浅析医院人事档案管理中的相关问题

任晓萍

[摘 要]在医院档案管理工作中，人事档案作为其中十分重要的一项内容，在医院发展过程中具有十分重要的作用。其不仅可以为医院的发展提供各类人才的基础信息，而且可以为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利、提拔任务等提供重要的依据。所以在当前医院人事档案管理工作中，需要及时更新人事档案管理观念，加强对人事档案的重视，确保人事档案管理工作向科学化、规范化的方向发展。文中对当前医院人事档案管理存在的问题进行了分析，并进一步对加强医院人事档案管理的具体对策进行了阐述。

[关键词]人事档案；交接；宣传；收集；程序；信息化

随着医疗卫生行业体制改革的深入进行，医院人事制度也进行了深入的改革，在这种情况下，医院人事档案管理就需要与当前时代发展相适应，及时对人事档案管理的内容、范围、收集方式、方法及档案服务对象等进行调整和更新，及时对档案管理中存在的问题进行分析，并采取切实可行的措施进行解决，从而促进医院健康的发展。

1.当前医院人事档案管理存在的问题

1.1缺乏完善的人事档案交接手续

目前医院人事档案管理人员多为兼职人员，由于人员调换的较为频繁，这就需要在离岗前进行交接。但很多情况下的交接都不严格按照交接程序进行，在交按时检查和清理不严格，手续不规范，在档案数量和材料发生问题时，则无法追究责任，部分交换人员只是简单的认为只要把保管档案的钥匙交给下一个保管人员即可，人事档案交接工作存在着前后脱节的现象。再加之医院更重视医疗水平及环境条件的改善，对人事档案缺乏重视，在人事档案管理的硬件及软件上都存在着不完善、不到位的情况。

1.2人事档案不能及时进行补充、收集和更新

医院人事档案管理工作中，对于归档材料不能及时、准确的进行补充，而对于一些科研、教学、继续教育及业绩考核等方面的材料也不能及时进行归档，这样就导致人事档案的不完整，并不能真实的对本人的情况进行反映。

1.3缺乏对档案重要性的宣传力度

无论是医院人事档案管理人员还是档案本人都对人事档案的重要性缺乏认识，再加之档案管理人员对人事档案缺乏宣传，这样就导致档案中的各项材料不能及时进行补充和完善。再加之人事档案管理人员多为兼职人员，缺乏专业的时间，再加之还有其他工作，这样就无法将更多的精力放在人事档案的管理上来，对档案管理的新知识和新技术也不能及时进行掌握。

1.4员工本人对人事档案重要性缺乏认识

员工由于对人事档案缺乏认识，所以许多人都不清楚人事档案在哪，甚至觉得应该由自已来进行保额，这样就导致部分人事档案材料在使用完后不能及时进行归档。再加之医院对人事档案管理工作缺乏重视，档案多为人事部工作人员进行轮流管理，这样就导致管理工作较为混乱。再加之对人事档案管理上缺乏投入的资金，所以管理手段较为落后，部分医院仍然采用手工方式进行查询，在存储上还采用老旧的铁皮柜进行保额，这都在很大程度上制约了人事档案发展的步伐。

2.加强医院人事档案管理的具体对策

2.1严格按程序交接

一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；

二是对借出的档案要及时催还，并整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；

三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档；

四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.2强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化医院领导干部档案管理意识，提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节，在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时，更应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。

2.3积极做好宣传工作

积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

2.4提高对职工档案材料重要性的认识

一是加强宣传力度，提高职工对其人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对职工今后重新就业有着重要的影响。

二是加强对职工人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。

三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

2.5加快档案信息化进程，提高工作效率

如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。

3.结束语

近年来，医院发展速度较快，无论是经营管理还是医疗水平都得到了较大的改善，这就对医院人事档案管理工作提出了新的要求。医院人事档案管理需要充分的抓好当前的有利时机，及时转变观念，加快改革的步伐，在发展中不断进行创新，打破传统的人事档案管理模式，实现档案管理的现代化和规模化，为医院的发展提供更好的服务。

参考文献：

[1]吴文玉.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策.青海师范大学学报（哲学社会科学版）.2012-01-15.

[2]吴琼.新时期医院人事档案管理存在的问题与对策.科技创新导报.2014-02-11.

[3]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用.中国病案.2008-01-18.