浅谈人事档案信息化管理

李丹娜

摘 要：人事档案是对人力资源管理的重要凭证，其在当前社会的快速发展情况下，由于信息技术的发展、社会规范化和诚信化程度的提高，使人事档案变得更加重要，需要我们给予充分的重视，同时还要积极的采取一些切合实际的措施，加强人事档案的信息化建设，从而打造详细的、全面的人事，实现人事档案的信息化管理，提高其管理水平，从而实现人才的合理使用。本文从人事档案信息化管理的优越性入手，分析了人事档案信息化管理的途径和网络环境的安全性，并进一步对人事档案信息化管理对保证人事知情权的促进作用进行了具体的阐述。

关键词：人事档案 信息化 管理

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）02（b）-0211-02

随着计算机技术和信息技术的快速发展，在各行各业中得以广泛的应用，为各行业在发展中带来了技术性的革命，对各行业水平的提高和快速发展起到了重要的推动作用。信息技术在档案行业中的应用，颠覆了传统档案的记录方式和管理理念，给档案行业带来了天翻地覆的改变。而近年来由于社会的规范化和诚信化程度的提高，使人事档案的重要性得以日益体现出来。人事档案是对干部个人的经历、思想、作用及能力、业绩等进行记载的重要文字资料。可以作为选拔和使用干部的重要依据，因此，信息化技术在人事档案管理工作中进行应用，可以使人事档案管理工作更加有效和简洁。

1 人事档案信息化管理的优越性。

1.1 输入更为简捷

信息化技术在人事档案管理中进行就用，有效的减轻了传统人事档案管理人员的劳动强度，实现了人事档案发生变动时能够及时进行记载，快速进行信息的登录，确保了记载人事信息的全面和准确性，有效的避免了手工进行记载时所出现的缺档和断档的情况的发生。

1.2 信息化的数字处理功能的快速、及时

通过信息化技术的数字处理功能，可以及时快速的对人事档案进行处理，有效的保证人事档案信息的动态性和连续性，通过数字化处理功能，可以自动完成人事信息的数据处理。

1.3 信息化的搜索功能

人事档案利用信息化进行管理，可以实现快速查询的功能，更利于实现对员工的管理。领导在进行人事决策及人事处理时，可以快速的对个的档案信息进行全面的了解，只需轻轻点击一下鼠标即可完成查询功能，从而更利于实现对员工培训计划及绩效管理等方面提供详细的信息依据，实现人才的合理配置。

1.4 信息化的痕迹功能

信息的痕迹处理功能可以有效的推进员工合同的法律化进程。因为信息化的痕迹功能可以实现信息人及时、准确的采集，而在员工与企业发生，可能效的避免传统人事档案管理工作中由于信息的不全而导致纠纷的复杂化的问题，而信息化痕迹功能可以为人事纠纷的处理提供有效的帮助。

1.5 信息化的保密功能

人事档案需要具有较强的保密性，而信息化技术利用密码所实现的保密性符合人事档案的保密要求。而且作为人事档案的管理工作人员，不仅需要具体的一定的信息化知识，同时还要加强密码的保护功能，从而避免人事档案发生信息的泄漏。

2 加强人事档案信息化管理途径

当前我国人事管理信息化的重要目标是网络的全面、实用的人事管理信息系统建设。这对于人事管理系统的透明性和工作效率的提高具有积极的作用，可以更利于进行人事和相关的决策的进行，确保决策的科学性。

2.1 加强信息化建设，实现人事档案管理手段现代化

当前我国对档案资源的一切利用不断加强，而信息化技术的发展更是一个良好的机遇，为进行人事档案建设提供了先进的科学技术知识和科技手段，加快了我国干部人事档案管理信息系统的构建。这一系统的建立，可以实现三大功能性，即档案检索管理系统、干部信息查询系统和信息综合开发系统。实现了对干部信息的统计、分析和预测功能，使人事信息质量的重要性得以体现。一是基础性信息突出准确性，严格信息的审查制度。二是动态性信息突出时效性，对紧急、突发性事件产生的信息处理更要快速。三是经验性信息突出指导性，而且要尽量具有探索性和超前性，强化档案编研能力。四是政策性信息突出针对性，保证信息为决策和执行服务。

2.2 加快人事档案全文数据库建设，满足利用需求

人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势，但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设，有效的提高人事档案利用的效率，通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析，并能快速生成各种名册和表格，但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。

2.3 加强人事档案信息动态化管理，提升使用价值

人事档案的管理不能再拘泥于传统的统一模式，可以不断的充实本人的一些个性资源，使档案材料和信息得以不断的充实和完善。同时现在人员流动性较大，所以需要加快人事档案信息的更新速度，使之与人员流转的速度相协调，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息的电子档案的建立，使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立，从而有效的提高人事档案的使用价值。

2.4 加强网络建设，构建信息平台，实现资源共享endprint

建立干部人事档案网络化管理体系，按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理，确保干部人事档案管理的高效性。实施人事档案现代化，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把人事信息库的建设和人事档案管理有机地结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要实现这一目标，必须保证足够的技术人员储备，既熟悉人事业务又熟悉信息系统建设的专业技术人员是首选。网络技术的应用是全面实现人事档案管理信息化的技术前提。要想实现人事档案管理的信息化，信息共享必须解决。目前，高校校园网建设速度很快，网络技术支持基本到位。必须充分发挥网络优势，以信息中心为枢纽，对信息需求者实行授权和分等级开放，实现信息服务的良性循环。

3 遵循安全性原则，迎接网络环境新挑战

（1）人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。

我们要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，应做到档案内部局域网通VYN与外网连接，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全，在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改，防止档案的失真。

（2）人事档案工作的存在和发展是为了使人事档案得到有效的利用，对人事档案的利用是人事档案存在的动力和源泉，否则人事档案也没有存在的意义。要想实现人事档案的利用，则需要提高人事档案的服务方式，使其从传统的管理模式中解脱出来，增加文化产品及个性化的服务方式，从而使人们对人事档案的重要性有个清楚的认识，改变社会的人事档案认识上存在的不足之处，从而使人事档案的文化属性得以充分的体现出来。

4 人事档案信息化对保障人事档案知情权的促进作用

在现代化的管理模式下，人事档案的管理模式也要不断的进行改革，使其能够与时俱进，在法律法规的基础上，将人民群众的利益放到首要位置，其对人事档案管理工作的出发点和落脚点都以服务于人民群众的利益为主，增加档案信息的透明度，遵循以人为本的原则，对于一些信息可以向个人开放。进行公开。使个人清楚自己的档案里都有些什么内容，而且个人档案中的一些信息可以向个人进行开放，个人利用计算机进行档案的查阅，由于不会接触到原始人事档案，所以有利于保证档案实体的安全性。

5 结语

信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现机关单位的人事人才信息管理工作的社会化服务有着非常突出的现实意义。机关单位档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现机关单位的档案管理的根本变革。

参考文献

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[3] 李玉芹.人事档案管理的弊端与解决措施[J].山东档案，2010（4）：75-76.endprint