高校办公自动化建设探究

吴卫成

随着计算机网络及多媒体技术的发展，某些高校以计算机为中心，将现代办公设备与通讯技术、互联网技术有机结合，自动化管理高校中的日常事务及信息资源共享等，形成一种高效、科学的办公形式：办公自动化。利用办公自动化可以优化管理制度、提高工作效率，做到智能化、无纸化办公等。

1.高校办公自动化的意义

1.1提高工作效率、构建科学管理：通过办公自动化，高校办公资源得到有机整合，办公相关流程简易化，易于操作。自动化系统通过建立一个多功能平台，不仅能满足不同工作人员的不同业务分工需要，还能保证公共资源更快、更好地得到共享。高校办公自动化利用智能化工作流程控制及相关监督功能，更科学地提高内部各学院、部门之间的协同工作能力，从而提高工作效率。

1.2公开透明办公，工作成本降低。高校许多信息通过办公自动化系统进行网上公开发布，工作流程的各环节系统自动备份，将高校的正常工作及管理流程透明化、科学化、公开化。高校办公自动化将纸张的使用率降到最低，极大地降低办公成本。以我校设备处签订合同为例：一份合同的签订需要经过中标单位修改，学校设备处、纪委、审计部门审核批示等步骤，这些步骤可以通过电子文档的传阅、审批、修改完成，最后打印出最终稿，极大地避免纸张浪费，节约办公成本。

2.高校办公自动化存在的问题

随着网络技术的日新月异及高校新型办公设备的大量投入，高校办公自动化正以飞快的速度向前发展，但现在还处于发展初期阶段，因此还存在一些问题。

2.1高校办公自动化水平存在一定问题。某些高校教职工对新办公设备、计算机网络技术比较陌生，不愿意尝试、学习，仍使用传统办公方式。特别是一些中高年龄阶段的办公人员很少使用计算机处理日常业务，有些办公人员只会简单的文档编辑、打印等单机操作，无法共享优越的网络资源。因此，如果不促进办公人员先进通信技术、计算机网络技术的学习，高校办公自动化发展进程将受到极大影响。

2.2传统办公与办公自动化衔接问题。办公自动化是以传统办公形式为基础，利用计算机网络技术加以改进，逐步取代传统办公模式。某些高校认为实现办公自动化就是彻底摒弃以往一切传统办公形式，办公自动化与传统办公两种形态不能同时存在，只有选择其一。某些高校盲目追求全新的办公理念、走形式主义，没有新旧办公理念的过渡阶段，最终导致办公资源浪费、效率低下。

2.3办公自动化建设过程中存在“重硬件、轻软件”的问题。有些高校领导在办公自动化建设中大量投入高配置的硬件设备而忽视与之相配合的软件部分。硬件设备的过多投入导致高校中存在“重复投入”及“部分闲置”的现象。软件开发、采购、升级的忽视将直接影响办公自动化的管理及运行效果，同时办公自动化网络安全性及可靠性相应存在一定的隐患，极容易出现系统瘫痪、数据丢失、保密信息泄密等现象。因此，高校的投入应该软硬结合、合理统筹。

3.高效办公自动化建设存在的问题

高校办公自动化在我国还处于建设发展时期，要将这一系统工程更快更完善地发展下去必须解决建设过程中出现的各种问题，在建设实施中解决上述问题的方法如下。

3.1适应时代发展，改变观念，提高认识及办公自动化水平。高校要发展、创新，必须认识到办公自动化在现代高校中的重要性和必要性。高校领导层要将提高学校工作效率、建设节约型校园作为一项重要任务来抓，全校要解放思想、与时俱进，摆脱传统观念的束缚，学习新的办公理念，掌握新的办公技术。通过定期集中学习、培训，建立一支稳定的、具有较高办公自动化技术水平的队伍，办公自动化稳步向前发展。办公自动化水平的提高，让高校工作人员可以随时随地地办公，休息时间同样可以处理各种紧急事务，办公场所不再局限于传统办公室，减少路途奔波时间，提高工作效率。

3.2高校办公自动化是一项长期工程，在建设过程中不能盲目地“赶潮流”，自动化办公发展初期在很长一段时间内需要将传统办公模式与办公自动化相结合，两种办公形式并行发展。办公自动化取代传统办公手段将是一个长期的过程，只有搞好这两种办公形式的衔接，最终才能实现高校办公手段的变革。以我校院办公文为例，公文前期修改阶段可以通过电子文档传阅、修改，最后只有纸质文件经过相关领导审阅签字确认后公文才会生效，公文后期存档同样以纸质文件形式存档。目前我校还没有承认电子签章、电子存档的有效性，因此现行的办公手段是将电子文档与纸质文档相结合。

3.3高校办公自动化系统的软件与硬件建设相辅相成、相得益彰、缺一不可。办公自动化的硬件部分主要包括：办公信息的输入、输出，信息传输与存储设备，信息处理设备，其他辅助设备等；软件部分包括：OA工具软件及平台软件、应用软件等。办公自动化硬件的合理投入能保证系统技术的先进与领先，而软件的开发、资源库的升级等更是自动化系统稳步发展的保证。“软件开发”在办公自动化建设中应该摆在首要位置，只有开发出适用的、高效的办公自动化软件，使之与相应的硬件相结合，才能建设出一个健康、成熟的办公自动化系统工程。

4.高校办公自动化建设的展望

办公自动化建设是一项长期的、必然的工作，是提高高校办公效率的重要手段，是数字化校园建设的必然要求。高校办公自动化将向着办公智能化、集成化、多媒体数字化方面发展。随着计算机、多媒体技术的发展，数字化智能办公将成为以后高校办公自动化的发展方向，我们要有计划、分步骤地建设办公自动化工作，提高学校的办公效率，为学校全面实现数字化、信息化而努力奋斗。

参考文献：

[1]刘汉敏.高校办公自动化建设的探讨[J].武汉船舶职业技术学院学报，2007（2）.

[2]涂石桥.论办公自动化[J].湖南行政学院院报，2002（6）.