事业单位档案管理规范化的对策研究

[摘 要]档案管理工作在事业单位中普遍存在，一般而言档案管理工作主要是对事业单位内部人员的档案进行统一的收集与整合，以方便事业单位对企业内部人员的控制与管理。事业单位档案规范化建设首先要完善管理制度，然后要强化责任意识和执行意识，才能不断提高规范化水平。

[关键词]事业单位；档案管理；规范化

档案管理是事业单位管理工作中的组成部分，就目前我国事业单位档案管理的情况来看其在规范化方面存在一定的不足，因此如何有效的促进事业单位档案规范化建设一直是有关事业单位需要不断努力攻克的问题。在对事业单位档案进行规范化建设的过程中，事业单位应积极的从多个方面入手，结合事业单位档案管理的实际情况进行合理的规划。这对于促进事业单位档案管理的规范化，提高事业单位内部管理质量都有着重要的意义。

一、完善管理制度，建立网络系统

档案管理工作在事业单位中普遍存在，一般而言档案管理工作主要是对事业单位内部人员的档案进行统一的收集与整合，以方便事业单位对企业内部人员的控制与管理。在进行事业单位档案规范化建设的过程中建立起有效的管理制度是关键，具体而言包括以下几个方面：（1）完善管理制度。档案管理工作在事业单位中一般缺乏有效的发展空间，很少有事业单位会关注单位内部档案管理制度的创新与完善，因此大部分事业单位的档案管理工作在制度上都存在缺失。鉴于此，有关工作人员应积极的对事业单位档案管理制度进行一定的完善，使得有关工作人员可以在制度的规范下进行具体的工作。这是事业单位档案规范化建设的基础。（2）建立网络系统。随着现代科技的发展，网络技术也融入到了社会生活的方方面面。因此在进行档案管理的过程中，有关人员也应将网络技术应用其中建立起有效的网络档案管理体系，将档案管理部门与单位其他管理部分有机的联系到一起，提高事业单位档案管理与应用的效率。

二、搞好管理分类，做好档案归档

档案在进行管理的过程中要进行一系列的工作，而档案分类是其中最主要的工作之一。在实际的工作过程中有关工作人员应搞好档案的分类管理，做好档案的归档工作。档案的分类管理一般要按照档案的内容，档案的先后顺序，档案的实际情况等进行分类，这些分类有利于档案的查询，对于档案的提取与应用有着一定的帮助作用。因此在进行档案分类的过程中，有关人员应对档案的分类进行严格的规定，并采取科学的分类方法确定具体的档案类型。除了档案的分类外，档案的归档也是档案管理中的重要环节。因此为了保障档案归档的质量，防止档案在借阅的过程中丢失，有关事业单位应针对档案的归档建立起有效的规章制度，以明确档案调取与归档的程序，减少档案归档过程中问题的出现。

三、严格档案整理，坚持科学管理

档案在进行存放的过程中，要进行一定的整理针对不同的需要对档案的存放地点，存放方式等进行更改，同时还要对一些受损档案进行修复，对一些过期档案进行集中处理。因此为了有效的搞好档案的整理工作，有关工作人员应严格档案整理工作，对档案管理工作进行细化，针对档案管理工作中出现的问题进行有效的修正，采用更加科学的方式进行档案的管理。并针对档案的重要程度以及档案的时间顺序等进行合理的整理。

四、加强法律宣传，搞好保密工作

档案中涉及到了事业单位工作人员的各项隐私信息，因此事业单位在对档案进行管理的过程中，应对档案的管理工作给予足够的重视，避免因档案管理不善而造成事业单位员工隐私信息外泄的情况。首先，事业单位应加强法律的宣传，使得档案管理人员可以对档案管理的重要性产生认识，提高档案管理的规范程度。其次，档案管理人员应在档案保密工作上下工夫，制定出有效的档案保密条款，对于档案的取阅，档案信息的公布等进行严格的控制，以此减少档案信息外泄的情况。最后，有关档案管理人员在对档案进行销毁的过程中，应保障销毁的彻底性，要在多人监督的情况下进行粉碎销毁或者燃烧销毁，杜绝一切可能造成档案信息外流的机会。

五、完善档案室建设，注重服务质量

纸质档案需要一定的存放空间，档案越多占有的空间面积越大，同时由于纸质档案容易受到外界因素影响，经常会产生发霉，受潮的现象。因此有关事业单位应对档案的存放地点进行合理的选择，建立起符合存放要求的档案室，完善档案室的建设，避免档案因存放不当造成档案的损坏。除此之外，档案室管理人员的工作能力也与档案存放的质量有着密切的关系，因此有关档案管理人员应积极的学习档案管理知识，吸取周围工作人员的工作经验，注重提高服务的质量，使得事业单位档案管理工作可以取得长足的进步。

六、建立电子档案，实现信息管理

纸质的档案在存放以及查阅等方面都存在着一定的局限性，因此随着现代科技的发展，建立电子档案成为了事业单位档案管理的主要工作。在进行工在的过程中，有关管理人员通过信息录入的方式，将纸质档案转化为电子档案存放在计算机中，并利用网络技术与各部分进行连通，方便各部分的查阅，有效的提高了档案管理工作的速度，促进了事业单位档案规范化建设的进程。

七、总结

综上所述，事业单位档案规范化建设应从事业单位工作实际出发，结合现代思想理念，将档案管理向着科学化，合理化的方向推进，通过加强档案管理，完善保密制度，建立电子档案等方式，使事业单位档案管理工作可以更加的高效，便捷，符合现代社会发展的需要，促进事业单位档案管理质量的提高。

参考文献：

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报.2011（20）

[2]张兵.浅析事业单位档案管理现状及创新对策[J].才智.2011（18）

[3]付玉荣.关于档案管理规范化标准化问题探究[J].华章2011年15期

作者简介：李洁华（1963-），女，汉，广西容县人，馆员，主要从事档案管理工作