档案期刊集萃

谢建波

县级综合档案馆文书档案重份原因及改进办法

董敏在《中国档案》2014年第6期撰文，指出县级综合档案馆在档案检索中经常遇到这样一种现象：即同一件档案在不同的全宗中多次出现。作者对这一现象进行了原因剖析：一是县级综合档案馆既保管县委、县政府的档案，又保管县直机关和乡镇机关档案。这样各机关都把县委、县政府制发的属于本机关主管业务的文件列入永久保存，进馆时不可避免地出现大量重份档案。二是县委、县政府制发的机构设置、领导人任免、人员编制，由于与本机关有关，作为永久保存，也造成了大量重份档案。三是有的机关划分档案期限时，把关不严，把10年划为30年或永久保存，也会造成大量重份档案。接着作者提出了解决办法：一是县直机关和乡镇机关不再把县委、县政府制发的普发性文件作为永久保存，可列入10年保存，县委、县政府作为制发文件机关作为永久保存；二是不可随意延长保管期限和“有文必档”。

档案工作中的政府购买服务应用

魏鹏在《中国档案》2014年第7期撰文，首先，指出了档案部门推行政府购买服务的现状，主要有：一是档案馆存量档案数字化工作；二是机关事业单位档案室档案整理工作；三是档案馆陈列布展工作；四是档案网络远程教育工作。其次，分析了档案部门推行政府购买服务存在的问题，主要有：一是档案安全意识薄弱；二是对购买服务认识不足；三是购买服务形式单一；四是购买服务缺乏规范和持续性。最后，提出了改进购买服务的措施，主要有：一要合理采用政府购买服务；二要制定档案部门的政府购买服务范围；三要扩大政府购买服务的主体；四要建立严格的服务评价和监督体系。

华盛顿州立档案馆的建设及其启示

徐拥军、刘晓菲在《档案学通讯》2014年第4期撰文，介绍了华盛顿州立档案馆是美国第一个专门用于保存来自州和本地机构的具有永久法律、财政和历史价值的电子文件的虚拟档案馆，也是美国第一家全数字档案馆。其建设背景是：政府机构越来越多的纸质文件被电子文件所取代，档案丢失的风险越来越大，继续采用过去的归档方法不是很好的选择。因建馆的目的是在相对较新的电子媒介中保存政府文件。其建设理念是：保存州内发现的独特的、非常重要的电子文件，为研究者提供简单、直接的访问；目标是使民众在任何地方、任何时候都能便捷地利用华盛顿州和地方政府的历史档案。其合作机构有：东华盛顿大学、微软公司、国会图书馆、美国国家档案与文件管理局。其馆藏内容是：从华盛顿州和地方政府收集所有的数字档案，建立超过800TB的数据存储容量。作者认为，华盛顿数字档案馆的建设经验，对我国数字档案馆提供了有益的启示：一是智力合作的开发主体；二是全民共建的建设方式；三是类型多样的馆藏资源；四是政府信息公开的重要渠道；五是网站资源的自动捕获。

适新 联众 固本——2014年国内外

档案年会主体评析

黄霄羽、谈伟、高苏在《档案学研究》2014年第3期撰文，对国内外2014年档案年会主题进行了梳理与评价。一是全球：国际档案理事会2014年年会——档案与文化产业。主题更具有宏观和外向特点，将档案与文化产业相关联，以适应当下社会发展的新形势。二是北美：美国档案工作者协会2014年年会——确保利用；加拿大档案工作者协会2014年年会——档案理想国。美国的主题相对具体，反映出美国同行对“利用”的高度重视；加拿大的主题颇具新意。三是欧洲：英国和爱尔兰档案文件协会2014年年会——适者生存；德国档案协会2014年年会 ——数字时代的档案馆和挑战。英国和爱尔兰的主题折射出两国档案同行的忧患意识；德国的主题比较适合当下的档案馆工作。四是大洋洲：澳大利亚、新西兰档案工作者协会2014年年会——连接：过去，现在，未来。主题与时俱进，让档案更好地连接过去、现在和未来，体现了档案人的专业使命感。五是亚洲：中国档案学会2014年年会——创新：档案与文化强国建设。主题涵盖广。同时，作者又对国内外2014年档案年会传递的信号进行了分析。一要档案行业力求不断适新；二要档案行业开始着力联众；三要档案行业强调立身之本。从国内外2014年档案年会的主题，可以看出各国档案工作的最新动态和关注焦点。

