高职院校人事档案管理工作刍议

贾志彬

摘 要： 高职院校的档案管理工作是学校人事工作的重要组成部分，随着学校的发展，人事档案管理工作也需要与时俱进，如何做好高职院校人事档案管理工作呢？本文通过对本校人事档案管理工作现状的分析，提出人事档案管理工作对策，分别从健全制度、加强管理人员培训、建立新管理模式、完善档案信息库等方面对人事档案管理工作提出工作要求。

关键词： 高职院校 人事档案 管理工作

人事档案是人事管理过程中形成的，记述和反映个人经历和个人表现，并将个人相关材料组合起来，以备管理和考察的文件材料。人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。自我院升格为专科院校以来，人事档案管理工作取得了显著成绩。但随着学校的不断发展，近年来人员流动频繁，原有人事档案管理体制已经不能适应学院的发展。如何让人事档案工作与学院发展与时俱进，发挥人事管理工作的重要职能，是摆在我们面前的一个重大课题。现就我院人事档案管理工作情况展开论述。

一、学校人事档案工作现状

学院人事档案室一个，设档案管理员一名，分管学院六百多名教职员工的人事档案管理，任务重，强度大，工作繁琐，是目前人事管理工作存在的问题。随着学院的不断发展，人事档案管理工作主要表现在以下几个方面。

1.档案管理人员培训力度不够。要提高人事档案人员的管理水平，就应该从政治思想、业务能力等方面全面提升档案管理人员的整体水平。每年只是按照上级要求进行一次专门培训，系统学习档案管理工作的各种知识不多，实际管理水平提高不明显。主要在人事部门工作，边整理档案，边学习业务知识，并围绕疑难问题进行研究探讨很少，业务能力不能快速提高。

2.信息化建设步伐不快。干部人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，是实现干部人事档案管理现代化的必由之路。目前干部档案逐步实现信息化和无纸化，再不需计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等纸质资料变成数据资料，完善干部人事档案管理信息系统。没有真正意义上建立干部人事档案管理信息库，很少利用专业管理软件开展档案编制目录、检索及日常传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作。

二、改进人事档案管理工作的对策

1.健全制度，明确职责。学院领导要高度重视人事档案管理工作，充分把握政策，真正把人事档案工作列入学校日常管理工作中，并纳入学院领导干部目标考核责任制的考核项目。结合我院实际情况，实行院长一把手管理责任制，并逐级分工管理，层层把关，科学管理。真正使人事档案管理工作有条不紊、有章可循，从而实现档案管理工作的信息化、科学化和标准化。

2.加强档案管理人员培训，实行专人负责。学校实行专人管理负责制，人事档案管理人员应刻苦钻研档案管理专业，热爱本职工作，熟悉计算机网络。选择具有本科以上学历的档案专业技术人员任职，明确职责，并做好每年两至三次的业务培训工作，加强业务知识学习，不断开阔思路，提高业务管理水平。使其更好地适应新形势下的新要求，从而全面提高高校人事档案管理人员的素质。

3.建立管理新模式，增强信息化服务。高校人事档案管理工作应与学院发展与时俱进，更好地实现信息化服务功能。人事档案管理工作与时俱进，首先要搭建数字化、网络化的网络管理平台。开放式的人才信息服务网络需要学院投入一定资金，才能不断提高管理效率，降低管理成本。建立健全包括干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、 保管保密、管理人员职责、转递等制度，做到制度上墙、责任落实。

4.完善档案信息库，规范管理。目前，学院教职员共六百多人，其中，专职教师四百多人，要加强人事档案管理工作，不仅需要热心、耐心，还需要科学规范的管理。建立档案信息库是科学管理的基础工作。要充分发挥人事档案的 “验证”作用，必须掌握好每一位教职员工的个人经历、社会关系、学历、职称、奖惩等情况。为建立档案信息库提供大量真实有效的原始资料和数据。并按照教职工的类别，如姓名、年龄、性别、学历、职称、技术特长等，分门别类，造册登记，数据录入，形成一套完整的信息资料，努力做到一查即出。建立健全档案信息库，可以推动学校人力资源的合理优化配置，为学院领导决策提供有效的服务，提高人事档案的利用效率，从而更好地为学校跨越式发展提供人才保障。

总之，人事档案管理工作是学院日常管理工作之一，随着学院发展，档案管理工作改革已提上日程，在这一过程中，改变旧模式，建立新型管理系统，借助现代化技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上科学化、标准化、法制化和规范化的轨道。