立足服务大局 全面提升档案工作管理水平

朱薪志

历史留下记载，记载形成档案，档案见证历史。今天的现实就是明天的历史，如果国家没有档案，我们的工作就不可能在继承中发展，在前进中创新。回首自己的工作经历，曾先后在8个电力单位工作过，从一名普通的专责成长为现在的企业负责人，在近30年的职业生涯中，直接或间接地感受着档案不可替代的重要价值，它在政治、经济、文化等诸多领域发挥着不可替代的信息支撑作用，对国家、社会、组织和个人都有着重要的凭证和参考作用。

电子设备方面苹果的更新换代，航天事业方面“玉兔”车在月球表面的探测，医学界针对癌症的疫苗研究与应用等等各个领域的发展进步都离不开前人打下的基础，留下的档案。吉林省档案馆对新发掘日本侵华档案的公布，揭露了日本侵华的罪恶本质，提供了大量确凿可信的历史证据，是对日本右翼势力否定侵华历史罪行的有力反击，铁证如山，还原了历史，警醒了世人。档案在解决劳动纠纷、 查处经济犯罪等方面也发挥了重要的凭证作用。

档案事业随着社会的进步而进步，随着社会的发展而发展。当前，国家电网公司系统正以改革创新精神深化“两个转变”（公司发展方式、电网发展方式的转变），向着“两个一流”（世界一流电网、国际一流企业）奋斗目标阔步迈进。为使档案工作与其他管理工作协调发展，使其更好地服务于公司的各项工作，平时工作中，我以身作则高度重视、大力支持档案工作，采取有效措施不断推动档案工作实现新提升。

一、依法管档，科学定位档案管理工作

在认真贯彻落实《档案法》和《河北省档案管理条例》、《国家电网公司档案管理办法》的基础上，准确定位档案工作，全面提升档案管理认识水平。坚持把档案工作作为大事来抓，与公司重要工作同研究、同部署、同检查、同考核，形成了齐抓共管的良好工作局面。从机构设置和人员配备上，建立了由公司总经理，办公室主任以及公司专（兼）职档案员构成的三级管理网络。按照国家有关法律法规以及行业内有关规定、办法，结合实际，制定了《档案保密管理制度》等各项规章制度，组织专业人员编写了《档案管理工作指导书》，细化了每类档案的工作流程、归档原则、质量要求、归档时间和归档方式，在档案工作中做到“精”、“细”、“严”。

二、注重建设，夯实档案管理基础

档案管理基础建设是实现档案管理现代化的关键，从重视软硬件提高方面抓管理。一是狠抓业务。重视档案人员业务水平的提高，积极选送档案员参加上级组织的档案业务培训，并采取以岗轮训、现场培训等方式对基层档案员进行传帮带，以丰富专业知识，开拓视野，提高综合素质。二是加大投入。档案用房面积从2010年前的240平方米扩大到现在的750平方米，库房面积有了一定裕度，实现了库房、阅览、办公三分开，所有库房都安装了中央空调，配备了遮光窗帘和防火、防盗自动报警系统等，达到了档案库房的“八防”要求。为实现档案现代化管理，配备了计算机、打印机、复印机、专业扫描仪、刻录机等档案专用设备，协同办公档案管理系统服务器远程在线服务，为做好档案工作打下了良好基础。三是丰富档案资源。以“确保重点、突出价值、门类多样、符合标准”为档案收集原则，将具有重要保存、利用价值和较强典型意义的，能够真实记录和反映公司在各个发展时期的主要工作、重大事件、重点工程、重要成就和典型人物的档案资料全部接收归档，实现统一科学保管和利用。目前库存文书、科技、财务、声像、实物等五大类档案，共58836卷，另14982件。为延长档案寿命，我们对年代久远的受损档案76卷692页进行了修裱。

