.政府内部行政沟通存在的障碍及有效性分析[J].公共管理，2008（2）：37-39.

[5]叶晟婷.我国行政组织内的沟通问题分析[J].辽宁行政学院学报，2006（11）：9-10.

[6]王珊.如何构建高效信息传播系统[J].西部广播电视，2006（5）：65-69.

责任编辑：王敏