高校电子文件归档与管理模式探究

刘丽

（湖北水利水电职业技术学院，武汉430070）

1 电子文件的定义和特点

关于电子文件的定义，我国《电子文件归档与电子档案管理规范》指出，电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并且可以在通信网络上传送的文件。简言之，电子文件是“具有保存价值的、已归档的电子文件及其相应的支持软件、参数和其他相关数据”。

较之于传统的纸质文件，电子文件具有高度的共享性，理论上其使用不受时间和空间的控制；同时，电子文件不需要太大的物理保存空间，使得信息承载效率大大提高。随着信息技术的迅速发展，电子文件已经成为高等院校信息化建设的基础。得益于电子文件的使用，高校办公效率大大提高。然而，不同的归档和管理模式对于电子文件利用效率的影响是存在区别的，下文将对高校电子文件归档和管理模式进行分析和探究。

2 高校电子文件归档和管理模式分析

2.1 办公自动化的引入 所谓办公自动化，即将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式。它利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事物处理、信息管理和决策支持的综合自动化。得益于教育信息化的深入开展，校园网在各高校逐渐架设完毕，目前我国的高等院校基本已经实现了办公自动化（Office Automation，下称OA）。办公自动化系统正在取代着传统高校办公所使用的公文和函件。

2.2 高校电子文件类别与形式 伴随着办公自动化的开展，大量的电子文件开始产生。就高校日常工作所形成的电子文件而言，其可以分为OA系统内电子文件与OA系统外电子文件。不难理解，OA系统内的电子文件主要是由使用OA系统而产生的，如学校财务系统、学籍系统以及招生系统等数据库中产生的文件；而OA系统外的电子文件开始并不在数据库之中，是由于发生了某些活动而需要记录或进行保存而产生的，如学校教学和科研活动产生的文件和日常行政管理所产生的文件等。此外，一些纸质文件在办公自动化和无纸化的要求下也逐渐过渡成为电子文件。

2.3 归档与管理模式 对于数量众多，内容庞杂的电子文件，对其进行归档和管理是至关重要的。现阶段针对高校校务产生的电子文件，按其来源不同，可以分为OA系统内文件归档和OA系统外文件归档。一般而言高校的OA系统与档案管理系统相连通，将OA系统数据库中的数据转换成档案管理系统可识别的格式后，档案管理系统中的目录则可以与转换后的数据进行对接，从而实现自动归档，如学籍系统中学生的入学年份、毕业年份和专业等数据在档案管理系统中都有相关的目录，进行归档时只需将数据进行导入并转换格式即可；而对于OA系统之外的数据，则必须事先委派档案管理人员建立目录数据库，待到事务发生后，将产生的电子文件录入该数据库中以进行归档管理。例如高校中师生进行科研立项申报而产生了申报电子表格、相关科研论文成果以及其他文件时，一个关于科研立项的数据库必须事先就建立起来以保证科研立项的电子全文能够被顺利录入数据库进行归档，日后就能对立项的学科、日期、项目大小等进行查阅和管理。此外，由于某些事务的特性以及办公自动化的滞后性，文件仍以纸质的形式存在，此时就需要专人将纸质文件录入为电子文件进行保存，再按OA系统内外的分类进行归档。下图显示了高校电子文件归档和管理的主要模式。

图1

3 存在问题

现阶段高校内虽然建立起了依托于办公自动化的电子文件归档和管理模式，但由于对具体校务的归档方式和管理方法并不明确，使得高校电子文件归档和管理存在着主观性和随意性，影响了教研和师生管理的效率。具体而言，在归档和管理模式中主要存在着如下几个问题：

3.1 校务导向型管理，缺乏标准性 高校的电子文件管理工作一般是校务发生到哪里，电子文件管理就跟随到哪里。这样的模式下，管理体系比较灵活，能够适应不同的校务，但是缺乏整体考虑和长远规划，难以达成统一的标准。

当具体校务发生时，高校往往着眼于眼前的业务需要，忙于查漏补缺，为新发生的校务进行电子文件的归档和管理工作。不同校务电子文件的格式、大小和相关要求也不尽相同，当进行全校电子文件整合工作时，这样的管理方式会给档案人员造成诸多不便，如格式转换，访问权限获取等。这是一种自下而上的管理模式，信息意识和基础设施发达的校内基层单位会积极的做好电子文件管理工作，而越往高层，电子文件管理的行动越迟缓。如果缺乏科学的引导和标准化管理，而是仅仅由校务基层实施单位进行电子文件的归档和管理工作，将会引起改造成本提升、投资重复、信息资源分散及信息孤岛等风险。

3.2 分段管理，缺乏统一性 高校电子文件的管理多遵循分段管理的模式，即将文件的管理过程分为前期文件处理和后期档案处理。电子文件由生成到归档，往往由该文件隶属的校务发生部门进行管理；之后进入保存环节时，则再由校档案馆等部门负责。

