高校食堂采购核算信息化系统功能分析

王兴伯WANG Xing-bo

（江苏科技大学，镇江 212003）

（Jiangsu University of Science and Technology，Zhenjiang 212003，China）

0 引言

高度重视并加强对高等学校食堂的管理工作，及时改进高等学校食堂管理和运行机制，是高等学校后勤管理工作的一项重要内容。高校食堂的管理直接关系到学生的身体健康、安全以及正常的学习与生活，关系到高等学校甚至社会的稳定。随着科学技术的不断发展，高校后勤食堂传统的采购核算手段以及方法，在批量、定价、效率、准确性、监控等方面，已跟不上现代高校后勤数字化、信息化建设的步伐和要求，如何借鉴和运用互联网运行平台，构建快捷、透明、适宜的高校食堂采购核算信息化系统，已成为一项非常迫切并且重要的课题。针对这一方面，本文作了积极的探索和有益的尝试，并在数家高校后勤管理中运用且取得很好的效果。

1 高校食堂传统采购核算模式存在的不足和问题

传统的采购核算模式就是用人工或人力的方式，以单个食堂为单位，自行在社会市场上分散采购到各种所需伙食物资，自行定价，自主检斤验质，自主进出仓库，自主班组核算，财务部门凭食堂采购单结算货款。这种传统的、食堂自主性较强的、人工操作模式，在实际运行中存在着诸多不足和问题，主要表现在以下方面。①定价随意。由于派人自行采购，在买卖交易的过程中，定价的方式，都通过双方当事人协商定价，双方所定价格与当时市场价格经常会发生偏差。②批量不大。由于各个食堂分别自主采购，就单个品种采购量一般偏小，难以形成批量采购，小批量采购往往价位偏高。③效率较低。传统模式环节较多，采购效率较低。④人工差错。由于采购环节较多，而且每个环节均为手工填单，经常发生丢单、数字弄错、品牌品种规格搞错，准确性差。⑤核算滞后。食堂班组核算和财务结算均人工计算，及时性差。⑥库存不准。由于食堂自行采购，库存盘点时对食堂的在库、在途物资难以监管核对，库存盘点经常不准。⑦验货差异。食堂对自行采购的物资、检斤验质，时常疏于严格把关，有时出现人情验货，使收货发生偏差。

2 与构建高校食堂采购核算信息化系统相适宜的相关条件

要构建高校食堂采购核算信息化系统，首先必须要构建一个适宜于高校食堂采购核算信息化系统的体制与机制平台，在新的平台上嵌载系统，使系统和平台互为条件。

①建立组织机构。建立一个相对独立、专门从事高校食堂伙食物资采购核算的机构部门。其主要职能，一是承担食堂伙食物资或所有后勤物资的集中采购与配送工作；二是建立并维护采购核算系统的网络运行；三是负责市场信息的采集与公布；四是负责供货方的选择与货款结算等工作。②建立集中统一采购的运行机制。一是让食堂把精力集中到安全生产、丰富供应和优质服务上来；二是让伙食物资的采购职能相对独立，以利于提高采购效率和效益。三是使伙食物资的采购部门与使用部门，在采购、验收、使用、结算等环节过程中，相互监控，相互制约，做到透明公开。③借鉴互联网。把集中采购核算工作，纳入到互联网信息平台上运行。④运用校园一卡通。将校园一卡通功能联接到伙食物资的采购核算系统中来。一是便于食堂对资金的管理；二是食堂每天收入统计自动生成，为食堂日成本核算提供了条件。⑤引入招投标机制。将学校或后勤部门的物资招投标办法，引入到统一采购核算系统中来。采购核算系统向各食堂、班组公布的供应价格，必须是通过招投标环节形成的价格。

3 高校食堂采购核算信息化系统体现的主要功能

①合格供应商的资质管理。经过招标程序，定期规定更换伙食物资供应商，当前进入的供应商名单和经营资质在网内予以公布，一定权限内可了解各供应商的资质信誉情况。②公布供应价格。经过学校和后勤二级招标采购，对当前时段，各类供应商供货的价格在网上公布，各食堂在各供应商提供的规格、质量、价格中，选择质价相当的供应商进行采购。③采购计划申请。按照提前订货的原则，各食堂必须提前一天，在食堂采购网络上，申请选订第二天的所有伙食原料以及今后一段时间内使用的调味品和低质易耗品。选订后并经食堂负责人、饮服中心负责人及采购中心负责人分级确认后，在网上将采购指令分发给相应供应商，供应商接到订单后在一定的时间内配送到位。④原材料验收确认。供应商把伙食物资配送到各食堂后，由供货方、采购部门、食堂三方共同验收，检斤验质，规格或数量有差异的品种，需重新确认，所有验收结果，通过网络反馈到后勤采购中心，采购中心凭食堂验收确认信息，对供货商结算货款。⑤食堂成本核算。由于食堂每天都能掌握当日营业收入、各类成本开支数据，食堂当天供应结束后，各班组的日成本核算单，通过电脑自动生成。月底，食堂每月成本核算单，同样自动生成。⑥仓储物资监管。一是库存帐物一致，随时可控。由于仓库物资数据通过电脑同步反映数量增减，对食堂库存物资可做到时刻监控。二是对最低库存量和临时保质期的品种进行预警。由于电脑网络时刻反映库存量和库存品的保质时间，一旦临近界限，自动提醒警示。⑦统计分析。一是价格分析，各食堂电脑对每个采购品种过去一段时间价格变化，都能显示价格变化曲线图，让食堂了解价格变化过程，可对价格走势作一些预测。二是毛利控制分析，通过食堂日成本核算数据，可分析影响食堂收支平衡的因素，并加以控制。

4 实施高校食堂采购核算信息化系统运行带来的变化

①为高校食堂伙食物资的集中采购带来了便利。信息化系统的应用，促进了集中采购核算配送工作的进程，改变了原有高校伙食物资采购，分散、多头、复杂、量小的传统模式。②效率提高。信息化系统的应用，改变采购各个环节手工连接的方式，实现了伙食物资请购、审批、购买、运输、结算等各环节“零距离”对接，极大地提高了采购效率。③数字更准。由于使用网络传输、自动核算，使食堂的采购、成本核算、库存等管理数据更加准确。④公开透明。由于采购核算的程序统一规范，减少了人为因素，使伙食物资的采购核算过程更加公开透明。⑤便于管控。借助于信息系统，对供货商进入，对食堂采购的品种、数量、库存量、供应毛利等方面的调控管理更加有力。每一层可随时查看了解分管部门、班组的采供信息。⑥网络办公。通过实施食堂伙食物资信息系统，为高校后勤各食堂现代化无纸办公创造了条件。

本文对构建高校食堂采购信息化系统的动因、条件、功能、效果等方面进行了分析论述，并在数家高校后勤管理中得到运用完善，取得较好的实践效果。随着信息时代的发展，高校食堂采购核算信息化系统的作用，将愈加彰显，功能将更加完备，应用将更加广泛。

[1]闫富松.高校后勤信息化应用初探[J].高校后勤研究，2009（3）.

[2]惠志祥.对高校食堂经营管理模式的探讨[J].中国食品卫生杂志，2005，17（1）.

[3]张岩.浅谈高校后勤信息化建设[J].中国管理信息化，2012，15（16）.