中职学校学生档案管理思考

郑凤琴

学生档案是学生在校期间学习状况的原始记录，记录了学生的成长轨迹。同时也是学生管理、就业及社会选拔人才等的重要依据之一。目前社会上造假现象十分严重，为了维护学历的严肃性和权威性，教育部于2001年正式成立了学历认证中心。认证中专学历时，规定需出具学生毕业学校提供的加盖学校红章的录取审批表复印件、学籍证明等。在提供学生档案利用时，笔者对发现的问题进行了思考。

1 学生档案管理中存在的问题

1.1 学生档案管理归属不明确，档案保管分散。学生档案材料主要包括：学生入学材料、新生录取花名册、入学登记表、学生各学科成绩、学生奖惩材料等。学校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，教务处保存着学生各科成绩，学生处记录着学生奖励、处分等信息。这样就形成了多头管理，使档案的整体性得不到有效发挥。这些部门又缺乏有效的沟通，致使学籍档案不能完整及时归档。有些机构撤销、合并后学生档案交接不及时还会造成档案材料的丢失。比如需永久保存的“新生录取审批表”就是学历认证必备的材料，一旦丢失，就给学历认证带来极大的麻烦。

1.2 学校、学生档案意识不强。学校教师和管理人员常常把学生的教育、教学及管理作为重要任务来抓，认为学生档案管理是软任务和辅助工作，做得好坏对现行工作影响不大。思想上不重视，归档材料不完整，整理不规范。有相当多学生对所填写的档案材料不够重视，比如在填写“出生年月、姓名”等重要信息时不认真、和毕业证信息不符带来不必要麻烦。

1.3 学生档案管理没有相对成熟的档案管理软件系统。学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点，目前还没有一套完整适用、统一规范的管理应用软件，学生档案管理基本上还处于传统的、手工操作管理模式，难以适应现代化职业教育发展需要，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。

1.4 学历认证需求阶段性强，学生扎堆来查阅，工作量大，疲于应付。近几年来，医师资格、护士资格等各种资格证考试报名都需要提供学历认证报告书，往往很多人快到报名期限才慌着查档认证。由于各学校档案室档案工作人员少，忙时一天能接待上百人查阅、复印、开具证明，工作量大。

1.5 满足外地学生的查档需求有一定的难度。学校面对全国招生，各个省市学生基本都有。本地学生在查档时能携带相关证件、证明，外地毕业生往往是急着用，说来就来，没有带齐相关证件。为不耽误学生，不论下班还是放假中，档案人员总能给予办理。更有外地毕业生嫌路程远代价高，大多数找熟人代理。联系不上熟人的靠打电话让档案人员给办理。提供材料、开具证明要非常谨慎，还需问明当年班主任后方能办理，如果清楚当时情况的老师不在，就没法办理。

2 解决以上问题的对策

2.1 必须建立以学校档案部门为主体，各部门配合的学生档案管理体制。学校档案管理部门要积极主动介入学生档案管理中去，学校各职能部门要确定一名兼职档案员，负责管理本部门形成的学生档案，并按规定向学生管理部门移交归档，做到统一归口，最后由学生管理部门向学校档案室移交学生档案，有效解决高校学生档案管理中各自为政的问题。

2.2 科学制定归档范围，保证学籍材料收集齐全完整。学生从入学注册到毕业这一期间形成的材料都要进行科学分类，规范管理，尽量保证材料收集要完整。比如新生入学时，应对照学校录取花名册逐一核对，以防错误。对在校生进行学籍填写方面培训，确保材料书写规范，内容准确，保存长久。制定严密的收集管理制度，明确归档范围和要求。档案部门还应加强和各部门沟通协调，保证学生档案材料完整准确。

2.3 学校应加大人员、资金的投入力度，采用现代化的档案管理软件。随着中职学校在校生逐年递增和毕业生就业制度的完善，学生档案管理工作量显著增加，运用数字化管理系统可随时对学生有关信息进行核实更新，确保信息完整准确并提供快速利用。

2.4 提高档案人员的素养。要树立从事档案工作的光荣感、自豪感、责任感，热爱档案工作，端正服务态度，变被动为主动，要有“送人玫瑰，手留余香”的心态，为利用者提供优质高效的服务。

（作者单位：河南煤炭卫生学校 来稿日期：2014-08-16）