探析我国高校档案数字化发展问题

杜鹏鹏

[摘 要]档案记录着高校的历史发展状况，真实的反映和记载着高校在各个时期的改革和发展。只有通过档案记载，人们才能更好的了解历史的真相。高校档案数字化现如今已经成为了高校全面发展的重要组成部分，也在很大程度上衡量着一个学校管理水平的高低。因此，本文通过了解高校档案的现状，发掘出了高校档案数字化过程中存在的问题，最终提出相应的解决措施，希望能尽快实现我国高校的档案数字化。

[关键词]档案；数字化；信息化

一、我国高校档案数字化发展的现状

（一）思想意识方面：首先，思想方面是很重要的一个部分，尽管高校档案数字化工作已经慢慢地进入了规范的轨道，但是，只有一些师生员工对档案意识比较重视。部分老师和学生仍旧缺乏档案意识，不了解档案究竟有多重要，更有甚者，误人为没有档案也可以。

（二）硬件技术方面：当前很多高校的档案部门都有了属于自己的局域网，信息一体化有了些许规模，但是我们能得到的信息却是有限的。有关档案的搜集、输入、检索和利用等大部分工作方式都还是以前的那种手段。这些都说明了我国高校档案数字化的技术水平有待提高。因为制约高校档案数字化的一个重要的因素就是没办法创造出一个操作简便但是功能却强大的系统。

（三）资源相对分散：随着高校信息一体化的发展，学校办公系统的问世，使得很多公文都是电子版的，但是还是需要被及时准确的收集和整理的。只是不同部门产生的电子文件不同，因此文件都分散开来，使档案数字化的任务加重。

（四）信息安全方面：将档案数字化尽管有利于方便管理，但是这样却也容易招来一系列的安全问题，比如计算机病毒会导致系统瘫痪，一旦发生，所有档案就会出现问题。仅仅依靠对数字化表面的理解，不能对其实质进行探究，也是导致数字化无法实现的原因。

二、我国高校档案数字化发展中存在的问题

（一）数字化范围不明确。在实现档案数字化的同时，应该对档案的信息资源进行分析，筛选出具有价值的档案进行数字化。比如：高校的学籍档案，其中就包含了新生录取名册、学籍卡和验印等。现在很多高校都是简单的将已公开的档案通过扫面、微缩的方式录入数据库，将原来的档案保管变成只是存储的信息的数据库，没有做到将档案信息资源有效的整合。档案数字化并不是一天就能成的工作，它具有阶段性和持续性。所以，必须先将重要的档案进行数字化，逐步实现全部的数字化。

（二）档案基础工作薄弱，信息化进程缓慢。档案数字化重要前提是基础工作得到规范化和标准化，但是大部分的高校馆（室）藏档案的规范化和标准化的程度都很低，使得档案数字化工作的难度大大增加。另外，我国高校的档案数字化起步较晚，也使得档案数字化的进程缓慢。而且我国的大部分高校现在电子档案管理模式仅仅是档案工作内部的目录录入和检索环节，却没有详细的档案的具体内容。因此，距离实现网络共享档案及在线档案服务还有很长的路要走。

（三）档案管理系统与校内的其他办公系统无法相容，信息资源分散。因为高校办学经费还是有限的，众多高校未能建立数据共享平台系统，校内的各部门独立使用各自系统。比如教务部门使用的是教务管理系统和网络教学平台、财务处使用的则是财务管理系统、档案室用的是档案管理系统，各系统缺乏统一的数据标准，也没有相应的数据接口，使得各个系统无法兼容，也因此使得档案信息无法实现共享。

（四）档案人员的专业水平不够。目前高校的档案管理团队整体专业化水平仍旧不高，缺少既精通计算机和网络，又了解档案业务的综合性人才，因此无法尽快实现档案数字化的建设。

三、我国高校档案数字化发展的策略建议

（一）加强对档案法律法规的学习，增加知识。增加《档案法》和《高等学校档案管理办法》（即教育部27号令）的学习，增加全员的档案意识，提高对档案工作和档案数字化工作的重要性意识认识，真正贯彻教育部27号令关于“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”的要求，从人力、物力和财力等方面全面保证档案数字化的实现。

（二）成立档案数字化协调机构。只有成立一个总的策划者和管理者，才能加快档案数字化的进度。充分协调学校的各个部门，即计算机网络、资产。财务和档案等部门，从行政、技术和技术等方面统一规范和规划学校档案数字化的建设，制定目标，统一思想，共同行动。

（三）逐步实现馆（室）藏档案的数字化工作。当前很多高校的档案记录依旧是以纸质版为主，因此档案能共享的程度很低。实现档案数字化有两个部分，即档案目录信息的数字化和档案全文的信息数字化。各校要根据自身的实际情况，出台可行的政策及计划，充分实现投入成本和实际效果的正比例关系，对纸质版的档案和资料应该有选择地分步地进行录入。首先，优先选择重要的有特色的档案进行处理，如学籍材料等。其次是在处理的过程中，按时间的长短，分批处理。对于那些保管时间短而且价值不是很高的，可以暂时延缓数字化处理。

总之，高校档案数字化建设不是一件简单的事，需要不断进行探索，不断积累经验，不断发展，只要遵循合理的原则，树立科学的目标，采用可行的方式，就一定能做好这项工作，充分发挥档案数字化能为学校教学、科研和管理带来的好处。

参考文献：

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