对同一文件采取分段管理的方式，由于文件处理和档案管理的标准各不相同，对应的技术方法也有区别，这会造成校内各部门之间缺乏衔接和协同的局面，使得同一份电子文件可能被重复的编号和标记，造成工作效率的损失和人力资源的浪费。

3.3 高素质档案管理人员缺乏 计算机技术发展迅速，办公自动化系统常面临着更新换代。而高校内的档案管理人员的知识构成和技术水平往往跟不上系统和硬件变化的速度，致使档案和文件管理工作中形成不必要的操作障碍，人力资源没有得到最大限度的发挥。在电子文件环境下的高校档案管理人员，首先必须了解档案和文件管理的流程，其次还必须熟练运用各种办公自动化系统，并且具有一定的学习能力。而现阶段高校内的档案管理人员则远远没有达到这一要求，造成电子文件的运行和保存隐患重重。

3.4 电子文件安全性低 高校电子文件存储着校内重要的学研和办公数据，其安全性的高要求不言而喻。而目前高校内电子文件的安全性普遍较低。首先，由于档案管理人员对电子文件缺乏深度的认识，对于电子文件的备份和保存往往较为疏忽；其次，由于防火墙技术、加密技术等计算机中保障文件安全的技术现阶段并未大规模的被采用于高校办公自动化系统中，使得电子文件面临着被窃取和修改的风险；最后，由于学校各部门并未明确相关的条例和制度，各级行政和教学人员对于电子文件的访问权限并不明晰，且由于校内硬件设备的共享性，移动硬盘和U盘等存储设备时常的接入增加了硬件感染计算机病毒的风险，一旦硬件中毒将破坏其中保存的电子文件和相关数据，给高校的电子文件保存工作造成极大的损失，日后的修复代价将是巨大的。

4 对策

针对高校电子文件归档和管理工作中存在的问题，档案管理人员想要积极、顺利、正确地开展工作，就必须在以下方面加大投入力度，形成规范和制度：

4.1 加强电子文件一体化管理 针对高校中校务为主导的电子文件管理方法，必须形成电子文件的一体化管理方式。对校内的档案系统和办公自动化系统流程进行重组，从结构上改变“各自为战”的形式，高校各部门在下一工作年度开始前应当使用相同的数据库以及相同格式的数据，以保证不同部门数据传输和转换时的数据兼容性；同时，预先估计下一年度可能发生的校务，就此编制对应的数据库以适应校务的要求，为日后的文件归档和管理工作做好充分的准备。

4.2 明确高校各部门职责，变分段管理为协同管理 分段管理的弊端前文已有说明。校务部门和档案部门应当协同合作，彼此的工作必须互有渗透，相互补充。在校务发生时，行政或教学环节中的部门在对电子文件进行录入和保存时应当询问和参考档案部门的管理格式和规范，为文件交接的流畅性做出准备；档案部门在接收电子文件时，应当注意电子文件的编号和说明，避免重复录入和格式不同的情况。两段部门形成一个有机整体，针对电子文件归档和管理这一共同的事务目标各司其职且相互帮助，以形成效率最优。

4.3 提高电子文件管理人员专业技能和素质 电子文件的归档和管理需要复合型的管理人才，既熟悉档案管理业务又精通计算机技术。高校必须有意识有步骤的采取人才培训和人才引进的方法以达到复合型人才的要求：一方面，对于已经在校从事档案工作的人员，他们已经积累了一定的档案管理工作经验，应对这部分人员进行计算机知识和办公操作系统的培训，使其系统的理解电子文件的特性，发现并体会管理过程中的重难点，并通过模拟操作和实训来提高自身的业务技能和素质；另一方面，高校必须充分引入竞争机制，对于无法适应办公自动化和电子文件管理标准化的工作人员，应当引入竞争机制，在加入适应岗位要求人才的同时有步骤的进行淘汰筛选，以达到提升人员素质和质量的目的。

4.4 提升电子文件的安全性 高校电子文件面临着有意威胁和无意威胁。所谓有意威胁，即恶意对电子文件进行窃取、修改和破坏等。对于这种风险，应当以预防为主。将数字加密技术与防火墙技术引入校园网，使得各部门的电子文件处于封包状态中，减少被窃取和利用的可能；同时利用IP访问限制技术，规定不同部门不同人员访问电子文件的权限，以明确文件的使用和修改范围，为电子文件的归档和管理创造一个安全的先决条件。而面对无意威胁，即由于操作不当或者无意将病毒感染到硬件而造成的风险，应首先在电子文件归档和管理系统中设置明显的保存按钮，以备操作人员实时保存；同时应当强化操作人员的备份意识，强调电子文件的珍贵性和重要性；最后，高校应当出台相应的条例和规章制度，对于涉及电子文件管理的重要硬件设备和网络，应严格禁止接入外接存储设备，以保障文件安全。

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