国家综合档案馆突发事件应急处置预案编制的思考

卞咸杰、曾正军在《档案学研究》2014年第3期撰文，首先，介绍了国家档案局制定的《档案工作突发事件应急处置管理办法》，明确规定档案馆突发事件应急处置预案包含8项内容：1.编制和实施预案的有关危机情况和背景；2.应急处置工作的目标、要求和具体措施；3.应急指挥机构的建立及其人员组成，应急处置工作队伍的数量、分工、联络方式、职能及调用方案；4.有关协调机构、咨询机构及能够提供援助的机构、人员及其联系方式；5.抢救档案的顺序及其具体位置，库房常用及备用钥匙、重要检索工具的位置和管理人员；6.档案库房所在建筑供水、供电开关及档案库区、重点部位的位置等；7.向当地党委和政府、有关主管机关和上级档案行政管理部门报告的联系方式；8.其他预防突发事件、救灾应注意事项。其次，指出了国家综合档案馆突发事件应急处置预案编制存在的问题，主要有：一是档案部门制发的突发事件应急处置预案缺乏行政执行力（如地震、气象、公安、消防部门的配合，只是提点原则性要求，没有提及如何实施）；二是档案馆危机预防评估内容涉及面缺乏全面性；三是突发事件应急处置预案的评估体系和实施办法缺少可操作性。同时，对存在问题的原因进行了分析，主要有：一是地方政府没有实质性担起档案灾害管理的领导责任；二是预案起草者缺少预案制定方面专业知识；三是预案制定的缺乏培训和演练。最后，对国家档案馆突发事件应急处置预案提出了修改建议：一要将档案馆突发事件应急处置预案纳入地方应急防御体系，强化预案的行政效力；二要组建档案突发事件应急处置预案专业人才队伍，深化预案编制的专业性；三要增加档案馆突发事件应急处置预案演习的内容板块，提高预案的可操作性。

历史档案整理的特点、问题及对策

徐军在《档案时空》2014年第4期撰文，指出如何整理好历史档案，是摆在档案工作者面前的重要课题。首先，作者归纳了历史档案的特点：一是劳动密集型。历史档案的整理必须靠人一页一页、一字一句地去识读和判断，社会再发达，也无法替代这一劳动。二是历史人文素养性。整理历史档案的人员，要识繁体字、懂文言文和历史知识。三是长期性。据测算，整理好1卷历史档案，需要2天～3天的时间，扣除星期天和法定节假日，一年就剩下250天时间，一个人一年只能整100卷左右。如果馆藏20万卷历史档案的档案馆，配备10名档案专职历史档案整理人员，一年完成1000卷，20万卷需要200年才能完成。四是责任性。历史档案整理是个细活，需要耐心，需要很强的责任心。稍不尽责尽心，会对历史档案造成人为的损坏。五是枯燥性。历史档案的整理是一项很枯燥、很繁琐的工作，考验的是整理人员的耐性和责任心。其次，作者指出了历史档案整理存在的问题：一是重视不够；二是人才匮乏；三是手段原始；四是标准规范欠缺；五是整理人员积极性不高。最后，作者提出了加强历史档案整理工作的对策：一要领导高度重视；二要尽快制定相关标准；三要加大人才培养力度；四要加强规划、检查与督促；五要加大人、财、物投入。

智慧档案 数字先行

陈慧瑛在《安徽档案》2014年第1期撰文，首先，介绍了浙江省绍兴市档案信息化建设的经验与做法：一是馆室联动。档案信息化建设资金由市财政局统一安排（政府买单），一期总投资为1685万元，以社会化外包服务的方式，对市档案馆馆藏档案和市直机关档案室室藏档案进行集中数字化处理。二是保障到位。数字档案馆室一体化建设是一项系统工程，需要党委、政府、相关部门的大力支持，才能保证项目实施的质量和进度。三是重点突出。重点对市档案馆馆藏涉民档案和市直机关档案室室藏档案先进行数字化处理。其次，为管好庞大的档案数字资源，绍兴市档案部门建起了四道“安全屏障”：一是开展档案登记备份；二是做好异地备份；三是构建涉密网；四是打造智能管理系统。最后，数字化取得的成果，提升了档案工作服务社会的能力：一是打造区域智慧档案馆；二是完善档案信息发布平台；三是区域信息共享服务；四是构建智慧档案管理体系。