三、科学管理，加强档案信息化建设

档案管理数字化、信息化是对档案工作的必然要求，也是档案工作的努力方向。将档案信息化建设纳入我公司信息化建设总体规划和目标，1998年，采用清华紫光档案管理系统，公司实现了计算机网上立卷归档管理。2010年，全面启用国家电网公司统一推广的协同办公档案管理系统，实现了文档一体化和在线收集、信息管理、借阅管理、数据维护、系统权限定制和综合利用等多种功能，为档案信息资源共享创造了条件。2012年以来，先后投资百余万元对室藏全部科技、文书、声像、实物档案共计4万余卷进行了数字化加工处理，所有电子文件挂接档案管理系统，档案数字化率达到100%；会计档案2万多卷实现了档案文件级目录管理，实现了档案的数字化图片与相应的目录数据库的连接，实现了档案原文的网上查阅。同时，依靠数字档案权限管理技术，实行磁介质和纸介质异质异地备份管理，确保档案不损毁、不遗失、不泄密。

四、创新形式，不断提升档案服务新水平

保管和利用好档案是做好档案管理工作的重中之重。以创建河北省企业档案工作目标管理6★级认定为契机，以 “室藏档案数字化、网络信息化、规范化、资源共享化”的档案管理理念，通过加快档案信息化建设、开展档案编研等方式提高了档案利用效率，实现了企业档案信息资源高度共享。为满足档案利用者需求，提高档案利用效率，档案工作人员编制了档案利用指南、分类目录、全引目录等多种检索工具；同时，我们公司员工还可以通过局域网全文搜索、查阅档案管理系统中的信息资源，查阅档案的原文原件、原图原貌。

注重档案开发利用向深层次服务转化。根据企业生产、经营工作的需求进行档案编研，组织员工完成了《唐山供电公司1996至2012年全宗介绍》、《唐山供电公司1996至2012年组织机构沿革》、《唐山供电公司大事记（1989-2012）》《唐山供电公司年鉴（2007-2012）》、《唐山供电公司科技成果选要介绍（1997至2012年）》、《唐山供电公司生产、生活施工土地、房产情况一览表》、《唐山供电公司变电站简介》、《唐山供电公司志》等46种1120册的编研工作，强化档案资源在设备检修、勘测设计、工程施工、编史修志、维护企业合法权益等方面的参考借鉴功能，真正做到来源于工作，服务于工作，充分发挥了档案工作“知识库”、“参考书”的重要作用。据不完全统计，2011年以来，各部门利用档案信息直接或间接创造经济效益达2000余万元。

注重档案文化建设。投资300余万元建设企业综合展厅，展示企业发展历程和取得的显著业绩，展望美好企业愿景，建设荣誉档案展室，展示公司在各项工作中取得的成绩。利用大量历史档案资料举办了“铸就辉煌”图片展、“迎祖国60华诞、展供电企业风采”图片展、科学发展观成果展和爱国主义教育大型图片实物展。通过展现企业辉煌发展历程和在企业文化、管理、技术方面积淀的宝贵财富，激发了员工的荣誉自豪感、归属感和主人翁责任感。档案工作实现了由“收摊子”管理向“开放式”利用、“封闭式”管理向“开门式”服务转变，真正把“死档案”变成了“活信息”。

经过公司上下共同努力，对档案工作精益求精，努力推进档案“规范化、标准化、科学化、信息化”进程，档案工作服务于公司生产经营的同时，还积极对照新规范，调高新起点，落实新举措，搭建新平台，主动查找档案管理上的差距和不足，不断提升档案管理水平。2013年，以98.3分的优异成绩顺利通过河北省企业档案工作目标管理6★级认定，我公司成为河北省首家6★级企业，所属10家县级供电公司，其中1家通过5★级认定，9家通过4★级认定。

电力企业档案管理永无止境。结合新形势下电力档案的特点规律和发展趋势，着眼建设“国内一流档案室”的奋斗目标，我们将带领公司上下以档案资源建设为基础，以信息化建设为重点，以安全管理为保障，着力强化档案的收集、整理、保管、利用，使其更好地为企业各项工作服务。endprint