办公系统实施之“六要素四平台”模型

刘静

摘 要：“六要素四平台”构成的框架称之为办公核心业务系统的基础模型。六要素包括“人、事务、资源、计划、文稿、文档”。四平台包括：“工作流平台、即时消息平台、知识管理平台、安全管理平台”。

关键词：办公系统 要素 平台 模型

中图分类号：TP27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）02（b）-0004-01

办公自动化是为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的背景下，发展起来的一门综合性技术。它利用先进的科学技术，借助各种信息设备解决对部分办公业务处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。它是为高层次的企业经营管理需求而设计，应具有“随需应变”的部署能力、便捷的信息整合能力、信息推送与个性化服务等。采用“六要素四平台”模型，将企业办公业务中的某项工作由六个要素组成，将这些要素按照工作流程组织起来，就形成办公系统中某项完备的功能。将各类功能通过技术的组合和集中实现，就可以形成该类功能的平台，整理合并后形成四平台。采用这种模型，可以降低业务模块和平台之间的耦合度，既稳定又具有良好的扩展性。下面详细解释六要素与四平台。

1 办公系统基础六要素

办公系统开发实施在项目中采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起公司办公系统基础模型，即“六要素四平台”模型。

“提取要素”包括“六要素”即人、事务、资源、计划、文稿、文档。这六个要素的全部或部分组成了企业办公业务中的所有工作。一套完整的办公系统则需将这些要素按照工作流程组织起来，使其具备完备的功能。

“重新整合”做法是将这些功能“并排”的放置在一起，从横向上发现彼此之间相似或共用的部分。重新比较归类后，可分为：工作流、即时消息、知识管理和安全管理。这就是我们前面提到的“四平台”，即工作流平台、即时消息平台、知识管理平台和安全管理平台。

2 办公系统模型四平台

2.1 工作流平台

工作流是一个动态过程，工作流平台就是支持工作流管理的功能集合。利用工作流平台，办公业务模块就能进行各种审批、流转、监控等功能。它主要包含三方面的功能。

一是流程设计功能是提供工作流流程及其相关活动的定义（及模拟）。办公系统中提供图形化的流程定制工具能够使用户轻松的定制出适合自己应用的流程，并在日后对流程进行轻松的调整与修改。流程定义工具中提供了会签、流程嵌套等功能的支持，可以根据企业办公业务模块中对流程的要求，定义出应用到业务中的工作流。图形化工作流定义通常适用于一些比较复杂，分支较多的流程。

二是运行控制功能即提供工作流流程的管理，并根据流程定义控制活动的执行次序。该功能是工作流平台控制流程运转的内部功能，我们无法通过直观的页面看到其工作过程，但通过流程监控信息，了解工作流平台所做的每一步工作。

三是运行交互功能即与用户或应用程序进行交互以完成工作的执行。在办公系统中，我们可以根据用户的实际情况利用工作流平台定义多个流程，用户在处理某项办公业务时，可以自行选择所用的流程。同时，由于办公系统中的许多模块都需要工作流的支持，我们可以将这种支持工作统一交给工作流平台来完成，这种一个平台支持多个应用的机制能够有效的降低系统的复杂度，提高系统的灵活性。

2.2 即时消息平台

办公系统强调人与人之间的协作、人与机器之间的协作，这种协作需要先进的通讯平台提供支持。过去我们采用电话、信件、面谈等方式达到交流的目的，而现代的信息技术为我们提供了更为丰富的手段，电子邮件、网上聊天、手机短信等纷纷被引入办公系统中。

在人们利用办公系统处理办公业务时，存在两种类型的通讯：一类是人与人之间的通讯，包括：电子邮件、网上聊天、视频会议等；另一类是人与办公系统之间的通讯，包括：短信通知、待办提醒等。即时通讯平台的作用就是要为这两类通讯提供丰富、便捷的通讯手段。

2.3 知识管理平台

知识管理平台是办公系统的一个重要组成。通过办公系统中的知识管理平台，系统能提供知识获取、知识整理分类、知识发布与协同等功能，办公系统将依托知识管理平台，从“深度”和“广度”两方面拓展知识管理的功能。

从“深度”拓展，就是要加强系统中原有的知识管理功能。首先，知识管理平台中提供了文档管理的功能模板，用户可以根据自己的工作需要和业务特点建立自己的文档库。通过文档提供的自定义多重分类、阅读权限分配、文档订阅和推荐等知识管理机制，可以有效地提高知识的传递和利用的效率。

从“广度”拓展，就是要将更多的知识管理工具集成进、知识管理平台，以提供更大范围、更丰富的知识管理功能。在知识管理的每一个环节都有相应的产品、集成的第三方产品或解决方案与之对应，这些产品和方案均可以与知识管理平台集成，形成对其有益的补充，企业可以根据自己的需求选择所需要的功能进行实施应用。

这种加强还体现在提高知识管理的主动性方面。例如，过去我们在查阅某篇文档的时候，必须进入该文档所在的功能模块，甚至还要进行检索操作后才能找到该文档，可以说文档完全处于一种被动的状态，等待人们去发掘。新的做法是基于知识推送理念，让知识主动去“找”需要的人。人们可以事先定义好自己需要的文档类型、存储位置、时限要求等信息，当系统中产生了符合定义的文档时，自动将该文档推送给需要的人。

2.4 安全管理平台

办公系统属于企业内部系统，保存了大量的管理信息、内部资料，其安全性也是重中之重。安全管理平台是一种框架体系，办公系统中的所有组件都应该被纳入其中，受其制约和保护，同时它也为这些组件提供了多种信息安全保障机制，即信息加密机制、认证机制、访问控制机制、数据库安全。应用系统应该包括以下几个层面的安全管理：存储安全，方案中通过建立软、硬件的备份机制来实现；操作安全，方案中通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等机制来实现；传输安全，方案中通过加密传输手段予以实现。综合运用以上所提出的安全管理手段，可以充分的保障应用系统在其整个生命周期中的安全。

3 结语

基于“六要素、四平台”模型实施办公系统，能实现办公自动化的所有功能，但在实施中，要“按需实施”。如对于跨地域大企业的实施，要采用“分布式”部署减少服务器访问压力。采用“消息引擎”机制将分散的用户管理、公文管理进行互联，保证组织结构同步、公文流转顺畅。在实施中采用基础模型、系统需求、实施经验相结合的方法，打造出具有特色的办公自动化系统。

参考文献

[1] 姜浩.办公自动化系统及其应用[M].清华大学出版社，2004.

[2] 马永涛，主编.现代办公自动化[M].机械工业出版社，2007.

[3] 罗思东.办公自动化与管理[M].福建人民出版社，2002.